온라인 서명 만드는 법 최소 절차

도입

온라인 서명 만드는 법은 서명할 파일을 준비하고 서명란과 수신처를 설정한 뒤 저장 위치를 정해 송신 전 점검을 끝내는 순서로 진행한다

총무 담당자가 전자서명을 처음 도입하며 사내 승인서 파일을 처리하는 흐름이다. 초안을 그대로 보내지 않고 서명란, 수신처, 저장 위치를 송신 전에 점검한다.

처음 도입할 때는 절차를 한 번에 다 넣지 않는다. 서명란 작성과 점검의 최소 단계부터 시작해 담당자가 끝까지 수행하게 한다.

사내 승인서는 담당자가 바뀌어도 같은 방식으로 요청되어야 한다. 이 절차는 점검 항목을 표로 고정해 담당자 간 차이를 줄인다.

총무 담당자의 사내 승인서 파일 시나리오에서 Nota Sign이 국내 및 국경 간 서명 흐름에 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.

이 지원은 사내 승인서 파일의 서명 요청 실행에 한정된다. 승인서의 법적 효력은 승인 대상 문서와 사내 규정, 당사자 약정, 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다

점검을 마친 뒤에는 요청 상태를 기록한다. 수신 완료, 열람, 서명, 거절의 각 사건을 승인 기록에 남긴다.

서명할 파일을 준비한다

승인서의 최종 내용을 확정한다. 제목, 내용, 날짜, 첨부를 최종 값으로 고치고 수정 코멘트를 지운다.

파일 이름에 승인서, 버전, 준비 상태를 넣는다. 편집용 원본과 송신용 파일을 구분한다.

파일 해시값을 계산해 승인 기록에 남긴다. 송신 전에 같은 파일인지 다시 확인하는 기준이 된다.

첨부가 있으면 목록을 만든다. 빠진 첨부가 없도록 목록과 파일을 대조한다.

준비한 파일의 읽기 권한을 확인한다. 승인자가 열 수 없는 형식이면 요청 전에 바꾼다.

파일을 준비 폴더에 두고 송신용 파일과 구분한다. 이름이 같으면 버전이 섞인다.

서명란과 수신처를 설정한다

서명란을 승인자가 서명할 위치에 배치한다. 조항이나 내용을 가리지 않게 하고 크기를 읽을 수 있게 둔다.

수신처의 이름과 이메일 주소를 한 글자씩 확인한다. 비슷한 이름의 다른 사람에게 요청이 가지 않게 한다.

승인 순서가 여러 단계면 순서 번호와 담당자를 표시한다. 순서가 바뀌면 새 요청을 만든다.

서명란과 수신처의 설정 내용을 기록한다. 이 기록이 송신 전 점검의 대조 기준이 된다.

수신처가 여러 명이면 각 단계의 응답 기한을 함께 적는다. 기한이 지나면 정해진 담당자가 확인한다.

서명란의 순서 번호를 화면에서 확인한다. 번호가 설정과 다르면 다시 고친다.

저장 위치를 정한다

서명 완료본이 돌아갈 조직 저장소의 경로를 정한다. 승인서 폴더, 계약 저장소 또는 정책이 정한 시스템을 쓴다.

저장 위치의 쓰기 권한을 확인한다. 완료본이 임시 폴더에 남으면 승인자가 같은 파일을 다시 찾지 못한다.

저장 이름에 승인서, 버전, 완료 상태를 넣는다. 이름만으로 원본과 완료본을 구분한다.

저장 위치의 보관 기간을 정한다. 기간은 사내 규정과 적용 법령에 따라 정하고 폐기 절차도 함께 남긴다.

저장 위치가 바뀌면 새 경로를 기록한다. 이전 경로로 보낸 요청이 남지 않게 한다.

저장 위치의 열람 권한을 승인 관계자로 한정한다. 관계자 외부에 승인서를 열지 않는다.

송신 전 점검을 끝낸다

서명란 위치, 수신처 주소, 저장 위치, 첨부 목록을 표로 점검한다. 각 항목의 통과 조건을 미리 적는다.

파일 해시값을 다시 계산해 준비 시점의 값과 대조한다. 값이 같으면 송신 대상이 그대로다.

점검에서 어긋난 항목이 있으면 요청을 보내지 않는다. 원인을 기록하고 고친 뒤 다시 점검한다.

점검을 마친 시각과 담당자를 기록한다. 점검 기록이 승인 요청과 함께 남는다.

점검 표의 빈 칸을 확인한다. 값을 모르는 항목은 비워 두고 확인 시각을 따로 남긴다.

점검이 끝난 뒤 요청 상태를 기록한다. 수신 완료, 열람, 서명, 거절의 각 사건을 승인 기록에 남긴다.

승인서의 초안을 열어 두고 작업하면 송신용 파일과 섞이기 쉽다. 준비 폴더와 송신 폴더를 나누고 이름에 버전을 넣는다.

서명란을 만든 뒤에는 반드시 화면에서 한 번 확인한다. 작은 화면에서 입력란이 겹치거나 조항을 가리는 경우가 많다.

수신처가 응답하지 않으면 정해진 시점에 알림을 보낸다. 알림 발송 기록도 승인 기록에 남긴다.

승인서는 완료본이 색인에 보일 때까지 끝난 것이 아니다. 요청을 보낸 뒤에도 저장 위치와 완료 상태를 확인한다.

승인자가 여러 명이면 순서별 점검 항목을 나눈다. 앞 단계가 끝나지 않은 요청을 다음 승인자에게 보내지 않는다.

점검 항목의 확인 결과는 예와 아니오로 기록한다. 서술형으로 남기면 담당자가 바뀔 때 해석이 달라진다.

서명 요청을 보낸 뒤에는 점검 표를 닫지 않는다. 완료까지의 사건을 같은 표에 이어서 기록한다.

승인서의 보관 기간은 사내 규정으로 정한다. 기간이 끝난 기록은 폐기 절차에 따라 처리하고 폐기 시각을 남긴다.

서명 요청의 제목에 승인서와 버전을 넣는다. 같은 제목의 요청이 여러 개면 점검 전에 구분한다.

점검에서 어긋난 항목이 있으면 송신을 멈춘다. 원인을 기록하고 고친 뒤 다시 점검한다.

준비 폴더의 이전 버전을 정리한다. 같은 이름의 파일이 여러 개면 점검 전에 구분한다.

서명란의 크기를 승인자가 읽을 수 있게 둔다. 작은 입력란은 표시가 겹친다.

점검 항목의 통과 조건을 표에 미리 적는다. 조건이 없으면 담당자마다 결과가 달라진다.

준비한 파일의 쪽 수를 확인한다. 쪽이 빠지면 승인자가 보는 내용이 달라진다.

송신 전 점검 표를 출력해 승인 요청 옆에 둔다. 화면만 보고 점검하면 항목이 빠진다.

서명란의 위치가 승인서의 마지막 쪽에 모이는지 확인한다. 쪽마다 흩어진 서명란은 승인자가 놓친다.