영업 계약 템플릿 재사용을 고정 항목과 변동 항목으로 나눠 관리한다

도입

영업 계약 템플릿 재사용은 고정 항목과 변동 항목을 정하고 템플릿을 만든 뒤 계약에 적용해 재사용 기록을 남기는 순서로 진행한다는 점에서 고정 항목과 변동 항목의 분리가 재사용의 전제다.

계약마다 바뀌는 값이 고정 항목에 남으면 지난 계약 내용이 다음 계약에 섞인다. 고정 항목과 변동 항목을 각각 정한 뒤 템플릿을 만든다.

템플릿은 계약의 골격이고 계약은 템플릿에 실제 값을 채운 문서다. 템플릿과 계약을 한 줄로 보지 않는다.

재사용을 시작하기 전에 이번에 템플릿으로 만들 계약의 종류를 정한다. 종류가 정해지지 않으면 항목 분류가 흔들린다.

템플릿 재사용은 항목 분류를 한 번 정하면 이후 계약에서 다시 확인할 일이 줄어드는 방식이다. 항목을 자주 고치면 재사용의 이점이 사라진다.

영업 계약은 계약마다 거래 조건이 다르므로 고정 항목과 변동 항목의 경계를 계약 종류별로 확인한다. 한 종류의 경계를 다른 종류에 그대로 옮기지 않는다.

전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign이 영업 담당자의 영업 계약 템플릿에 지원한다.

이 지원은 영업 계약 템플릿의 서명 실행에 한정된다. 계약의 효력은 계약 내용, 당사자와 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다

템플릿을 정기적으로 갱신하려면 담당자가 같은 기준으로 항목을 점검하는 일정을 정한다.

고정 항목을 정한다

계약서에서 바뀌지 않는 항목을 골라 고정 항목으로 정한다. 회사 정보, 계약의 일반 조항, 양식의 틀이 고정 항목이 된다.

고정 항목의 문구를 계약 종류별로 확정한다. 같은 항목이 계약마다 다른 표현으로 남으면 템플릿 재사용이 흔들린다.

고정 항목에 버전을 붙인다. 항목이 바뀌면 새 버전을 만들고 이전 버전을 지우지 않는다.

고정 항목의 변경 담당자를 정한다. 여러 담당자가 동시에 고치면 같은 항목이 갈라진다.

변동 항목을 정한다

계약마다 바뀌는 항목을 골라 변동 항목으로 정한다. 거래 상대, 계약 금액, 기간, 서명자가 변동 항목이 된다.

변동 항목마다 입력 형식을 정한다. 날짜는 날짜 형식, 금액은 숫자 형식으로 통일한다.

변동 항목에 빠진 값을 확인하는 규칙을 둔다. 값이 없는 채로 계약을 만들지 않게 한다.

변동 항목의 허용 범위를 적는다. 범위를 벗어난 값은 입력 전에 막는다.

변동 항목의 입력 순서를 계약서의 장 순서와 맞춘다. 순서가 다르면 담당자가 항목을 건너뛴다.

변동 항목의 목록을 고정 항목과 구분해 저장한다. 두 목록이 섞이면 템플릿에 실제 값이 새어 든다.

변동 항목의 목록 버전을 남긴다. 항목이 늘어나면 새 버전으로 관리한다.

템플릿을 만든다（영업 계약 템플릿 재사용）

고정 항목을 템플릿 본문에 넣고 변동 항목을 빈 칸으로 둔다. 빈 칸이 없으면 계약마다 바뀌는 값이 템플릿에 굳는다.

빈 칸마다 입력 안내를 붙인다. 안내가 없으면 담당자가 어느 값을 넣을지 헷갈린다.

템플릿의 문서 제목 자리에 계약 종류와 버전이 보이게 한다. 제목이 비어 있으면 같은 템플릿이 여러 개 쌓인다.

템플릿의 서명 위치와 서명 순서를 설정한다. 설정이 빠지면 계약 적용 단계에서 서명 흐름이 멈춘다.

템플릿을 저장한 뒤 테스트 계약에 적용해 본다. 실제 거래에 바로 쓰지 않는다.

테스트 결과를 확인해 템플릿을 고친다. 결과가 기준대로 나오면 재사용을 준비한다.

템플릿의 버전과 작성 시각을 기록한다.

계약에 적용한다（영업 계약 템플릿 재사용）

템플릿에서 새 계약을 열고 변동 항목에 실제 값을 넣는다. 값을 넣은 뒤 고정 항목이 바뀌지 않았는지 확인한다.

적용한 계약에 서명 흐름을 연결한다. 서명 완료 사건이 계약 기록에 남도록 설정한다.

적용된 계약을 템플릿과 구분해 저장한다. 템플릿 자체를 계약으로 저장하지 않는다.

재사용 기록을 남긴다

템플릿 버전, 적용 계약, 변동 값, 담당자를 한 건으로 남긴다. 어느 템플릿에서 어느 계약을 만들었는지 한 줄에 보인다.

영업 템플릿 재사용 기록의 저장 경로와 접근 권한을 남긴다. 저장 경로를 열지 못하면 보관 완결을 확인하지 못한다.

재사용 횟수와 계약 종류를 함께 적는다. 기록이 쌓이면 어느 템플릿이 많이 쓰이는지 보인다.

기록의 열람 권한을 영업 담당자와 감사 담당자로 한정한다.

재사용 기록의 항목 순서를 템플릿 버전, 적용 계약, 변동 값, 담당자, 저장으로 고정한다. 순서가 바뀌면 담당자마다 기록 구조가 달라진다.

기록을 보관한 뒤 다음 템플릿 갱신에서 이전 버전과 비교한다. 이전 기록이 없으면 항목의 변화를 확인하지 못한다.

저장 뒤 기록을 다시 열어 항목이 빠지지 않았는지 확인한다.