2025년 8월 10일
도입
전자서명 도입 설정은 서명 대상 문서를 분류하고 서명자와 승인 순서를 정한 뒤 저장 위치와 보관 기간을 정해 설정을 확인하고 운영을 시작하는 순서로 진행한다
업무 담당자가 서명 대상 사내 문서 목록을 만들며 전자서명을 도입하는 흐름이다. 조작 절차부터 시작하지 않고 문서 분류와 저장 위치부터 정한다.
도입 설정에서 가장 흔한 실수는 문서 종류를 정하지 않은 채 흐름을 여는 것이다. 이 절차는 문서 분류를 첫 단계로 고정한다.
설정을 마친 뒤에도 운영 중에 담당자가 바뀌면 설정이 흔들린다. 이 절차는 설정 확인을 운영 시작의 마지막 단계로 둔다.
전자서명법 제3조에 따른 전자서명을 국내 및 국경 간 서명 흐름에서 Nota Sign이 업무 담당자의 서명 대상 사내 문서 목록에 지원한다.
이 지원은 서명 대상 사내 문서 목록의 도입 실행에 한정된다. 도입된 흐름의 법적 효력은 각 문서 유형과 사내 규정, 당사자 약정, 적용 법령에 따라 개별적으로 정해진다
운영을 시작한 뒤에도 설정을 주기적으로 확인한다. 문서가 늘거나 담당자가 바뀌면 설정을 새 버전으로 갱신한다.
서명 대상 문서를 분류한다
서명 대상이 될 사내 문서를 목록으로 만든다. 승인서, 신청서, 계약서, 보고서를 종류별로 나눈다.
각 문서에 필요한 확인 수준을 적는다. 간단한 확인란과 계약 승인을 같은 목록에 섞지 않는다.
서명 대상에서 빠질 문서를 정한다. 수정이 잦은 초안은 대상에서 빼고 확정된 문서만 넣는다.
분류 결과를 표로 남긴다. 문서 종류, 확인 수준, 담당 부서를 한 줄씩 적는다.
분류에서 빠진 문서가 나중에 생기면 같은 기준으로 목록에 추가한다. 기준이 바뀌면 새 버전을 기록한다.
문서의 확정 여부를 확인한다. 수정이 잦은 초안은 서명 대상에서 뺀다.
서명자와 승인 순서를 정한다
각 문서의 서명자와 승인 순서를 정한다. 역할과 담당자를 함께 기록한다.
서명 순서가 여러 단계면 순서 번호를 붙인다. 순서 변경은 새 요청으로 처리한다.
서명자의 소속과 연락처를 목록에 적는다. 같은 이름의 다른 사람과 혼동되지 않게 한다.
각 서명자의 신원 확인 방식을 문서 종류에 맞게 연결한다. 설정 내용을 기록한다.
서명자가 퇴사하거나 보직이 바뀌면 목록을 갱신한다. 갱신 시각과 담당자를 기록한다.
서명 순서를 요청 화면에서 확인한다. 설정과 다른 순서가 남아 있으면 다시 고친다.
저장 위치와 보관 기간을 정한다
완료본이 저장될 조직 저장소의 경로를 문서 종류별로 정한다. 저장 위치가 여러 개면 기준을 기록한다.
보관 기간을 사내 규정과 적용 법령, 계약 요건에 따라 정한다. 기간을 임의로 줄이지 않는다.
저장 위치의 접근 권한을 정한다. 열람과 편집 권한을 역할별로 나눈다.
보관 기간이 끝난 기록의 폐기 절차를 함께 정한다. 폐기 시각과 담당자를 기록한다.
저장 위치의 백업을 주기적으로 확인한다. 백업이 빠지면 완료 기록을 복구할 수 없다.
보관 위치의 경로가 바뀌면 새 경로를 기록한다. 이전 경로로 저장된 기록이 남지 않게 한다.
설정을 확인하고 운영을 시작한다
설정 내용을 테스트 문서로 확인한다. 실제 승인 문서로 테스트하지 않는다.
문서 분류, 서명자 순서, 저장 위치를 설정 화면과 대조한다. 어긋난 항목이 있으면 고친다.
테스트에서 빠진 기록 항목이 보이면 설정을 새 버전으로 갱신한다.
설정 확인을 마친 시각과 담당자를 기록한다. 확인이 끝난 뒤 운영을 시작한다.
운영 시작 뒤 첫 주의 요청을 점검한다. 설정이 기준대로 작동하는지 결과를 기록한다.
점검에서 어긋난 항목이 있으면 설정을 새 버전으로 갱신하고 변경 사유를 남긴다.
도입 전에 기존 종이 문서의 서명 절차를 목록으로 확인한다. 종이에서 어떤 담당자가 어느 단계에 관여하는지 보고 전자 흐름의 순서를 정한다.
문서 분류와 서명자 목록은 설정 화면에 그대로 옮겨진다. 화면의 항목 이름과 목록의 이름을 통일한다.
저장 위치를 정할 때 각 부서가 실제로 찾는 경로를 확인한다. 설정만 맞고 담당자가 못 찾는 경로는 운영에서 실패한다.
도입 첫 주에는 요청이 적게 들어와도 점검을 건너뛰지 않는다. 첫 요청의 설정 오류가 다음 요청 전체로 퍼진다.
서명 대상 목록은 한 번에 완성하지 않아도 된다. 먼저 확인 수준이 분명한 문서부터 넣고 운영 중에 목록을 보완한다.
도입 후에도 기존 종이 절차와의 비교 기록을 남긴다. 전자 흐름에서 빠진 단계가 보이면 설정을 새 버전으로 고친다.
서명자 교육은 설정 확인 전에 끝낸다. 담당자가 화면을 모르면 운영 시작 뒤에 요청이 멈춘다. 교육 시각을 기록한다.
설정 확인의 예외 항목을 기록한다. 예외가 있으면 운영 전에 담당자가 확인한다.
운영 시작 뒤 설정이 바뀌면 새 버전을 기록한다. 이전 설정을 지우지 않는다.
저장 위치의 경로를 설정 화면에 입력한 뒤 다시 확인한다. 잘못 입력된 경로가 남지 않게 한다.
분류 목록에 문서의 확인 수준을 함께 적는다. 수준이 다른 문서가 같은 흐름에 들어가지 않게 한다.
서명자의 신원 확인 방식을 목록에 적는다. 문서 종류마다 방식이 다르면 그 기준을 함께 남긴다.
승인 순서의 번호를 문서에 표시한다. 승인자가 자기 차례를 알 수 있게 한다.
보관 기간이 끝난 기록의 폐기 담당자를 정한다. 폐기 시각과 담당자를 기록한다.
분류 목록을 설정 화면의 문서 종류와 대조한다. 화면에 없는 종류가 목록에 남지 않게 한다.
서명 대상 목록을 분기마다 다시 본다. 문서 종류가 늘었으면 같은 기준으로 분류한다.
도입 설정의 첫 버전을 저장한다. 이후 설정이 바뀌어도 처음 기준을 되돌아볼 수 있다.
