2025년 5월 14일
도입
전자주주총회 정관 개정은 정관 개정과 서면 결의를 확인하고 총회 절차를 준비한 뒤 서명을 요청해 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 정관 개정과 서면 결의의 분리가 안건 진행의 기준이다.
개정안과 결의 자료가 섞이면 안건과 의결 기록의 구분이 흐려진다. 두 항목을 나눠 확인한 뒤 총회 절차를 준비한다.
이 글은 전자주주총회 정관 개정을 정관 개정과 서면 결의라는 두 항목으로 나눠 확인하고, 총회 절차 준비와 서명 요청, 완료 기록 저장까지 잇는 순서를 다룬다.
정관 개정은 개정 전 조항과 개정 후 조항이 함께 남아야 한다. 어느 조항을 어떻게 바꾸는지가 의결 자료의 중심이 된다.
서면 결의는 안건별 찬성 여부를 한 장으로 모으는 기록이다. 결의서가 안건과 분리되면 어느 개정에 동의했는지 확인하지 못한다.
준비는 정관 개정 확인, 서면 결의 확인, 총회 절차 준비, 서명 요청, 완료 기록 저장의 순서로 남는다. 앞 단계의 값을 지우지 않고 다음 단계로 이어야 의결 이력이 연결된다.
법무 담당자의 전자주주총회 준비 문서에서 Nota Sign은 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 전자주주총회 준비 문서의 서명 실행에 한정된다. 의결의 효력은 정관, 회사 내부 규정과 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
다음 회기에는 지난 안건의 개정 전·후 조항을 열어 보면 조항 변경 이력을 이어갈 수 있다.
정관 개정을 확인한다
정관 개정 안건을 개정 전 조항, 개정 후 조항, 개정 사유로 나눠 확인한다. 세 항목이 빠지면 의결 근거가 흐려진다.
개정 전 조항과 개정 후 조항을 나란히 놓고 바뀐 부분을 표시한다. 바뀐 부분이 표시되지 않으면 안건을 이해하지 못한다.
개정 사유를 안건별로 기록한다. 사유가 없으면 의결 뒤에 어느 어느 배경에서 바꿨는지 기록에 남지 않는다.
개정안의 버전과 작성 시각을 확인한다. 이전 버전이 섞이면 잘못된 조항으로 의결이 진행된다.
확인한 안건을 정관 개정 목록에 저장하고 조항 번호를 붙인다. 번호가 있어야 의결 기록과 조항이 연결된다.
개정 전 조항의 적용 시점을 함께 기록한다. 같은 조항을 여러 회기에서 바꾸면 어느 회기부터 새 문구가 적용되는지 남는다.
서면 결의를 확인한다
서면 결의 자료를 안건, 찬성 여부, 결의일로 나눠 확인한다. 항목이 섞이면 어느 안건에 동의했는지 흐려진다.
안건별 찬성 여부를 찬성, 반대, 기권으로 구분해 기록한다. 빈칸이 남으면 결의 결과를 합치지 못한다.
결의일을 안건마다 함께 남긴다. 날짜가 없으면 같은 안건을 여러 번 다룬 기록과 구분되지 않는다.
서면 결의 자료의 버전을 확인한다. 옛 버전이 섞이면 집계한 찬성 수가 어긋난다.
확인한 자료를 저장한 뒤 안건별 줄을 다시 읽는다. 빠진 안건이 있으면 총회 전에 채운다.
안건마다 결의 참여자 명단을 붙인다. 찬성 집계에서 어느 참여자의 표가 빠졌는지 안건별로 확인한다.
총회 절차를 준비한다
총회 절차를 개회, 안건 상정, 결의, 폐회로 나눠 준비한다. 절차가 빠지면 의결 진행이 멈춘다.
정관 개정 안건과 서면 결의 자료를 절차 순서에 맞춰 배치한다. 자료가 순서와 어긋나면 의결이 헷갈린다.
안건별 의결 기준과 집계 방법을 기록한다. 집계 방법이 없으면 찬성 수를 다르게 읽을 수 있다.
총회 일시와 참석자 목록을 준비한다. 일시가 정해져야 서명 요청 시점을 잡는다.
절차 준비 완료 시각과 담당자를 기록한다. 이 시각이 서명 요청 전 마지막 확인 지점이 된다.
안건별 의결 결과를 기록할 표를 준비한다. 안건 번호, 찬성 수, 반대 수, 기권 수가 한 줄에 모이게 한다.
서명을 요청한다（전자주주총회 정관 개정）
서명 요청 대상을 결의 참여자로 정한다. 참여자 이름과 연락처를 서면 결의 자료와 대조한다.
요청 발송 경로를 이메일로 고정하고 수신 주소를 기록한다. 경로가 여러 개면 같은 결의서가 중복으로 도착한다.
요청 문구에 정관 개정 안건 이름과 결의 마감 시점을 넣는다. 문구가 비면 참여자가 어떤 안건인지 구분하지 못한다.
첨부한 결의 자료의 버전을 발송 전에 확인한다. 준비 전 버전이 붙으면 서명이 수정되지 않은 내용에 남는다.
발송 후 요청 상태를 전자주주총회 정관 개정 목록에 남긴다. 미발송 요청은 원인을 고쳐 다시 보낸다.
결의 마감 전에 미응답 참여자에게 한 번 알린다. 알림 시각을 남겨 같은 요청이 반복되지 않게 한다.
응답이 모이지 않은 안건은 결의 마감 시점을 다시 확인한다. 마감 시각이 지난 뒤에 도착한 응답은 별도 기록으로 남긴다.
완료 기록을 저장한다
결의가 끝난 문서 묶음을 완료 기록으로 저장한다. 정관 개정안, 서면 결의 자료, 총회 절차 기록을 한 묶음으로 보관한다.
완료 기록의 폴더 경로와 접근 권한을 기록한다. 법무 담당자만 폴더를 열 수 있게 두고 경로를 남긴다.
저장한 묶음을 열어 문서별 서명 완료 표시를 확인한다. 열지 않은 채 저장만 하면 빠진 자료가 남을 수 있다.
완료 기록에 확인 시각, 발송 시각, 서명 시각을 나란히 남긴다. 세 시각이 있어야 의결 이력이 순서대로 이어진다.
개정안이 바뀌면 변경 사유와 변경 전 조항을 함께 보관한다. 변경 전 조항이 있어야 개정 이력을 따라간다.
완료 기록에 회의 차수와 결의일을 함께 적는다. 여러 회기의 기록이 쌓여도 어느 회의에서 확정됐는지 구분한다.
정관 개정 전·후 조항을 완료 기록에 나란히 보관한다. 조항이 바뀐 부분과 의결 결과가 한 묶음에 있어야 다음 회기에서 이력을 확인한다.
정관 개정과 서면 결의를 나눈 기준을 회의 준비 문서에 남긴다. 두 항목의 확인 순서가 정해져 있어야 다음 총회에서도 같은 흐름으로 준비한다.
정관 개정 안건이 여러 개면 안건 번호를 붙여 결의 자료와 연결한다. 번호가 없는 안건은 찬성 집계에서 빠진다.
서면 결의의 찬성 수와 반대 수를 안건별로 갈라 기록한다. 여러 안건의 표를 한 줄로 합치면 어느 개정이 통과됐는지 흐려진다.
총회가 끝난 뒤에는 결의 결과와 안건 번호를 한 표로 정리한다. 안건 번호가 있어야 다음 회기에서 같은 조항을 다시 열 때 이력이 이어진다.
