Paano mag-set up ng electronic signature workflow para sa kumpanya

Pangkalahatang ideya

Ang maayos na electronic signature workflow ay nagsisimula bago ipadala ang unang dokumento. Kung hindi pa malinaw ang final version, tamang recipients, signing order, authentication, approvals at exception handling, madaling magkaroon ng maling signer, lumang dokumento, duplicate na request o kulang na evidence pagkatapos ng signing.

Para sa isang project o operations manager, mas kapaki-pakinabang na isipin ang workflow bilang isang controlled process kaysa simpleng “upload, send at sign.” Dapat kayang sagutin ng setup kung anong dokumento ang pipirmahan, sino ang dapat kumilos, sa anong pagkakasunod-sunod, anong controls ang gagamitin at ano ang mangyayari kapag may exception.

Kapag malinaw ang mga elementong ito, maaaring gawing reusable ang workflow para sa mga susunod na kontrata nang hindi muling binubuo ang buong proseso sa bawat pagpapadala.

I-lock ang dokumentong talagang pipirmahan

Ang unang control ay ang document version. Bago gumawa ng signing request, tukuyin kung aling file ang authoritative version para sa transaksyon.

Maaaring panatilihin ang:

• document identifier;
• final version o revision;
• mga attachment o annex na kasama;
• internal approval status;
• document owner;
• petsa ng pag-finalize.

Hindi sapat ang filename lamang kung maraming draft ang umiikot sa team. Ang workflow ay dapat tumukoy sa eksaktong bersyong ipapadala sa signers.

Kung may material na pagbabago pagkatapos magsimula ang signing process, mas malinaw na gumawa ng bagong version at tukuyin kung kailangang ulitin ang approvals o signatures. Huwag palitan nang tahimik ang document na naipadala na.

Tukuyin ang signers, roles at authority nang magkahiwalay

Bago ipadala ang dokumento, malinaw dapat kung sino ang intended recipient sa bawat signing step.

Maaaring i-map ang:

Mahalagang hindi paghaluin ang identity at authority. Ang pagkakakilanlan ng isang tao o ang pagkakaroon niya ng corporate title ay hindi awtomatikong nagpapatunay na maaari niyang itali ang kumpanya sa bawat uri ng kontrata.

Kung mahalaga ang representative authority, dapat itong suriin ayon sa corporate o legal process ng organisasyon, hiwalay sa electronic signature workflow mismo.

Piliin ang signing order at routing logic

Hindi lahat ng workflow ay kailangang sequential.

Maaaring gamitin ang:

• sequential signing, kung kailangang matapos muna ang isang signer bago makarating sa susunod;
• parallel signing, kung maaaring kumilos nang sabay ang ilang recipients;