2026년 1월 23일
도입
계약 리마인더 설정은 리마인더 시점과 문구를 정하고 설정을 적용한 뒤 발송을 실행해 회수 결과를 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 리마인더 시점과 문구의 분리가 설정의 시작이다.
시점과 문구가 섞이면 늦게 온 알림인지 잘못된 문구인지 담당자가 구분하지 못한다. 두 항목을 각각 정한 뒤 설정을 적용한다.
리마인더는 계약을 회수하는 알림이다. 서명 완료 뒤에도 보내는 알림으로 만들지 않는다.
설정을 시작하기 전에 리마인더가 필요한 계약의 목록을 만든다. 목록이 발송 실행의 범위가 된다.
리마인더는 회수를 기다리는 계약에만 보낸다. 이미 완료된 계약과 기한이 지난 계약을 목록에서 먼저 구분한다.
운영 담당자의 계약 리마인더 설정 시나리오에서 Nota Sign이 국내 및 국경 간 서명 흐름에 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 계약 리마인더 설정의 발송 실행에 한정된다. 회수된 계약의 효력은 계약 문서, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
리마인더를 정기적으로 운영하려면 대량전송 제품 페이지와 전자서명 제품 페이지를 참고해 발송 흐름을 정비한다.
발송 흐름을 정비할 때 대량전송 제품 안내와 전자서명 제품 안내에서 리마인더 적용 기준을 확인한다.
리마인더 시점을 정한다
리마인더 시점을 발송 후 일수로 정한다. 일수가 없으면 언제 다시 알릴지 담당자마다 다르게 판단한다.
시점을 첫 알림, 재알림, 마감 전 알림으로 나눈다. 여러 알림이 같은 시점에 겹치지 않게 한다.
시점을 계약의 회수 기한과 대조한다. 기한이 지난 뒤의 알림은 회수를 돕지 않는다.
시점을 정할 때 공휴일과 주말이 끼면 실제 발송일을 따로 남긴다. 달력의 일수와 실제 알림일이 다르면 수신자가 혼동한다.
시점의 간격을 계약의 중요도에 따라 다르게 둔다. 마감이 임박한 계약은 간격을 좁히고 여유가 있는 계약은 넓힌다.
시점 설정의 버전과 설정 시각을 기록한다. 시점이 바뀌면 새 버전으로 남긴다.
시점을 계약 목록과 연결해 둔다. 어느 계약에 어느 시점이 적용되는지 한 줄에 보인다.
문구를 정한다（계약 리마인더 설정）
리마인더 문구에 계약 이름, 서명 요청 내용, 남은 기한을 넣는다. 계약 이름이 없으면 어느 계약의 알림인지 흐려진다.
문구를 첫 알림, 재알림, 마감 전 알림별로 다르게 만든다. 같은 문구를 여러 번 보내면 수신자가 같은 알림으로 본다.
문구의 어투를 회사 안내 기준에 맞춘다. 기준이 없으면 담당자마다 다른 표현이 나간다.
문구에 서명 화면으로 가는 안내를 넣는다. 안내가 없으면 수신자가 다음 행동을 모른다.
문구의 길이를 짧게 유지하고 계약 이름과 기한은 변수로 넣는다. 변수로 넣으면 계약마다 같은 문구를 다시 쓰지 않는다.
문구를 저장한 뒤 테스트 발송으로 확인한다. 실제 계약 대상에게 바로 보내지 않는다.
문구 버전과 설정 시각을 기록한다.
설정을 적용한다（계약 리마인더 설정）
정해진 시점과 문구를 리마인더 설정에 적용한다. 시점과 문구를 한 항목에 섞지 않는다.
적용할 계약 목록을 확인한다. 목록에 없는 계약에 리마인더가 걸리지 않게 한다.
적용 설정의 버전과 적용 시각을 기록한다. 설정이 바뀌면 새 버전으로 남긴다.
적용한 계약마다 다음 알림 예정 시점을 표시한다. 예정 시점이 없으면 운영 담당자가 알림 일정을 따로 계산한다.
적용한 문구와 시점을 담당자에게 공유한다. 담당자가 설정 내용을 모르면 발송 뒤 확인 기준이 흔들린다.
적용 결과를 계약 목록과 대조한다. 목록의 계약 수와 적용된 계약 수가 일치하는지 본다.
적용 담당자와 시각을 함께 기록한다.
발송을 실행한다（계약 리마인더 설정）
적용된 리마인더를 발송하고 발송 시각을 기록한다. 발송 시각이 없으면 다음 알림의 시점을 셀 기준이 흐려진다.
발송 채널을 이메일, 메신저, 문자 중 하나로 정해 기록한다. 채널이 섞이면 수신자가 같은 알림을 두 번 본다.
발송 실패한 계약을 목록에서 구분한다. 실패 항목은 원인을 고쳐 다시 보낸다.
서명 완료된 계약에 리마인더가 다시 나가는지 확인한다. 완료 계약은 발송 대상에서 제외한다.
발송 실행의 상태를 발송 대기, 발송 완료, 발송 실패의 세 값으로 고정한다. 담당자가 상태 표현을 바꾸면 발송 현황이 합쳐지지 않는다.
발송 담당자와 시각을 함께 기록한다.
회수 결과를 저장한다
발송 후 회수 결과를 서명 완료, 미완료, 거절로 나눠 저장한다. 결과가 나뉘어야 다음 조치가 정해진다.
서명 완료 시각과 서명자를 기록한다. 완료 표시만 있고 시각이 없으면 회수 순서가 흐려진다.
거절한 계약의 사유를 확인해 기록한다. 사유 없이 거절만 남기면 재요청 방법이 정해지지 않는다.
회수 결과를 저장 위치에 보관하고 접근 권한을 운영 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
회수 결과의 저장 순서를 발송, 완료, 미완료, 거절, 보관으로 고정한다. 순서가 바뀌면 어느 리마인더가 어느 결과를 냈는지 흐려진다.
회수 결과에 리마인더 설정 버전을 함께 적는다. 설정이 바뀐 뒤의 결과는 옛 버전의 결과와 구분한다.
회수 결과의 미완료 계약에 다음 조치를 함께 남긴다. 조치가 없는 미완료 계약은 다음 리마인더에서 다시 걸러진다.
회수 결과의 저장 기간을 회사 규정과 계약 요건에 따라 정한다. 기간이 끝난 결과의 폐기 절차를 함께 남긴다.
회수 결과의 버전을 남기고 이전 결과를 지우지 않는다. 리마인더 문구가 바뀌면 옛 결과와 새 결과를 구분해 본다.
저장 뒤 회수 결과를 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
