Paano panatilihin ang integridad ng signed document

Pangkalahatang sagot

Napapanatili ang integridad ng signed document kapag maipapakita kung aling file ang pinirmahan at kung may pagbabago pagkatapos nito. Kailangan ang original electronic file, reliable storage, access control at verification record—hindi screenshot o filename lamang.

Gumawa ng integrity baseline

Sa completion, i-save ang final signed file at cryptographic hash o platform verification result kung available. Iugnay ito sa signer, certificate o authentication record, timestamps at audit trail. Ang baseline ang paghahambingan sa susunod na review.

Protektahan ang archived copy

Gumamit ng controlled repository na may role-based access, versioning at backup. Iwasang i-overwrite ang master file kapag gumagawa ng redacted, converted o working copy. I-log ang export at transfer ng evidence package.

Suriin ang pagbabago

Kapag hindi tumugma ang verification, huwag agad palitan ang master. I-quarantine ang questioned copy, i-record ang tool at result, at alamin kung content change, conversion o maling file ang sanhi. Ang material revision ay nangangailangan ng bagong version at, kung naaangkop, bagong signatures.

Planuhin ang long-term verification

Tukuyin ang retention period ayon sa document policy at siguraduhing mababasa pa rin ang format at verification evidence. Maaaring suportahan ng Nota Sign ang signing at audit records; responsibilidad ng organisasyon ang archive, access at long-term preservation setup.