Ano ang electronic signature? Kahulugan at gamit sa Pilipinas

Panimula

Ang electronic signature ay paraan ng pagpirma o pag-apruba ng electronic document gamit ang electronic mark, characteristic, sound, method o procedure na nauugnay sa signer at sa dokumento. Sa Pilipinas, may legal na depinisyon ito sa Republic Act No. 8792 o Electronic Commerce Act of 2000.

Pero hindi ibig sabihin na anumang pangalan, larawan ng pirma o click ay awtomatikong sapat para sa bawat transaksyon. Mahalaga kung paano nauugnay ang signature sa signer, kung anong dokumento ang pinirmahan, ano ang intensiyon ng tao, at anong evidence ang naiwan ng proseso.

Para sa isang maliit na negosyo, ang praktikal na tanong ay hindi lang “ano ang electronic signature?” kundi “anong signing method ang angkop sa dokumentong ito, at ano ang kailangan naming maipakitang evidence pagkatapos?”

Ano ang electronic signature sa ilalim ng Republic Act No. 8792?

Sa Section 5(e) ng Republic Act No. 8792, ang electronic signature ay tumutukoy sa isang distinctive mark, characteristic at/o sound sa electronic form na kumakatawan sa identity ng isang tao at naka-attach o logically associated sa electronic data message o electronic document. Kasama rin sa depinisyon ang methodology o procedure na ginagamit ng tao na may layuning mag-authenticate o mag-approve ng electronic document.

Tatlong ideya ang mahalaga rito:

1. Electronic ang anyo o proseso.
2. May ugnayan ito sa taong kumikilos at sa electronic document.
3. Ginagamit ito nang may intensiyong mag-authenticate o mag-approve.

Kaya mas malawak ang electronic signature kaysa sa simpleng larawan ng handwritten signature. Ang aktuwal na signing method at ang konteksto ng paggamit nito ang mahalaga.

Anong mga anyo ang maaaring maging electronic signature?

Hindi nagtatakda ang RA 8792 ng iisang visual na anyo para sa lahat ng electronic signatures. Sa halip, malawak ang depinisyon nito at nakatuon sa ugnayan ng mark, characteristic, sound, method o procedure sa identity at sa act of authentication o approval.

Depende sa implementation at sa dokumento, maaaring kabilang sa electronic signing process ang mga anyong gaya ng:

• electronic na pangalan o mark na ginagamit bilang signature;
• electronic approval action na malinaw na nauugnay sa isang signer;
• signing method na gumagamit ng authentication step bago makumpleto ang signature;
• digital signature na gumagamit ng asymmetric o public-key cryptography.

Ang listahang ito ay hindi nangangahulugang lahat ng naturang paraan ay awtomatikong angkop o may parehong evidentiary strength para sa bawat dokumento. Kailangang tingnan ang aktuwal na workflow, identity controls, document version at evidence.

Electronic signature at digital signature: ano ang relasyon?

Sa Rules on Electronic Evidence, A.M. No. 01-7-01-SC, ang digital signature ay isang uri ng electronic signature na gumagamit ng asymmetric o public-key cryptosystem.

Ibig sabihin:

Hindi dapat gamitin ang dalawang termino bilang eksaktong synonyms. Kung ang workflow ay hindi gumagamit ng cryptographic process na tumutugma sa depinisyon ng digital signature, mas tamang tawagin itong electronic signature kaysa digital signature.

Ano ang kailangan para sa legal recognition sa Pilipinas?

Mahalagang paghiwalayin ang depinisyon ng electronic signature at ang mga kundisyon para sa legal recognition nito.