2025년 12월 8일
도입
내부결재 활용 점검은 결재 순서와 기록을 확인하고 점검 항목을 적용한 뒤 점검 결과를 기록해 운영에 반영하는 순서로 진행한다는 점에서 결재 순서와 기록의 분리가 점검표의 기본이다.
결재 순서가 흐려지면 어긋난 단계를 특정하기 어렵다. 기록이 없으면 확인의 근거가 사라진다. 두 항목을 나눠 확인한 뒤 점검 항목을 적용한다.
점검은 한 번으로 끝나지 않는다. 운영이 바뀌면 같은 항목으로 다시 점검한다.
점검을 시작하기 전에 점검 대상 흐름과 점검 기간을 정한다. 대상이 정해지지 않으면 점검 결과가 어느 흐름의 것인지 흐려진다.
점검은 결재 기능의 현재 상태를 확인하는 일이다. 점검 중에 설정을 고치지 않고 결과를 기록한 뒤 운영 반영 단계에서 고친다.
Nota Sign은 운영 담당자의 내부결재 기능 점검표 문서 흐름에서 국내 및 국경 간 서명 흐름으로 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 내부결재 기능 점검표의 점검 실행에 한정된다. 결재의 효력은 문서 종류, 결재 규정과 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
내부결재 점검을 정기적으로 수행하려면 전자서명 제품 페이지와 템플릿 페이지를 참고해 점검 항목을 갱신한다.
점검 항목을 갱신할 때 전자서명 제품 안내와 문서 템플릿 안내에서 결재 흐름의 기준을 확인한다.
결재 순서를 확인한다
결재 흐름의 순서를 기안, 중간 승인, 최종 승인으로 확인한다. 순서가 다르면 점검 기준이 흔들린다.
각 단계의 담당자와 권한을 기록한다. 담당자가 없으면 어느 단계에서 결재가 멈췄는지 모른다.
순서가 바뀐 흐름이 있는지 이전 점검 기록과 대조한다. 바뀐 흐름은 새 버전으로 남긴다.
결재 순서의 확인 범위를 이번 점검 대상 흐름으로 한정한다. 점검 대상이 아닌 흐름의 순서는 다음 점검으로 넘긴다.
결재 순서의 확인 항목마다 예상 순서를 먼저 적는다. 예상 순서가 없으면 실제 순서와 어긋나도 차이를 발견하지 못한다.
순서 확인의 결과를 점검표에 완료와 미완료로 남긴다. 서술형 결과는 담당자마다 다르게 읽힌다.
확인한 순서를 결재 화면과 대조한다. 화면과 점검표가 다르면 화면의 실제 순서를 기록한다.
기록을 확인한다（내부결재 활용 점검）
결재 기록의 항목을 문서, 기안자, 승인자, 시각, 결과로 확인한다. 항목이 빠지면 기록 완결이 흔들린다.
기록의 저장 위치와 접근 권한을 확인한다. 경로가 열리지 않으면 점검에서 막힌다.
기록이 수정되지 않았는지 확인한다. 수정 흔적이 있으면 원인을 남긴다.
기록의 보관 기간을 점검 항목과 대조한다. 기간이 끝난 기록이 남아 있으면 폐기 절차를 확인한다.
결재 기록의 확인 순서를 항목, 저장, 수정 흔적, 보관 기간으로 고정한다. 순서가 흔들리면 점검자가 같은 기록을 두 번 본다.
기록 확인에서 빠진 승인자를 찾아 결재 순서와 대조한다. 승인자가 빠진 기록은 완결 항목에서 제외한다.
기록 확인의 표본을 정하고 전체에서 몇 건을 열어 보는지 남긴다. 표본 기준이 없으면 점검 범위가 담당자마다 달라진다.
기록 확인의 결과를 점검표에 남긴다. 빠진 항목은 미완료로 표시한다.
기록 확인 시각과 담당자를 함께 적는다.
점검 항목을 적용한다
점검 항목을 순서 일치, 기록 완결, 권한 구분, 보관 기간으로 정한다. 항목이 없으면 점검이 흩어진다.
각 항목에 통과 조건을 미리 적는다. 조건이 없으면 점검자마다 결과가 달라진다.
점검 항목을 테스트 문서로 실행한다. 실제 결재 문서로 점검하지 않는다.
항목별 결과를 예상 결과와 실제 결과로 나눠 적는다. 예상과 실제가 다르면 원인을 남긴다.
점검 항목의 적용 순서를 순서 일치부터 보관 기간까지 고정한다. 순서가 흔들리면 점검자가 앞 항목의 결과를 뒤 항목에 끌어 쓴다.
적용이 끝난 점검 항목에 점검 시각과 담당자를 기록한다.
점검 항목의 버전을 남긴다. 항목이 바뀌면 새 버전으로 점검한다.
점검 결과를 기록한다
점검 결과를 항목, 예상 결과, 실제 결과, 조치로 표에 남긴다. 각 줄에 조치가 없는 항목은 미완료로 표시한다.
미완료 항목의 조치 담당자와 기한을 기록한다. 조치 후 다시 점검한다.
점검 결과를 저장 위치에 보관하고 접근 권한을 운영 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
점검 결과의 버전을 남기고 다음 점검의 기준으로 쓴다.
점검 결과 표의 항목 순서를 순서 일치, 기록 완결, 권한 구분, 보관 기간으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 표가 달라진다.
점검 결과에 이번 점검의 대상 흐름 이름과 버전을 함께 적는다. 어느 흐름을 점검했는지 다음 점검에서 다시 확인할 수 있다.
점검 결과의 완료 항목에도 확인 시각을 남긴다. 통과 항목도 나중에 대조의 기준이 된다.
저장 뒤 점검 결과를 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
운영에 반영한다（내부결재 활용 점검）
점검에서 나온 미완료 항목을 운영 규칙에 반영한다. 규칙 밖에서만 고치지 않는다.
운영 반영의 변경 사유와 새 버전을 기록한다. 이전 규칙을 지우지 않는다.
반영 내용을 담당자에게 공지하고 공지 시각을 남긴다. 공지가 없으면 담당자가 옛 규칙을 계속 쓴다.
반영 후 다음 점검 일정을 예약한다. 예약이 없으면 반영이 실제로 작동하는지 확인되지 않는다.
반영한 규칙의 각 항목에 확인 질문을 붙인다. 담당자가 바로 답할 수 있어야 다음 점검에서 같은 기준으로 판단한다.
반영 전과 후의 결재 순서를 나란히 남긴다. 순서가 바뀐 지점이 기록으로 보이게 한다.
운영 반영의 완료 시각과 담당자를 기록한다.
반영 결과를 점검 기록과 연결해 둔다. 어느 점검에서 어느 규칙이 바뀌었는지 한 줄에 보인다.
