근로계약서 작성 항목을 필수 기재 항목과 서명 절차로 나눠 확인한다

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근로계약서 작성 항목은 필수 기재 항목과 서명 절차를 확인하고 계약서를 작성한 뒤 서명을 요청해 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 필수 기재 항목과 서명 절차의 분리가 계약서 작성의 순서다.

임금과 근로 시간처럼 반드시 적어야 하는 내용이 빠진 채 서명을 받으면 근로 조건을 다시 확인하는 일이 반복된다. 항목 확인이 끝난 계약서에만 서명 요청을 연결한다.

이 글은 근로계약서 작성 항목을 필수 기재 항목과 서명 절차라는 두 축으로 나눈다. 항목 확인이 끝난 계약서에만 서명 요청을 연결해, 확인되지 않은 조건이 서명 화면까지 넘어가지 않게 한다.

근로계약서는 입사 시점의 근로 조건을 한 장으로 고정하는 문서다. 근무 장소, 업무 내용, 휴일 같은 항목이 제각각 흩어져 있으면 회사와 근로자가 같은 조건을 읽지 못한다.

작성에 들어가기 전에 이번 계약의 대상 근로자와 적용 시점을 한 줄로 기록한다. 대상이 바뀌면 항목 값이 달라지므로, 시점을 먼저 고정해야 항목 확인의 기준이 흔들리지 않는다.

계약서 작성은 항목 확인, 서명 절차, 서명 요청, 완료 기록이 순서대로 남는 흐름이다. 앞 단계의 기록을 지우지 않고 다음 단계로 이어야, 서명이 끝난 뒤에도 어느 항목을 어떤 절차로 확인했는지 따라갈 수 있다.

인사 담당자의 근로계약서 작성 대상을 대상으로 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign이 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.

이 지원은 근로계약서 작성 대상의 서명 실행에 한정된다. 계약의 효력은 계약 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다

근로계약서 작성을 반복할 때마다 항목 목록을 점검하면 빠진 항목이 누적되지 않는다.

필수 기재 항목을 확인한다

필수 기재 항목을 임금, 근로 시간, 휴일, 휴가, 근무 장소, 업무 내용으로 나눠 확인한다. 항목이 빠지면 근로 조건이 흐려진다.

항목마다 입력한 값과 근로 조건 원본을 대조한다. 숫자 한 자리가 어긋나도 임금이나 근로 시간의 조건이 달라진다.

임금은 금액과 지급일이, 근로 시간은 시작과 종료 시각이, 장소는 실제 근무지 주소가 각각 일치할 때 확정으로 표시한다.

빈 칸은 확인 전에 미확인으로 남겨 두고, 출처가 확인된 값만 확정 표시로 바꾼다. 확인되지 않은 값을 먼저 채우면 수정 범위가 커진다.

항목의 변경 사유와 시각을 기록한다. 항목이 바뀌면 새 버전으로 남긴다.

필수 기재 항목의 목록 버전을 남긴다. 목록이 늘어나면 새 버전으로 관리한다.

확인한 항목을 계약서 양식과 대조한다. 양식과 목록이 다르면 같은 버전으로 맞춘다.

항목별로 확인을 마친 담당자 이름을 붙인다. 누가 확인했는지 남아야 서명 뒤에 항목 값을 다시 물어보지 않는다.

서명 절차를 확인한다

근로계약서의 서명 절차를 서명자 확인, 서명 위치, 서명 순서로 나눠 확인한다. 절차가 빠지면 서명이 어느 단계에서 멈췄는지 모른다.

서명자를 회사 담당자와 근로자로 구분한다. 두 서명자가 같은 화면에서 서명 순서를 알 수 있게 한다.

서명 위치를 계약서의 마지막 쪽에 모은다. 쪽마다 흩어진 서명란은 서명자가 놓친다.

서명 순서를 회사 담당자 먼저 또는 근로자 먼저로 정해 기록한다. 순서가 없으면 서명 회수가 갈린다.

서명 절차를 저장한 뒤 서명자 구분과 순서를 한 줄씩 다시 읽는다. 저장 화면의 순서가 정한 값과 다르면 보내기 전에 바로잡는다.

서명 절차의 버전을 남긴다. 절차가 바뀌면 새 버전으로 관리한다.

서명란의 문구를 확인한다. 회사 담당자란과 근로자란의 이름이 각각 맞는지 보고, 위치가 바뀌면 서명자가 엉뚱한 칸에 서명한다.

계약서를 작성한다

확인한 필수 기재 항목을 계약서 양식에 넣고 값을 채운다. 항목과 절차를 한 줄로 합치지 않는다.

계약서의 제목과 계약 기간을 먼저 적는다. 제목이 없으면 어느 계약의 서류인지 구분되지 않는다.

임금 항목은 통화와 지급일을 함께 적는다. 금액만 있으면 지급 기준이 빠진다.

근로 시간은 시작 시각과 종료 시각을 적고 휴게 시간을 구분한다. 세 값이 한 줄에 있어야 하루의 근로 시간이 분명해진다.

작성한 계약서를 저장하고 파일 이름에 근로자 이름과 작성 날짜를 넣는다. 이름이 없는 파일은 나중에 찾지 못한다.

작성 완료 시각을 기록하고 담당자 확인을 붙인다. 작성 시각이 남아 있어야 이후 변경과 구분된다.

계약서 문구의 일관성을 확인한다. 임금 항목과 서명 절차에서 같은 조건이 다른 말로 적히면 서명자가 두 값을 다르게 읽는다.

서명을 요청한다（근로계약서 작성 항목）

서명 요청의 대상 근로자와 발송 경로를 정한다. 대상과 경로가 다르면 요청이 엉뚱한 곳으로 간다.

발송 채널은 이메일 하나로 고정하고 그 주소를 기록한다. 채널을 섞으면 근로자가 같은 요청을 여러 곳에서 받는다.

요청 문구에 계약서 이름과 서명 마감 시점을 넣는다. 문구가 비면 근로자가 무엇에 서명하는지 모른다.

요청을 보내기 전에 첨부된 계약서 버전을 확인한다. 옛 버전이 붙으면 서명이 다른 조건에 찍힌다.

발송 후 요청 상태를 근로계약서 작성 항목 목록에 남긴다. 미발송 표시가 남은 요청은 원인을 확인한다.

서명 마감 전에 근로자에게 미열람 알림을 한 번 보낸다. 알림 없이 기다리면 서명 일정이 늦어진다.

요청이 거절되면 사유를 확인해 기록한다. 사유를 남긴 뒤 계약서 값을 고쳐 재요청할지, 새 요청으로 보낼지 정한다.

완료 기록을 저장한다

서명이 끝난 근로계약서를 완료 기록으로 저장한다. 서명 완료 표시와 저장 위치를 함께 남긴다.

완료 기록은 인사 담당자만 여는 폴더에 두고 폴더 경로를 기록한다. 경로를 열지 못하면 보관 완결을 확인하지 못한다.

저장한 계약서를 화면에서 열어 서명 완료 표시를 확인한다. 저장만 하고 열지 않으면 빈 파일이 남을 수 있다.

완료 기록의 작성 시각과 서명 시각을 나란히 남긴다. 두 시각이 있어야 계약서의 흐름을 따라간다.

완료 기록의 변경 사유를 남긴다. 서명 뒤에 계약서를 고치면 변경 전 값도 함께 보관한다.

완료 기록 목록에 근로자 이름과 계약 시작일을 함께 적는다. 같은 이름의 근로자가 늘어나도 목록에서 바로 구분할 수 있다.