2025년 6월 19일
도입
전자서명 대량전송 절차는 대상 목록을 작성하고 서명 문서를 설정한 뒤 전송을 실행해 전송 결과를 확인하고 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 대상 목록과 전송 결과의 분리가 절차의 중심이다.
목록을 먼저 확정하지 않으면 누락된 수신자가 생긴다. 전송 결과는 발송이 끝난 뒤에 따로 세어 보낸 사람과 받지 못한 사람을 갈라낸다.
대량전송은 같은 문서를 모든 대상에게 그대로 보내는 일이 아니다. 대상마다 보낼 문서와 서명 위치를 목록에서 확인한다.
전송을 시작하기 전에 이번 대량전송의 건수와 대상을 목록으로 만든다. 목록이 전송 결과 대조의 기준이 된다.
대량전송은 대량으로 보내는 일과 대량으로 확인하는 일을 나눈다. 보내는 단계에서 끝내지 않고 결과 확인 단계까지 목록을 따라간다.
국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign은 운영 담당자의 대량전송 서명 문서 목록에 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 대량전송 서명 문서 목록의 서명 실행에 한정된다. 서명의 효력은 문서 내용, 대상자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
대량전송 흐름을 도입하기 전에 가격 정책과 체험 등록을 확인하고 영업 팀과 적용 범위를 정한다.
대량전송 도입 범위는 Nota Sign 요금 안내에서 비교하고 무료 체험 등록으로 시험한 뒤 영업 팀 문의로 상담한다.
대상 목록을 작성한다
전송 대상을 이름, 연락처, 문서 종류로 목록에 적는다. 한 칸에 여러 값을 넣으면 전송 결과와 대조하기 어렵다.
대상 목록의 중복 행을 찾아 지운다. 같은 사람이 두 번 들어가면 같은 문서를 두 번 받는다.
대상마다 보낼 문서의 버전을 기록한다. 대상별로 문서가 다르면 그 차이를 목록에 남긴다.
목록의 건수를 세어 전송 화면의 건수와 대조한다. 건수가 다르면 전송 전에 원인을 확인한다.
목록의 각 행에 대상 구분을 내부 직원과 외부 상대방으로 표시한다. 구분이 없으면 발송 채널과 문서 설정이 섞인다.
서명 문서를 설정한다
대상별 문서에 서명 위치와 서명 순서를 설정한다. 설정이 빠진 문서는 수신자가 서명할 곳을 찾지 못한다.
문서의 최신 버전을 확인한다. 옛 버전을 보내면 회수한 서명이 다른 문서에 찍힌다.
서명자 정보와 확인 방식을 문서마다 설정한다. 문서마다 확인 방식이 다르면 그 기준을 남긴다.
서명 문서의 첨부 파일 이름을 보내는 대상과 같은 규칙으로 맞춘다. 파일 이름이 제각각이면 수신자가 같은 문서인지 헷갈린다.
설정을 저장한 뒤 테스트 대상에게 시험 전송한다. 실제 대상에게 바로 보내지 않는다.
시험 전송의 결과를 확인해 설정을 고친다. 시험 결과가 기준대로 나오면 본 전송을 준비한다.
문서 설정의 버전과 설정 시각을 기록한다.
전송을 실행한다（전자서명 대량전송 절차）
대상 목록과 문서 설정이 일치하는지 마지막으로 대조한다. 대조 없이 전송을 누르면 잘못된 문서가 나간다.
전송 실행 시각을 기록한다. 실행 시각이 없으면 회수 기한을 셀 기준이 흐려진다.
전송 화면의 진행 상태를 보며 실패 행을 확인한다. 실패가 나오면 전송을 계속 누르지 않고 원인을 본다.
전송 중에는 목록을 수정하지 않는다. 전송이 끝난 뒤 새 목록으로 수정한다.
전송 실행을 한 번에 끝내지 않고 건수 구간으로 나눠 진행한다. 한 번에 모두 보내면 중간 실패의 원인을 찾기 어렵다.
전송 담당자와 실행 시각을 함께 기록한다.
결과를 확인한다（전자서명 대량전송 절차）
대상 목록과 전송 결과를 행 단위로 대조한다. 목록에 있고 결과에 없는 대상을 먼저 찾는다.
전송 실패 대상을 원인별로 나눠 기록한다. 연락처 오류, 문서 설정 오류, 수신 거부를 각각 구분한다.
실패 대상에게 다시 보낼지 담당자를 정한다. 같은 원인을 고치지 않고 다시 보내지 않는다.
서명 완료와 미완료를 결과에서 구분한다. 완료 표시만 보고 전체 성공으로 합치지 않는다.
결과 대조의 순서를 전송 성공, 전송 실패, 서명 완료, 서명 미완료로 고정한다. 순서가 흔들리면 대조가 같은 지점에서 멈춘다.
결과 확인에서 목록에는 있지만 발송되지 않은 대상을 따로 표시한다. 발송 누락은 서명 미완료와 다른 원인으로 남긴다.
대조 결과를 목록 옆에 붙여 둔다. 어느 행이 어느 결과와 맞는지 한 줄에 보인다.
완료 기록을 저장한다
대상 목록, 문서 설정, 전송 실행, 결과 확인을 한 건으로 모아 저장한다. 각 단계의 기록이 빠지면 완료를 확인할 수 없다.
대량전송 완료 기록의 저장 경로와 접근 권한을 남긴다. 저장 경로를 다시 열지 못하면 보관 기록의 완결을 확인하지 못한다.
완료 기록을 전송 목록과 연결해 둔다. 어느 대량전송의 어느 대상인지 한 줄에 보인다.
완료 기록에 이번 대량전송의 총 대상 수, 성공 수, 실패 수를 함께 적는다. 합계가 없으면 다음 점검에서 건수를 다시 세야 한다.
기록의 열람 권한을 운영 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
