Electronic notarization para sa business documents

Pangkalahatang sagot

Ang electronic notarization ng business document sa Pilipinas ay hiwalay na process mula electronic signing. Kailangang tukuyin muna kung kailangan ang notarization, anong notarial act ang naaangkop, at kung sakop ang document ng current Rules on Electronic Notarization, A.M. No. 24-10-14-SC.

Ang ordinaryong e-signature, digital certificate o audit trail ay hindi awtomatikong notarization. Kailangan ang commissioned Electronic Notary Public (ENP) at Supreme Court-accredited Electronic Notarization Facility (ENF), kasama ang requirements ng applicable in-person o remote mode.

Tukuyin ang document at notarial act

Kumpirmahin kung acknowledgment, jurat, oath o signature witnessing ang hinihingi at kung saan nagmumula ang requirement. Suriin ang document scope at anumang exclusion. Kung hindi kailangan ang notarization, huwag itong idagdag bilang generic “extra validity.”

Ihanda ang principal, identity at authority

Tukuyin ang principal at witnesses at ihanda ang identity evidence. Kung representative ng kompanya ang lumalagda, hiwalay na ihanda ang authority record. Ang identity ay hindi katumbas ng corporate authority.

Kontrolin ang file at signing stage

Gamitin ang final electronic version at sundin ang timing requirement ng napiling notarial act. Huwag baguhin ang file pagkatapos ng signing o notarization; kung may material correction, bumuo ng bagong process.

I-verify ang ENP at ENF

Kumpirmahin ang commission at accreditation sa current official source. Panatilihin ang signing evidence at electronic notarial record. Ayon sa Rule 5, Section 3 ng Rules on Electronic Evidence, ang electronically notarized document na ginawa alinsunod sa Supreme Court rules ay itinuturing na public document at pinatutunayan bilang notarial document.

Sinusuportahan ng Nota Sign ang pre-notarization document preparation, recipient routing, electronic o certificate-backed signing, evidence capture at handoff sa ENP/ENF process. Ang commissioned ENP sa accredited ENF ang gumagawa ng exclusive official notarial act; pagkatapos nito, maaaring iugnay ng team ang notarized file at record sa orihinal na business workflow.

Susunod na hakbang: Mag-request ng Nota Sign workflow consultation para sa preparation, signing, ENP/ENF handoff at retention ng inyong notarized business documents.