2025年12月9日
はじめに
NDA（秘密保持契約）を電子署名で締結する場合、署名の方法だけでなく、秘密情報の範囲、開示先、送信経路、締結後の保存を一続きで管理する必要があります。誤った相手へ送ると、締結前に秘密情報を漏えいするおそれもあります。
宛先確認、承認、署名、アクセス制御を一つのフローにすると、締結速度を保ちながら誤送信と旧版利用を減らせます。Nota Signは、NDAの版、署名者、順序、認証、署名イベント、アクセス権を一つのフローで管理します。
契約内容を確定する
NDAでは、少なくとも次の点を案件に合わせて確認します。
- 当事者の正式名称と署名権限
- 秘密情報の定義と除外事項
- 利用目的、開示可能な相手、管理義務
- 契約期間と秘密保持義務の期間
- 返還・削除、事故時の通知
- 準拠法、紛争解決、既存契約との関係
一方向か相互か、どのプロジェクトを対象にするかも明示します。テンプレートの会社名だけを置換せず、取引の実態と整合しているかを法務が確認してください。
送信先と権限を確認する
署名依頼を送る前に、相手方の正式な連絡先と署名者を確認します。個人メールや転送先へ機密文書を送らないよう、確認済みのアドレスを使用します。署名者本人の確認と、会社を代表して締結する権限の確認は別の統制です。
文書 ID、版番号、署名者、認証方法、順序、期限を設定し、別の担当者が宛先と添付を点検します。内容変更が必要になった場合は依頼を取り消し、新しい版で再送します。
署名完了後の保存を設計する
署名済みNDA、監査ログ、署名者・日時、認証イベント、社内承認記録を案件 ID で関連付けます。NDAの存在自体が機密情報になる場合もあるため、アクセス権を必要な担当者に限定します。
保存期間は契約条項、秘密保持義務の期間、訴訟・監査上の必要性、社内規程に基づいて決めます。満了後の削除や返還義務がある場合は、対象データの所在を把握できる運用にします。
誤送信防止から締結後の証拠保存までを整え、機密性に配慮したNDAフローを構築したい場合は、Nota Signへご相談ください。
まとめ
NDAの電子署名では、条項の確定、誤送信防止、署名権限、締結後のアクセス管理を分けて点検します。署名済み文書と監査記録を安全な保存先で確認できた時点で締結フローを完了します。
