電子契約の当事者・住所表示：署名者と権限の確認

はじめに

電子契約では、当事者の氏名・法人名・住所を文書にどう表示するかと、どの電子署名方式を使うかは別の問題です。住所を記載しただけで本人性や代表権が証明されるわけではなく、証明書を使っても契約書の当事者表示が自動的に正しくなるわけではありません。

当事者情報、署名者、権限、文書の版を同じ案件で照合すると、契約締結直前の差し替えや権限確認の手戻りを減らせます。Nota Signは、当事者情報、署名者、認証、文書の版、署名イベントを一つのフローで管理します。

当事者表示を取引情報と照合する

契約書には、当事者を一意に識別できる情報を、文書の種類と取引に応じて記載します。

• 法人の正式名称と法人格
• 本店・通知先など、契約で使用する住所
• 部署、役職、代表者または代理人
• 個人の場合の氏名と必要な連絡先
• 契約上の通知先と変更手続

登記上の所在地、営業所、請求先、通知先は同じとは限りません。どの住所を何の目的で使うかを条項で明確にし、取引先マスターや確認資料と照合します。

署名者の本人性と権限を別に確認する

電子署名の認証記録は、操作した人を確認する材料になります。一方、その人が契約当事者を代表する権限を持つかは、役職、委任、社内承認などで別途確認が必要な場合があります。

変更を版管理へ反映する

署名依頼後に住所や代表者を変更する場合、回覧中の文書を直接上書きしません。新しい版を作り、変更内容を確認し、必要な承認を受けて再送します。旧版の取り消し理由と新旧の文書 ID を関連付けます。

署名完了後は、署名済み文書、当事者情報、署名者、認証・署名イベント、監査ログを同じ案件 ID で保存します。住所変更が後日発生しても、締結時の表示を過去の記録から消さず、変更履歴として管理します。

本人性と権限の確認記録を残し、法務・業務部門の確認を署名フローへ組み込みたい場合は、Nota Signへご相談ください。

まとめ

電子契約の当事者表示は、名称、住所、役割を取引情報と照合し、署名者の本人性と権限は別に確認します。表示と署名方式を混同せず、変更を版管理と監査記録へ反映することが重要です。