2026년 1월 30일
도입
링크 서명 다수 계약 흐름은 링크를 생성하고 수신자를 확인한 뒤 서명 요청을 보내 회수 상태를 확인해 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 링크 생성과 수신자 확인의 분리가 흐름의 출발이다.
수신자를 확인하기 전에 링크를 보내면 서명 요청이 잘못된 사람에게 닿는다. 링크 생성과 수신자 확인을 각각 기록한 뒤 서명 요청을 보낸다.
링크 하나가 모든 수신자에게 같은 계약 조건을 뜻하지 않는다. 수신자별 서명 대상을 목록으로 구분한다.
처리를 시작하기 전에 이번에 회수할 계약의 목록을 만든다. 목록이 링크 서명의 범위가 된다.
링크 서명은 계약 건별 링크와 묶음 링크를 구분한다. 건별 링크는 하나의 수신자에, 묶음 링크는 같은 조건의 여러 수신자에 쓴다.
Nota Sign은 영업 담당자의 링크 서명 계약 묶음 흐름에 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 링크 서명 계약 묶음의 서명 실행에 한정된다. 서명의 효력은 계약 문서, 수신자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
링크 서명 흐름을 도입하기 전에 가격 정책과 체험 등록을 확인하고 영업 팀과 도입 범위를 정한다.
다수 계약의 링크 서명 도입 범위는 Nota Sign 요금 안내에서 확인하고 무료 체험 등록으로 시작한 뒤 영업 팀 문의로 상담한다.
링크를 생성한다（링크 서명 다수 계약 흐름）
계약 문서의 최신 버전을 올리고 링크 생성 화면에서 서명 대상을 설정한다. 옛 버전 문서로 링크를 만들면 회수한 서명이 어긋난다.
링크에 만료 시점을 붙인다. 만료 시점이 없으면 오래된 링크가 계속 열린다.
생성한 링크를 복사한 뒤 수신자에게 바로 보내지 않고 수신자 확인 단계로 넘긴다.
링크 생성 시각과 담당자를 기록한다. 링크를 다시 만들어야 할 때 어느 시점의 링크인지 구분된다.
링크 하나의 대상을 하나의 계약 묶음으로 한정한다. 서로 다른 계약 묶음을 같은 링크에 섞지 않는다.
링크에 붙는 문서 이름과 버전을 함께 표시한다. 링크만 보고 어느 문서를 여는지 수신자가 구분할 수 있게 한다.
수신자를 확인한다
수신자의 이름, 연락처, 소속을 목록에 적는다. 같은 이름의 수신자가 있으면 연락처로 구분한다.
수신자가 이번 계약의 상대인지 서명 대상 목록과 대조한다. 대조 없이 링크를 보내면 잘못된 수신자가 서명한다.
수신자의 연락처 오타를 한 글자씩 확인한다. 한 글자가 틀리면 링크가 다른 사람에게 간다.
수신자별로 보낼 문서와 서명 순서를 기록한다. 같은 링크라도 수신자마다 보는 문서가 다르면 그 차이를 남긴다.
확인되지 않은 수신자는 발송 대기로 두고 다시 확인한다. 확인 전에 발송하지 않는다.
서명 요청을 보낸다
확인된 수신자에게 링크를 보내고 발송 시각을 기록한다. 발송 시각이 없으면 회수 기한을 셀 기준이 흐려진다.
발송 채널을 이메일, 메신저, 문자 중 하나로 정해 기록한다. 채널이 섞이면 수신자가 같은 요청을 두 번 본다.
발송 실패한 수신자를 목록에서 구분한다. 실패 항목은 원인을 고쳐 다시 보낸다.
발송 후 수신자가 열람하기 전에 링크를 바꾸지 않는다. 링크를 바꾸면 이미 받은 요청이 끊긴다.
발송 전에 수신자별 서명 순서가 설정에 남는지 확인한다. 순서가 필요한 계약인데 순서가 없으면 수신자는 자기 차례를 화면에서 구분하지 못한다.
발송 기록을 링크 생성 기록과 연결해 둔다. 어느 링크에서 어느 수신자에게 보냈는지 한 줄에 보인다.
회수 상태를 확인한다
수신자별 회수 상태를 미열람, 열람, 서명, 거절로 나눠 본다. 상태가 나뉘어야 어느 수신자를 다시 확인할지 정해진다.
서명 완료 시각과 서명자를 회수 상태 표에 기록한다. 완료 표시만 있고 시각이 없으면 어느 계약이 먼저 회수됐는지 흐려진다.
거절한 수신자의 사유를 확인해 기록한다. 사유 없이 거절만 남기면 재요청 방법이 정해지지 않는다.
오래 열람하지 않은 수신자에게 리마인더를 보낼지 정한다. 같은 문구의 반복 발송이 겹치지 않게 시점을 남긴다.
회수 상태의 판단 기준을 미열람, 열람, 서명, 거절의 네 값으로 고정한다. 담당자가 자기 표현으로 상태를 바꾸면 결과를 합칠 수 없다.
같은 계약 묶음 안에서 회수가 끝난 수신자와 남은 수신자를 나눠 본다. 전체 회수율을 내기 전에 각 수신자의 상태를 먼저 세운다.
회수 상태를 갱신한 시각과 담당자를 함께 적는다. 상태가 바뀐 시점이 기록에 남는다.
회수 상태 화면을 저장해 다음 점검의 기준으로 둔다. 화면만 보고 기록하지 않으면 상태가 사라진다.
완료 기록을 저장한다
링크 생성, 수신자 확인, 발송, 회수 상태를 한 건으로 모아 저장한다. 각 단계의 기록이 빠지면 완료를 확인할 수 없다.
링크 서명 완료 기록의 저장 경로와 접근 권한을 적는다. 다음 점검에서 경로를 열 수 없으면 그 항목을 미완료로 표시한다.
완료 기록을 계약 문서와 연결해 둔다. 어느 계약의 어느 서명인지 한 줄에 보인다.
완료 기록의 항목 순서를 링크 생성, 수신자 확인, 발송, 회수 상태, 저장으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 기록 구조가 달라진다.
기록의 열람 권한을 영업 담당자와 감사 담당자로 한정한다.
저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.
