2025년 7월 1일
도입
프랜차이즈 전자서명 도입은 가맹점을 확인하고 계약을 준비한 뒤 서명을 요청해 회수 상태를 확인하고 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 가맹점 확인과 서명 회수의 분리가 지점 관리의 핵심이다.
본사가 여러 지점을 한꺼번에 다룰 때 지점명과 계약 단계를 함께 기록해야 어느 지점이 어디까지 왔는지 보인다. 지점 확인이 끝난 뒤 계약을 준비하고 서명을 요청한다.
프랜차이즈 전자서명 도입은 가맹점 확인과 서명 회수라는 두 기준으로 흐름을 나눈다. 가맹점이 확인된 뒤에 계약을 준비하고, 서명 요청 뒤에는 회수 상태로 진행을 관리한다.
가맹점마다 상호, 대표자, 지점 주소가 다르므로 도입 대상 목록을 먼저 만든다. 목록이 없으면 같은 상호의 여러 지점을 구분하지 못한다.
계약 준비 단계에서는 서명할 서류와 순서를 정한다. 가맹 계약서와 동의서가 섞이면 서명자가 어느 서류에 서명하는지 구분하지 못한다.
도입 결과는 회수 상태와 완료 기록이 남을 때까지 이어진다. 서명이 끝난 지점과 아직 진행 중인 지점을 한 화면에서 구분한다.
전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign이 본사 담당자의 프랜차이즈 가맹 계약 묶음에 지원한다.
이 지원은 프랜차이즈 가맹 계약 문서의 서명 실행에 한정된다. 계약의 효력은 계약 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
도입이 끝난 지점의 회수 상태를 모아 두면 다음 지점의 일정을 잡을 때 참고할 수 있다.
가맹점을 확인한다
도입 대상 가맹점을 상호, 대표자, 지점 주소, 담당자로 나눠 확인한다. 항목이 빠지면 어느 지점인지 구분되지 않는다.
가맹점마다 계약 형태와 개점 상태를 확인한다. 신규 개점인지 기존 갱신인지에 따라 준비할 서류가 달라진다.
가맹점 목록을 저장한 뒤 지점별로 한 줄씩 다시 읽는다. 같은 상호의 지점이 두 번 들어가면 도입 건수가 어긋난다.
가맹점 담당자의 이름과 연락처를 확인한다. 서명 요청이 담당자에게 가지 않으면 도입이 멈춘다.
지점별 담당자와 대표자의 연락처를 나란히 기록한다. 서명 요청은 대표자에게, 진행 안내는 담당자에게 갈 수 있게 구분한다.
계약을 준비한다（프랜차이즈 전자서명 도입）
가맹 계약서, 동의서, 안내문을 준비해 서명 대상 문서를 정한다. 문서 종류가 다르면 발송 전에 종류별로 나눈다.
서류마다 작성자와 작성 시각을 확인한다. 작성자가 비어 있으면 서명 뒤에 누가 만든 문서인지 추적하지 못한다.
계약서의 최신 버전 여부를 수정 이력으로 확인한다. 이전 버전이 섞이면 서명이 수정 전 내용에 남는다.
서명 순서를 본사 담당자와 가맹점 대표 중 누가 먼저인지 정한다. 순서가 없으면 회수 단계에서 진행이 갈린다.
준비 완료 시각과 문서 버전을 기록한다. 이 기록이 서명 요청 전 마지막 확인 지점이 된다.
지점마다 필요한 서류가 다르면 지점별 체크리스트를 붙인다. 신규 개점 지점과 갱신 지점이 같은 서류로 묶이지 않게 한다.
서명을 요청한다（프랜차이즈 전자서명 도입）
서명 요청 대상을 가맹점 담당자와 본사 담당자로 정한다. 연락처가 계약서의 당사자 정보와 다르면 요청이 엉뚱한 곳으로 간다.
