2025년 2월 27일
도입
전자문서 내부결재 절차는 기안 단계와 승인 단계를 확인하고 결재 경로를 설정한 뒤 결재를 실행해 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 기안 단계와 승인 단계의 분리가 결재선의 뼈대다.
기안과 승인이 섞이면 어느 문서를 누가 결재했는지 구분되지 않는다. 두 단계를 각각 확인한 뒤 결재 경로를 설정한다.
내부결재는 문서의 확정 순서를 보여 주는 흐름이다. 서명 요청과 같은 순서로 보지 않고 기안, 승인, 완료를 구분한다.
운영을 시작하기 전에 결재가 필요한 문서의 목록을 만든다. 목록이 결재 경로 설정의 범위가 된다.
내부결재는 결재 문서의 확정 이력이 순서대로 남는 흐름이다. 결재가 끝난 뒤 에도 어느 단계에서 누가 승인했는지 기록으로 확인한다.
기획 담당자의 전자문서 내부결재 대상을 대상으로 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign이 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 전자문서 내부결재 대상의 결재 실행에 한정된다. 결재의 효력은 문서 종류, 결재 규정과 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
내부결재 흐름을 도입하기 전에 가격 정책과 체험 등록을 확인하고 영업 팀과 도입 범위를 정한다.
내부결재 도입 범위는 Nota Sign 요금 안내에서 확인하고 무료 체험 등록으로 검토한 뒤 영업 팀 문의로 상담한다.
기안 단계를 확인한다
기안 문서의 제목, 작성자, 작성 시각을 기록한다. 제목만 있고 작성자가 없으면 어느 부서의 기안인지 흐려진다.
기안 문서의 최신 버전을 확인한다. 옛 버전을 결재 경로에 올리면 승인 대상이 어긋난다.
기안 사유를 문장으로 남긴다. 사유가 없으면 승인자가 판단 기준을 알지 못한다.
첨부 자료의 목록과 버전을 기록한다. 첨부가 빠지면 승인자가 문서를 다 보지 못한다.
기안 단계의 표시 값과 기록 값을 구분한다. 화면에 보이는 문서 이름과 기록에 남는 기안 번호가 같은 문서를 가리키는지 대조한다.
기안 단계의 완료 시각과 담당자를 기록한다. 이 시각이 승인 단계의 시작점이 된다.
승인 단계를 확인한다
승인자 목록을 역할과 순서로 기록한다. 승인자가 빠지거나 순서가 바뀌면 결재가 되돌아간다.
승인자의 권한 범위를 문서마다 확인한다. 같은 문서라도 승인자마다 볼 수 있는 범위가 다르면 그 차이를 남긴다.
승인 완료와 반려의 상태를 구분한다. 반려된 문서를 완료로 표시하지 않는다.
승인 사유와 시각을 기록한다. 승인 표시만 있고 사유가 없으면 다음 점검에서 판단이 흐려진다.
승인 단계의 진행 상태를 기안자에게 다시 보이게 한다. 기안자가 승인 진행을 모르면 같은 문서를 다시 올린다.
승인 결과를 기안 문서와 연결해 둔다. 어느 기안에 어느 승인이 붙었는지 한 줄에 보인다.
결재 경로를 설정한다
결재 경로를 기안자, 중간 승인자, 최종 승인자의 순서로 설정한다. 순서가 없으면 어느 승인부터 시작하는지 흐려진다.
각 단계의 대기 시간과 반려 처리 규칙을 설정한다. 규칙이 없으면 결재가 한 단계에서 멈춘다.
결재 경로를 문서 종류별로 구분한다. 같은 경로를 모든 문서에 그대로 옮기지 않는다.
결재 경로의 각 승인자에 대체 승인자를 함께 둔다. 담당자가 비면 대체 승인자가 결재를 이어 받는다.
결재 경로의 버전과 설정 시각을 기록한다. 경로가 바뀌면 새 버전으로 남긴다.
경로 설정을 기안 문서와 연결해 둔다. 어느 문서가 어느 경로를 쓰는지 한 줄에 보인다.
결재를 실행한다（전자문서 내부결재 절차）
기안 문서를 결재 경로에 올리고 실행 시각을 기록한다. 실행 시각이 없으면 결재 기한을 셀 기준이 흐려진다.
결재 진행 상태를 단계별로 확인한다. 한 단계가 지나면 다음 단계로 넘어갔는지 본다.
반려가 나오면 사유를 기록하고 기안자에게 되돌린다. 반려 사유 없이 되돌리지 않는다.
결재 중에는 경로를 바꾸지 않는다. 결재가 끝난 뒤 새 버전으로 바꾼다.
결재 실행의 상태 값을 진행 중, 완료, 반려의 세 값으로 고정한다. 담당자가 자기 표현으로 상태를 바꾸면 결재 현황이 갈라진다.
같은 문서에서 승인자별 결재 시각을 순서대로 남긴다. 시각이 흩어져 있으면 어느 승인이 먼저인지 다시 맞춰야 한다.
결재 실행 담당자와 시각을 함께 기록한다.
완료 기록을 저장한다
기안, 승인, 결재 경로, 실행 결과를 한 건으로 모아 저장한다. 각 단계의 기록이 빠지면 완료를 확인할 수 없다.
내부결재 완료 기록의 저장 경로와 접근 권한을 기록한다. 열리지 않는 경로는 점검 전에 보관 위치를 고쳐 둔다.
완료 기록을 결재 문서와 연결해 둔다. 어느 문서의 어느 결재인지 한 줄에 보인다.
완료 기록에 반려 건수와 완료 건수를 함께 적는다. 건수를 나누지 않으면 결재 흐름의 성공 여부가 흐려진다.
완료 기록의 보관 기간을 결재 규정과 회사 규정에 따라 정한다. 기간이 끝난 기록의 폐기 절차를 함께 남긴다.
완료 기록의 버전을 남기고 이전 기록을 지우지 않는다. 결재 경로가 바뀌면 옛 기록과 새 기록을 나란히 둔다.
기록의 열람 권한을 기획 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
