채용 서류 전자서명 리드타임을 서명 대상과 회수 순서로 나눠 줄인다

도입

채용 서류 전자서명 리드타임은 서명 대상과 회수 순서를 정하고 서류를 보낸 뒤 회수 상태를 확인해 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 서명 대상과 회수 순서의 분리가 리드타임 단축의 열쇠다.

대상과 순서가 섞이면 어느 서류를 누구에게 먼저 보낼지 담당자마다 다르게 판단한다. 두 항목을 각각 정한 뒤 서류를 보낸다.

채용 서류의 전자서명은 채용 리드타임을 줄이는 흐름이다. 서류마다 회수 시점이 다르면 그 순서를 남긴다.

발송을 시작하기 전에 이번에 서명 받을 채용 서류의 목록을 만든다. 목록이 회수 상태 확인의 범위가 된다.

채용 서류의 전자서명은 서류를 보내는 순서와 회수하는 순서를 구분한다. 보낸 순서가 회수 순서를 대신하지 않는다.

채용 리드타임은 서류가 회수될 때까지 걸리는 시간이다. 대상과 순서가 정해지면 어느 서류가 리드타임을 늘리는지 상태에서 보인다.

국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign은 인사 담당자의 채용 서류 전자서명 묶음에 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.

이 지원은 채용 서류 전자서명 묶음의 서명 실행에 한정된다. 서명의 효력은 서류 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다

채용 서류의 회수 상태를 정기적으로 점검하면 발송만 되고 회수되지 않은 서류를 찾을 수 있다.

서명 대상을 정한다

서명 받을 채용 서류를 근로계약, 개인정보 동의, 채용 조건 안내로 나눠 정한다. 서류가 빠지면 채용 절차가 끊긴다.

각 서류의 서명자를 정한다. 지원자, 회사 담당자, 보증인 중 누가 서명하는지 기록한다.

서류별 서명 시점을 채용 단계와 대조한다. 서명 시점이 빠른 서류가 늦게 가면 채용 일정이 뒤로 밀린다.

서명자의 연락처를 한 글자씩 확인한다. 한 글자가 틀리면 서류가 다른 사람에게 간다.

서명 대상을 채용 서류 목록과 연결해 둔다. 어느 서류에 어느 서명자가 붙는지 한 줄에 보인다.

회수 순서를 정한다

서류별 회수 순서를 정한다. 먼저 보낼 서류와 나중에 보낼 서류를 나눠 기록한다.

순서의 기준을 채용 단계로 둔다. 단계가 없는 순서는 담당자마다 다르게 읽힌다.

서류별 회수 기한을 정한다. 기한이 없으면 어느 시점까지 받아야 하는지 흐려진다.

회수 순서를 서류 목록과 연결해 둔다. 어느 서류가 어느 순서에 있는지 한 줄에 보인다.

서류를 보낸다（채용 서류 전자서명 리드타임）

정해진 대상과 순서로 채용 서류를 보내고 발송 시각을 기록한다. 발송 시각이 없으면 회수 기한을 셀 기준이 흐려진다.

발송 채널을 이메일, 메신저, 문자 중 하나로 정해 기록한다. 채널이 섞이면 수신자가 같은 서류를 두 번 받는다.

발송할 서류의 첨부 파일 이름을 서명자와 서류 이름으로 맞춘다. 파일 이름이 제각각이면 수신자가 같은 서류인지 헷갈린다.

발송 실패한 서류를 목록에서 구분한다. 실패 항목은 원인을 고쳐 다시 보낸다.

발송 후 수신자가 열람하기 전에 서류를 바꾸지 않는다. 서류를 바꾸면 이미 받은 요청이 끊긴다.

발송 기록을 서명 대상과 연결해 둔다. 어느 대상에게 어느 서류를 보냈는지 한 줄에 보인다.

회수 상태를 확인한다

서류별 회수 상태를 미열람, 열람, 서명, 거절로 나눠 본다. 상태가 나뉘어야 어느 서류를 다시 확인할지 정해진다.

채용 서류의 서명 완료 시각과 서명자를 기록한다. 완료 표시만 있고 시각이 없으면 어느 서류가 먼저 회수됐는지 흐려진다.

거절한 서류의 사유를 확인해 기록한다. 사유 없이 거절만 남기면 재요청 방법이 정해지지 않는다.

오래 열람하지 않은 서류에 리마인더를 보낼지 정한다. 같은 문구의 반복 발송이 겹치지 않게 시점을 남긴다.

회수 상태 확인의 판단 기준을 미열람, 열람, 서명, 거절의 네 값으로 고정한다. 담당자가 자기 표현으로 상태를 바꾸면 결과를 합칠 수 없다.

채용 서류의 회수 상태를 갱신한 시각과 담당자를 함께 적는다. 서류마다 상태가 바뀐 시점이 기록에 남는다.

채용 서류의 회수 상태 화면을 저장해 다음 점검의 기준으로 둔다. 서류 화면만 보고 기록하지 않으면 회수 상태가 사라진다.

완료 기록을 저장한다

서명 대상, 회수 순서, 발송, 회수 상태를 한 건으로 모아 저장한다. 각 단계의 기록이 빠지면 완료를 확인할 수 없다.

채용 서류 완료 기록의 저장 경로와 접근 권한을 남긴다. 저장 경로를 열지 못하면 회수 완결을 확인하지 못한다.

완료 기록을 채용 서류와 연결해 둔다. 어느 서류의 어느 서명인지 한 줄에 보인다.

기록의 열람 권한을 인사 담당자와 감사 담당자로 한정한다.

완료 기록의 항목 순서를 서명 대상, 회수 순서, 발송, 회수 상태, 저장으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 기록 구조가 달라진다.

저장 뒤 다음 채용에서 이전 기록과 비교한다. 이전 기록이 없으면 채용 서류 회수의 변화를 확인하지 못한다.

저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.