Enero 15, 2026
Pangkalahatang sagot
Madalas mapagpalit ang “certificate,” “authentication,” “public document” at “electronic notarization.” May magkakaugnay na papel ang mga ito, ngunit hindi pareho ang kahulugan. Ang certificate ay kaugnay ng digital signature at key pair; ang authentication ay proseso ng pagpapatunay; at nagiging public document lamang ang electronically notarized document kapag nasunod ang rules na inilabas ng Korte Suprema.
Certificate
Sa A.M. No. 01-7-01-SC, ang certificate ay electronic document na inilalabas upang suportahan ang digital signature at naglalayong kumpirmahin ang identity o ibang mahalagang katangian ng holder ng isang key pair.
Hindi ito katumbas ng notarial certificate, at hindi nito awtomatikong pinatutunayan na may corporate authority ang holder. Sa review, tingnan ang issuer, subject, key association, validity period at status sa oras ng signing.
Authentication
Ang authentication ay ang pagpapakita na ang electronic o digital signature ay tunay na nauugnay sa signer at sa ipinakitang document sa paraang tinatanggap ng applicable rules. Maaaring kabilang sa evidence ang certificate verification, public-key check, audit events, identity records at testimony ng record custodian.
Ang “valid signature” status sa software ay technical result, hindi pangkalahatang legal conclusion. Kailangan pa ring suriin ang consent, authority, document requirements at chain of custody.
Public document
Ayon sa Rule 5, Section 3 ng Rules on Electronic Evidence, ang document na electronically notarized alinsunod sa Supreme Court rules ay itinuturing na public document at pinatutunayan bilang notarial document sa ilalim ng Rules of Court.
Conditional ang status na ito. Ang signed PDF na may certificate ngunit walang valid electronic notarial act ay hindi dapat tawaging electronically notarized document.
ENP, ENF at electronic notarial record
Sa current electronic-notarization framework, ang ENP ay commissioned Electronic Notary Public at ang ENF ay Supreme Court-accredited Electronic Notarization Facility. Ang electronic notarial act at record ay may requirements na hiwalay sa pre-notarization signing workflow.
Kapag nagpapaliwanag sa client, tukuyin kung aling “certificate” ang tinutukoy: digital-signature certificate, notarial certificate o ibang supporting record. Ang malabong paggamit ng salita ang karaniwang pinagmumulan ng maling expectation.
Praktikal na terminology checklist
I-record ang official term, source provision, role sa workflow at file o record na katumbas nito. I-review ang glossary kapag may bagong rule o platform configuration. Huwag magdagdag ng sariling legal effect sa definition.
Sinusuportahan ng Nota Sign ang electronic at certificate-backed signing, certificate verification, recipient routing at signing evidence. Kapag kailangan ang electronic notarization, sinusuportahan din nito ang preparation at handoff, habang ang commissioned ENP sa accredited ENF ang gumagawa ng exclusive official notarial act.
Susunod na hakbang: I-standardize ang inyong terminology at mag-request ng Nota Sign demo para makita kung paano iuugnay ang signing, certificate at notarial records.