요청 발송 경로를 이메일로 고정하고 주소를 기록한다. 여러 경로로 보내면 같은 요청이 중복으로 도착한다.
요청 문구에 가맹점 상호와 서명 마감 시점을 넣는다. 문구가 비면 담당자가 어떤 지점의 계약인지 구분하지 못한다.
첨부한 서류 묶음의 버전을 발송 전에 확인한다. 준비 전 버전이 붙으면 서명이 잘못된 내용에 남는다.
발송 후 요청 상태를 프랜차이즈 전자서명 도입 목록에 남긴다. 미발송 지점은 원인을 고쳐 다시 보낸다.
여러 지점에 동시에 보낼 때 지점 이름을 요청 제목에 넣는다. 제목이 같으면 어느 지점의 봉투인지 섞인다.
회수 상태를 확인한다
회수 상태를 미열람, 열람, 서명, 거절로 나눠 확인한다. 상태 값이 섞이면 어느 지점이 진행 중인지 보이지 않는다.
각 가맹점의 서명 완료 시각과 서명자 이름을 화면에서 확인한다. 완료 표시만 있고 시각이 없으면 회수 순서를 특정하지 못한다.
거절이 남은 지점은 거절 사유를 확인해 기록한다. 사유를 알아야 서류를 수정해 다시 보낼지 결정한다.
미열람 지점에는 마감 전 알림을 보낸다. 알림 시각을 남겨 같은 알림이 겹치지 않게 한다.
회수 상태를 갱신한 시각과 담당자를 기록한다. 상태가 바뀐 시점이 남아야 지점별 이력이 순서대로 이어진다.
지점별 회수 진행을 주간 기준으로 정리한다. 지연된 지점만 따로 모아 알림 대상을 정한다.
회수 지연이 반복되는 지점은 지점 담당자에게 원인을 확인한다. 연락처가 바뀌었는지 서류가 잘못 갔는지 기록하고 다시 요청한다.
완료 기록을 저장한다
서명이 모두 끝난 가맹점의 문서 묶음을 완료 기록으로 저장한다. 계약서, 동의서, 안내문을 한 묶음으로 보관한다.
완료 기록의 저장 폴더와 접근 권한을 남긴다. 본사 담당자만 폴더를 열 수 있게 두고 경로를 기록한다.
저장한 묶음을 열어 문서별 서명 완료 표시를 확인한다. 저장만 하고 열지 않으면 빠진 서류가 남을 수 있다.
완료 기록에 요청 시각, 서명 완료 시각, 저장 시각을 나란히 남긴다. 세 시각이 있어야 도입 이력이 순서대로 이어진다.
지점별 문서 중 보관 기간이 정해진 항목은 종료일을 지점별 기록에 남긴다. 기간이 지난 뒤에도 어느 문서가 어떤 기준으로 처리됐는지 이력에 남긴다.
완료 묶음에 지점 번호와 계약 형태를 함께 적는다. 같은 상호의 여러 지점도 보관 목록에서 바로 구분한다.
지점별 도입 완료 여부를 별도 요약 표에 남긴다. 서명이 끝난 지점, 진행 중인 지점, 미열람 지점이 한 화면에 모여야 도입 현황이 갈리지 않는다.
가맹점 확인과 서명 회수를 나눈 기준을 도입 절차 문서에 함께 남긴다. 두 항목의 순서가 정해져 있어야 다음 도입에서도 같은 흐름으로 진행한다.
도입 지점이 늘어나면 가맹점 목록에 지점 번호를 붙여 관리한다. 번호가 없는 지점은 회수 상태를 합산할 때 빠진다.
가맹 계약서와 동의서의 서명 여부를 지점별로 갈라 기록한다. 한 지점의 봉투에서 두 서류의 완료 상태가 섞이면 도입 완료로 합산하지 않는다.
도입을 마친 지점에는 다음 갱신 시점을 기록한다. 갱신 시점이 남아 있어야 다음 계약 준비가 같은 흐름으로 시작된다.
