2025년 5월 22일
도입
문서함 라벨 분류 적용은 분류 기준과 적용 규칙을 정하고 라벨을 적용한 뒤 적용 결과를 확인해 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 분류 기준과 적용 규칙의 분리가 라벨 작업의 기준이다.
기준과 규칙이 섞이면 같은 문서에 담당자마다 다른 라벨이 붙는다. 두 항목을 각각 정한 뒤 라벨을 적용한다.
라벨은 문서를 찾기 위한 표시다. 문서 내용의 분류가 라벨의 기준이 된다.
적용을 시작하기 전에 라벨을 붙일 문서함과 문서 목록을 정한다. 목록이 적용 결과 확인의 범위가 된다.
라벨 적용은 기준을 먼저 고정하고 규칙을 그 다음에 정하는 순서로 진행한다. 기준이 흔들리면 규칙도 함께 흔들린다.
문서함의 라벨은 문서를 다시 열 때 검색 경로가 되는 표시다. 라벨이 기준대로 붙지 않으면 문서를 찾는 시간이 다시 늘어난다.
운영 담당자의 문서함 라벨 적용 대상에서 Nota Sign은 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 문서함 라벨 적용 대상의 서명 실행에 한정된다. 서명의 효력은 문서 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
라벨 체계를 정기적으로 점검하면 문서함의 분류가 실제 문서 흐름과 맞는지 확인할 수 있다.
분류 기준을 정한다
문서함의 분류 기준을 문서 종류, 상태, 기간, 담당 부서로 정한다. 기준이 없으면 라벨이 담당자마다 다른 의미로 붙는다.
각 기준의 값을 나열한다. 문서 종류는 계약, 신청, 통지처럼 값이 정해져야 라벨이 흩어지지 않는다.
기준에 새 값이 필요하면 담당자가 임의로 추가하지 않고 기준 버전을 올려 추가한다. 임의 추가는 같은 이름의 값이 갈라지게 한다.
기준의 우선순위를 정한다. 같은 문서에 여러 기준이 걸리면 어느 기준을 먼저 볼지 남긴다.
분류 기준의 이름을 통일한다. 담당자마다 다른 이름으로 쓰면 라벨을 합칠 수 없다.
분류 기준의 각 값에 확인 질문을 붙인다. 담당자가 바로 답할 수 있어야 적용에서 같은 기준으로 판단한다.
적용 규칙을 정한다
라벨을 붙이는 규칙을 한 문서에 하나 또는 여러 개로 정한다. 규칙이 없으면 같은 문서에 라벨이 겹친다.
라벨을 붙이는 시점을 정한다. 등록 시점, 서명 완료 시점, 보관 시점 중 어느 시점인지 남긴다.
같은 기준 값이 여러 라벨로 나뉘지 않게 규칙에 이름표를 붙인다. 값이 나뉘면 적용 결과를 합치기 어렵다.
라벨을 바꾸는 규칙을 정한다. 문서 상태가 바뀌면 라벨을 새로 붙이는지 남긴다.
라벨 제거 규칙을 정한다. 기간이 끝난 문서의 라벨을 언제 떼는지 남긴다.
적용 규칙의 예외 사항을 함께 적는다. 예외가 규칙 밖에서 처리되면 다음 적용에서 같은 오류가 반복된다.
라벨을 적용한다（문서함 라벨 분류 적용）
정해진 기준과 규칙으로 문서함의 문서에 라벨을 붙인다. 규칙을 무시하고 직관으로 붙이지 않는다.
적용 대상 문서를 목록으로 확인한다. 목록에 없는 문서에 라벨이 붙지 않게 한다.
적용 결과를 문서 목록과 대조한다. 목록의 문서 수와 라벨이 붙은 문서 수가 일치하는지 본다.
적용한 라벨의 버전을 남긴다. 라벨이 바뀌면 새 버전으로 관리한다.
적용 결과를 확인한다
라벨이 붙은 문서를 기준별로 모아 본다. 기준과 다른 라벨이 붙은 문서를 먼저 찾는다.
라벨이 빠진 문서를 확인한다. 빠진 문서는 적용 규칙과 대조해 다시 붙인다.
확인한 라벨 수를 문서 목록의 수와 대조한다. 수가 다르면 적용 결과와 목록 사이의 차이를 남긴다.
라벨이 겹친 문서를 확인한다. 겹친 라벨은 규칙에 따라 하나로 정리한다.
적용 결과 확인의 항목 순서를 기준 대조, 빠진 라벨, 겹친 라벨, 저장으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 결과가 달라진다.
확인 결과를 적용 목록 옆에 붙여 둔다. 어느 문서가 어느 결과와 맞는지 한 줄에 보인다.
기록을 저장한다（문서함 라벨 분류 적용）
분류 기준, 적용 규칙, 라벨 적용, 결과 확인을 한 건으로 모아 저장한다. 각 단계의 기록이 빠지면 적용을 확인할 수 없다.
라벨 적용 기록의 저장 경로와 접근 권한을 남긴다. 저장 경로를 열지 못하면 적용 완결을 확인하지 못한다.
기록에 이번 적용의 문서 수와 라벨 수를 함께 적는다. 수가 없으면 다음 점검에서 적용 범위를 다시 세야 한다.
기록을 문서함과 연결해 둔다. 어느 문서함에 어느 라벨을 적용했는지 한 줄에 보인다.
기록의 열람 권한을 운영 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
기록 저장의 항목 순서를 분류 기준, 적용 규칙, 라벨 적용, 결과 확인, 저장으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 기록 구조가 달라진다.
저장 뒤 다음 라벨 적용에서 이전 기록과 비교한다. 이전 기록이 없으면 라벨 체계의 변화를 확인하지 못한다.
저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
