Maaari bang i-notarize ang electronic signature sa Pilipinas?

Pangkalahatang ideya

Oo, maaaring ma-notarize ang isang electronic document na may electronic signature sa Pilipinas—pero ang electronic signature at notarization ay magkaibang legal at operational na hakbang. Ang electronic signature ang paraan ng pagpirma; ang notarization naman ay notarial act na ginagawa ng isang duly commissioned notary ayon sa naaangkop na rules.

Mula 2025, may hiwalay nang framework ang Korte Suprema para sa electronic notarization sa ilalim ng A.M. No. 24-10-14-SC, Rules on Electronic Notarization. Pinapayagan nito ang electronic notarization ng mga sakop na electronic documents sa pamamagitan ng isang commissioned Electronic Notary Public (ENP) at Supreme Court-accredited Electronic Notarization Facility (ENF).

Hindi nito ibig sabihin na kailangang ipa-notarize ang lahat ng electronically signed documents. Ang notarization requirement ay nakadepende pa rin sa uri ng dokumento, transaksyon, applicable law at anumang contractual o filing requirement.

Electronic signature at electronic notarization: ano ang pagkakaiba?

Magkaiba ang function ng dalawang konsepto:

Hindi nagiging “notarized” ang isang electronic signature dahil lamang may audit trail, OTP, digital certificate o cryptographic validation. Kailangan pa rin ang mismong notarial act kapag notarization ang hinihingi.

Gayundin, hindi awtomatikong nagiging ibang signature category ang electronic signature pagkatapos ma-notarize. Ang notarization at signature method ay dapat suriin nang magkahiwalay.

Ano ang kasalukuyang framework sa Pilipinas?

Noong 2025, inaprubahan ng Korte Suprema ang Rules on Electronic Notarization, A.M. No. 24-10-14-SC. Ang framework na ito ay supplement sa traditional notarization sa ilalim ng 2004 Rules on Notarial Practice, hindi kapalit nito.

Sakop ng electronic notarization framework ang electronic documents sa PDF o PDF/A format. Ayon sa guidance ng Korte Suprema, maaari ring pumasok sa definition na ito ang scanned copy ng paper document para sa purposes ng Rules on Electronic Notarization.

Samantala, ang paper documents na may wet signatures o handwritten marks ay patuloy na pinamamahalaan ng traditional notarial rules.

Mahalaga ring ihiwalay ang electronic notarization mula sa Rule 5, Section 3 ng Rules on Electronic Evidence. Ang probisyong iyon ay nagsasabing ang document na electronically notarized alinsunod sa rules na inilabas ng Korte Suprema ay itinuturing na public document at pinatutunayan bilang notarial document sa ilalim ng Rules of Court.

Anong electronic notarial acts ang pinapayagan?

Ang Rules on Electronic Notarization ay sumasaklaw sa mga notarial act na gaya ng:

• acknowledgment by electronic means;
• affirmation o oath by electronic means;
• jurat by electronic means; at
• signature witnessing by electronic means.

Hindi ibig sabihin na pareho ang proseso sa bawat notarial act. Halimbawa, ang requirements para sa acknowledgment ay hindi dapat ipagpalit sa requirements para sa jurat o signature witnessing.

Bago ihanda ang workflow, tukuyin muna kung anong notarial act ang kailangan ng dokumento. Ang sagot ay maaaring manggaling sa document requirement, applicable law, filing rule, counterparty requirement o legal advice para sa partikular na transaksyon.

In-person at remote electronic notarization

Pinapayagan ng Rules ang tatlong setup:

1. in-person electronic notarization sa accredited ENF;
2. remote electronic notarization sa loob ng Pilipinas, alinsunod sa identity, location at audio-video requirements ng Rules; at
3. remote electronic notarization kapag nasa labas ng Pilipinas ang principal, kung natutugunan ang espesyal na conditions ng framework.

Hindi mapagpapalit ang requirements ng bawat mode. Dapat kumpirmahin ng ENP at ENF ang identity, location, appearance at records na kailangan para sa napiling setup.

Kailangan bang live na pirmahan ang document sa harap ng ENP?

Nakadepende ang timing at appearance requirement sa notarial act at napiling mode. Huwag gumamit ng pre-signed file kung hinihingi ng act na masaksihan ang signing o manumpa ang principal sa harap ng ENP. Dapat i-configure ang workflow ayon sa eksaktong notarial act, hindi sa generic na “notarize” request.

Anong mga dokumento ang hindi sakop ng electronic notarization framework?

May scope at exclusions ang Rules, kaya kailangang suriin ang official text bago mag-route. Kung hindi sakop ang dokumento o hindi available ang required mode, gamitin ang naaangkop na traditional process o humingi ng legal guidance sa halip na piliting ipasok sa electronic workflow.

Kailangan ba ng notarization ang bawat electronically signed contract?

Hindi. Tukuyin muna kung ang requirement ay nagmumula sa applicable law, filing rule, counterparty condition o napiling business control. Ang electronic notarization ay hindi generic na dagdag para gawing “mas valid” ang lahat ng kontrata.

Identity at authority ay parehong kailangang pag-isipan

Tukuyin muna ang document type, principal, witnesses, notarial act at authority ng representative kung para sa organisasyon ang transaksyon. Gumamit ng final PDF o PDF/A at panatilihin ang signing evidence. Kung may materyal na correction, bumuo ng bagong process sa halip na baguhin ang notarized file.

Ang identity verification ng principal ay hindi awtomatikong patunay ng corporate authority. Iugnay ang authorization record sa parehong document at representative bago simulan ang notarial process.

Praktikal na checklist bago mag-electronic notarization

Ang commissioned ENP ang gumagawa ng exclusive official notarial act, habang ang Supreme Court-accredited ENF ang nagbibigay ng government-authorized facility para sa electronic notarization. Kumpirmahin ang commission at accreditation sa current official source bago mag-route ng dokumento.

• Kumpirmahin ang document scope at required notarial act.
• Piliin ang in-person o remote mode at tiyakin ang timing requirements.
• I-verify ang principal, witnesses at authority ng representative.
• I-lock ang final PDF o PDF/A at panatilihin ang signing evidence.
• I-verify ang current commission ng ENP at accreditation ng ENF.
• Iugnay ang final notarized file at electronic notarial record sa business transaction.

Paano nakakatulong ang Nota Sign

Sinusuportahan ng Nota Sign ang paghahanda ng final document, recipient routing, electronic o certificate-backed signing, evidence capture at secure handoff papunta sa ENP/ENF process. Pagkatapos ng official notarial act, maaaring iugnay ng team ang notarized file at notarial record sa orihinal na business workflow. Ang ENP at ENF—hindi Nota Sign—ang nagsasagawa ng eksklusibong government-authorized notarization act.

Susunod na hakbang: Talakayin sa Nota Sign team kung paano iko-configure ang preparation, signing, ENP/ENF handoff at evidence retention para sa inyong notarized business documents.