2025년 2월 5일
도입
외부문서 관리 절차는 외부문서를 등록하고 보관 위치를 정한 뒤 분류를 적용해 보관 상태를 확인하고 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 등록 단계와 보관 단계의 분리가 문서 관리의 경계다.
등록이 끝나기 전에 보관 위치를 정하면 문서의 출처가 흐려진다. 등록 단계와 보관 단계를 각각 수행한 뒤 분류를 적용한다.
외부문서는 내부에서 만든 문서와 관리 기준이 다르다. 수신 경로와 원본 여부를 먼저 확인한다.
관리를 시작하기 전에 외부문서의 목록을 만든다. 목록이 보관 상태 확인의 범위가 된다.
외부문서 관리는 수신된 문서를 잃지 않고 보관 위치까지 옮기는 흐름이다. 등록과 보관 사이의 상태가 빠지면 문서가 어느 단계에 있는지 모른다.
외부에서 들어온 문서는 내부 문서와 달리 수신 경로와 원본 여부가 관리의 시작점이 된다. 이 두 항목이 등록 단계에서 먼저 확정된다.
운영 담당자의 외부문서 관리 목록을 위해 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign이 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 외부문서 관리 목록의 서명 실행에 한정된다. 서명의 효력은 문서 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
외부문서의 보관 상태를 정기적으로 점검하면 등록만 되고 보관되지 않은 문서를 찾을 수 있다.
외부문서를 등록한다
외부문서의 이름, 출처, 수신 시각을 등록 화면에 적는다. 출처가 없으면 어느 곳에서 들어온 문서인지 구분되지 않는다.
문서의 원본과 사본을 구분해 등록한다. 원본 요건이 있는 문서에 사본 표시를 남긴다.
등록할 문서의 첨부 파일을 함께 올리고 파일 이름을 문서 이름과 맞춘다. 파일 이름이 제각각이면 보관 위치에서 같은 문서를 찾기 어렵다.
등록 문서의 수신 경로를 이메일, 우편, 팩스, 대면 전달로 나눠 적는다. 경로가 다르면 보관 기준도 달라진다.
등록 단계의 표시 값과 기록 값을 구분한다. 화면에 보이는 문서 이름과 기록에 남는 등록 번호가 같은 문서를 가리키는지 대조한다.
등록 시각과 담당자를 기록한다. 이 시각이 보관 단계의 시작점이 된다.
등록 목록의 버전을 남긴다. 목록이 늘어나면 새 버전으로 관리한다.
보관 위치를 정한다
등록한 문서의 보관 위치를 문서 종류별로 정한다. 위치가 없으면 문서가 등록만 되고 보관되지 않는다.
전자 문서의 보관 폴더 경로를 기록한다. 경로가 열리지 않으면 다음 점검에서 막힌다.
보관 위치를 여러 폴더로 나눌 때 이름 규칙을 함께 정한다. 이름 규칙이 없으면 같은 종류의 문서가 여러 폴더에 흩어진다.
종이 문서의 보관함 위치와 열쇠 담당자를 기록한다. 위치만 있고 담당자가 없으면 접근 확인이 되지 않는다.
보관 위치의 접근 권한을 역할별로 나눈다. 열람과 편집 권한이 섞이면 문서가 잘못 수정된다.
분류를 적용한다（외부문서 관리 절차）
등록한 문서를 계약, 신청, 통지, 증명의 종류로 분류한다. 한 문서가 두 종류에 걸리면 두 줄로 나눠 적는다.
분류 기준을 문서의 기능으로 둔다. 같은 이름의 문서라도 기능이 다르면 다른 줄에 적는다.
분류할 문서의 출처가 분류와 어긋나면 등록 단계의 출처를 다시 확인한다. 출처가 흐려진 문서는 분류를 보류한다.
분류 결과를 문서마다 라벨로 표시한다. 라벨이 없으면 문서함에서 찾기 어렵다.
분류 결과의 버전을 남긴다. 분류가 바뀌면 새 버전으로 관리한다.
보관 상태를 확인한다
등록된 문서가 정해진 보관 위치에 있는지 하나씩 확인한다. 등록만 되고 보관되지 않은 문서를 먼저 찾는다.
보관 위치의 경로를 열어 문서가 실제로 있는지 확인한다. 화면 표시만 보고 확인하지 않는다.
확인한 보관 문서 수를 등록 목록의 수와 대조한다. 수가 다르면 보관되지 않은 문서를 따로 표시한다.
보관된 문서의 분류와 라벨이 일치하는지 대조한다. 분류와 라벨이 다르면 원인을 남긴다.
보관 상태의 확인 결과를 완료와 미완료로 나눠 기록한다. 미완료 문서는 조치 담당자와 기한을 붙인다.
보관 상태 확인의 항목 순서를 위치, 분류, 라벨, 결과로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 확인 결과가 달라진다.
확인 결과를 문서 목록 옆에 붙여 둔다. 어느 문서가 어느 결과와 맞는지 한 줄에 보인다.
기록을 저장한다（외부문서 관리 절차）
등록, 보관 위치, 분류, 보관 상태를 한 건으로 모아 저장한다. 각 단계의 기록이 빠지면 관리를 확인할 수 없다.
외부문서 관리 기록의 저장 경로와 접근 권한을 남긴다. 저장 경로를 열지 못하면 보관 완결을 확인하지 못한다.
기록을 외부문서와 연결해 둔다. 어느 문서를 어느 위치에 보관했는지 한 줄에 보인다.
기록의 열람 권한을 운영 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
기록 저장의 항목 순서를 등록, 보관 위치, 분류, 보관 상태, 저장으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 기록 구조가 달라진다.
저장 뒤 다음 외부문서 관리에서 이전 기록과 비교한다. 이전 기록이 없으면 보관 흐름의 변화를 확인하지 못한다.
저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
