2025년 5월 26일
도입
부동산 계약 전자서명은 문서 종류와 서명 순서를 정하고 계약을 보낸 뒤 서명을 회수해 완료 기록을 저장하는 순서로 진행한다는 점에서 문서 종류와 서명 순서의 분리가 거래 흐름의 시작이다.
임대차계약서, 확인서, 설명서처럼 여러 서류를 한꺼번에 보낼 때는 문서 종류를 먼저 갈라야 어느 서류에 서명이 남았는지 헷갈리지 않는다. 서류 묶음이 정리된 뒤에 발송을 시작한다.
부동산 계약 전자서명은 문서 종류와 서명 순서라는 두 가지 기준으로 흐름을 나눈다. 서류 묶음이 정리된 뒤에 발송을 시작해야 서명자가 같은 순서로 확인한다.
거래마다 계약서, 특약사항, 중개대상물 확인·설명서처럼 챙겨야 할 문서가 다르다. 문서 이름이 제각각이면 회수한 서명을 나중에 다시 맞춰야 한다.
발송 전에는 매도인 또는 임대인, 매수인 또는 임차인, 중개 담당자 중 누가 먼저 서명하는지 정한다. 순서가 비어 있으면 서명 진행이 두 갈래로 갈린다.
부동산 거래 문서는 서명 뒤에도 보관과 조회가 이어지므로, 회수 상태와 완료 기록을 나란히 남기는 것이 이 절차의 끝이다.
Nota Sign은 중개 담당자의 부동산 계약 문서 묶음 문서 흐름에서 국내 및 국경 간 서명 흐름으로 전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 지원한다.
이 지원은 부동산 계약 문서의 서명 실행에 한정된다. 계약의 효력은 문서 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
다음 거래를 시작할 때 지난 회수 상태를 열어 보면 반복되는 서명 지연을 먼저 찾을 수 있다.
문서 종류를 확인한다
거래에 필요한 문서를 계약서, 특약사항, 확인·설명서로 분류해 목록을 만든다. 한 건에 붙는 문서가 여러 종류이면 종류별로 줄을 나눈다.
문서마다 작성자와 작성 시점을 확인한다. 서명을 보내기 전에 각 문서의 담당자가 누구인지 목록에 함께 적는다.
문서의 최신 버전 여부를 작성 날짜와 수정 이력으로 확인한다. 수정 전 문서가 묶음에 섞이면 서명이 옛 내용에 남는다.
문서 종류마다 필수인지 첨부인지 표시한다. 필수 문서가 빠진 채 발송하면 서명자가 중간에 멈춘다.
목록을 저장한 뒤 화면에서 문서 이름을 다시 읽는다. 같은 이름이 두 번 있으면 버전 번호를 붙여 구분한다.
거래 문서에 목적물의 주소와 면적 표기가 일치하는지 확인한다. 계약서와 확인·설명서의 주소가 다르면 어느 문서가 기준인지 먼저 정한다.
서명 순서를 정한다
서명 순서를 당사자별로 정해 한 줄에 기록한다. 매도인 또는 임대인이 먼저인지 매수인 또는 임차인이 먼저인지 정한다.
중개 담당자가 확인하는 위치를 서명 순서와 구분해 둔다. 확인 단계와 서명 단계가 섞이면 완료 표시가 흐려진다.
순서가 바뀌는 거래는 변경 사유와 새 순서를 남긴다. 기존 순서를 지우지 않고 버전을 올린다.
정해진 순서를 발송 화면에 옮긴 뒤 한 단계씩 다시 본다. 화면의 순서가 기록과 다르면 발송을 멈춘다.
중개 담당자의 확인 순서를 별도로 적는다. 서명 순서와 확인 순서가 한 줄에 섞이면 누가 서명하고 누가 확인만 하는지 갈린다.
계약을 보낸다（부동산 계약 전자서명）
발송할 문서 묶음을 하나의 봉투로 묶는다. 문서 종류가 서로 달라도 한 거래의 서명 흐름은 한 봉투에 들어간다.
받는 사람의 이름과 연락처를 계약 당사자 정보와 대조한다. 다른 사람에게 발송하면 서명을 처음부터 다시 받는다.
발송 문구에 거래 대상 주소와 서명 마감 시점을 넣는다. 문구가 비면 서명자가 어떤 거래인지 구분하지 못한다.
발송 버튼을 누른 뒤 성공 표시를 화면에서 다시 확인한다. 실패한 봉투는 원인을 고쳐 재발송한다.
발송 시각과 봉투 번호를 거래 기록에 남긴다. 이후 회수 확인에서 이 번호로 서명 상태를 찾는다.
발송 전에 보증금과 월세 숫자를 계약서 원본과 한 번 더 대조한다. 금액이 어긋난 상태로 봉투가 나가면 서명자가 잘못된 조건을 확인한다.
특약사항이 붙은 거래는 특약 조항을 별도로 발송 목록에 표시한다. 계약서 본문과 특약이 함께 서명되도록 같은 봉투에 넣는다.
서명을 회수한다（부동산 계약 전자서명）
서명 회수 상태를 미열람, 열람, 서명, 거절로 나눠 확인한다. 상태 값이 섞이면 어느 문서가 진행 중인지 보이지 않는다.
각 서명자의 완료 시각과 이름을 회수 화면에서 확인한다. 완료 완료 표시만 있고 시각이 없으면 회수 순서를 확인하지 못한다.
거절이 남은 봉투는 거절 사유와 함께 기록한다. 사유를 확인해야 수정 후 재요청할지 새로 요청할지 정해진다.
미열람 봉투에는 마감 전 알림을 보낸다. 알림 발송 시각을 남겨 같은 알림이 겹치지 않게 한다.
회수 상태를 갱신한 시각과 담당자를 기록한다. 상태가 바뀐 시점이 남아야 거래 이력이 순서대로 이어진다.
여러 명이 서명하는 거래는 서명자별 완료 여부를 표로 남긴다. 한 명이 남아도 봉투 전체가 미완료로 보이게 한다.
대리인이 서명하는 거래는 대리인 이름과 위임 근거를 함께 적는다. 대리 표시가 없으면 누가 어떤 권한으로 서명했는지 회수 기록에서 가려지지 않게 한다.
완료 기록을 저장한다
서명이 모두 끝난 문서 묶음을 완료 기록으로 저장한다. 계약서, 특약사항, 확인·설명서를 한 묶음으로 보관한다.
완료 기록의 저장 폴더와 접근 권한을 남긴다. 권한이 없는 사람이 폴더를 열면 보관 완결을 확인하지 못한다.
저장한 묶음을 열어 각 문서의 서명 완료 표시를 확인한다. 저장만 하고 열지 않으면 누락된 문서가 남을 수 있다.
완료 기록에 발송 시각, 서명 완료 시각, 저장 시각을 나란히 남긴다. 세 시각이 있어야 거래의 흐름을 따라간다.
보관 기간이 정해진 문서는 마지막 보관일을 기록한다. 기간이 지난 뒤에도 처리 기준을 알 수 있게 남긴다.
완료 묶음의 조회 경로를 거래 건별로 붙인다. 나중에 같은 물건의 계약을 다시 열 때 어느 봉투인지 바로 찾는다.
거래 종료 뒤에도 계약서와 확인·설명서의 조회가 이어지도록 완료 기록을 보관 목록에 연결한다. 서명이 끝났다는 표시와 보관 위치가 한 줄에 있어야 조회가 끊기지 않는다.
