7 de septiembre de 2025
Introducción
Una carta de terminación con justa causa no convierte una decisión laboral en válida por el solo hecho de estar firmada. El expediente debe permitir entender qué hecho motivó la decisión, qué norma o regla se consideró aplicable, qué procedimiento se siguió y cómo se notificó a la persona trabajadora.
Por eso conviene separar cuatro capas: causa, procedimiento, carta y notificación. La causa documenta los hechos y su soporte; el procedimiento recoge las actuaciones previas que correspondan; la carta comunica la decisión; y la notificación acredita cómo y cuándo se entregó o intentó entregar.
Esta guía se centra en ese control documental. La existencia de una justa causa, los pasos previos obligatorios, los plazos, el derecho de defensa, la forma de notificación y los efectos de la terminación dependen de la legislación aplicable, el contrato, los convenios colectivos y las políticas válidamente incorporadas al caso.
Confirmar la base de la terminación antes de redactar
Antes de preparar la carta, el equipo de Talento y el área legal deberían poder explicar por qué la conducta o el hecho registrado puede sustentar una terminación con justa causa en ese caso concreto.
No basta con una etiqueta interna como “incumplimiento grave” o “pérdida de confianza”. El expediente debe relacionar la causal alegada con hechos verificables y con la fuente jurídica, contractual o interna que resulte pertinente.
Según el caso, la revisión puede incluir:
- el hecho o conducta concreta que se atribuye;
- la fecha o periodo en que ocurrió;
- los documentos, registros o comunicaciones que lo respaldan;
- la política, cláusula contractual o norma que el equipo considera relevante;
- las actuaciones previas realizadas;
- y la aprobación interna necesaria antes de comunicar la decisión.
Si alguno de estos elementos sigue abierto, la carta no debería utilizarse para cerrar artificialmente la investigación. Primero se resuelve la base de la decisión; después se redacta la comunicación.
Describir hechos y evidencia sin convertir la carta en un expediente completo
La carta debe exponer la decisión con precisión suficiente para que el destinatario pueda entenderla, pero no necesita reproducir cada documento reunido durante la revisión interna.
Una redacción sólida distingue entre hechos, valoración y conclusión. Indica qué ocurrió, cuándo ocurrió y por qué ese hecho sustenta la decisión conforme al marco que la empresa considera aplicable. Evite descripciones genéricas de la persona, juicios de carácter o afirmaciones que no puedan relacionarse con evidencia conservada.
También es importante mantener consistentes las fechas, nombres, cargos, referencias y documentos citados. Una discrepancia entre la carta y el expediente puede dificultar una revisión posterior aunque la organización disponga de soporte suficiente.
El material sensible que no sea necesario para comunicar la decisión debería permanecer en el expediente correspondiente, con los controles de acceso y retención definidos por la organización.
Separar el procedimiento previo de la carta de terminación
La causa y el procedimiento no son lo mismo. Una organización puede tener evidencia de un hecho y, aun así, necesitar completar pasos adicionales antes de terminar la relación laboral.
Esos pasos varían por jurisdicción y caso. Pueden incluir investigación, audiencia o descargos, advertencias previas, consulta con representantes, aprobación interna u otras garantías. La carta final debería redactarse una vez que el equipo haya determinado qué procedimiento corresponde y pueda demostrar cómo se cumplió.
Cerrar la versión y definir quién firma
Una vez aprobados el contenido y la decisión, la carta debe quedar en una versión final antes de iniciar la firma. Cambiar el texto después de asignar firmantes o después de una primera firma debilita el control de versión y puede generar dudas sobre qué documento fue realmente autorizado.
El flujo debería identificar a la persona que emite la carta en nombre de la organización y comprobar que su nombre, cargo y rol coinciden con el documento. Si existen varias aprobaciones internas, no todas tienen que aparecer necesariamente como firmas de la carta; conviene distinguir la aprobación del caso de la firma utilizada para emitir la comunicación.
El método de firma también debe elegirse de acuerdo con el documento, la política interna y los requisitos legales o probatorios aplicables. Una firma electrónica no determina por sí sola si existe justa causa ni sustituye las actuaciones laborales que correspondan.
Tratar la notificación como un evento con evidencia propia
Firmar la carta y notificarla son eventos distintos. Para cerrar el proceso, el expediente debería poder mostrar qué versión se comunicó, por qué canal, a qué destinatario y con qué resultado.
La evidencia disponible dependerá del canal utilizado, pero puede incluir la fecha y hora del envío, la dirección o cuenta de destino, la confirmación de entrega, el acuse de recibo o la constancia de un intento fallido.
Si la persona destinataria rechaza la comunicación o el canal no permite completar la entrega, registre lo que ocurrió sin convertir automáticamente ese resultado en una conclusión jurídica. El efecto de una entrega rechazada, fallida o presunta depende de las reglas aplicables al caso.
Esta separación es importante porque una carta correctamente redactada puede generar un riesgo distinto si la notificación no cumple el procedimiento requerido.
Conservar un expediente que pueda reconstruirse después
La documentación debería permitir que una persona ajena al caso reconstruya la secuencia sin depender de la memoria del equipo que tomó la decisión.
Según las políticas y requisitos aplicables, el expediente puede relacionar:
- la evidencia de los hechos;
- las actuaciones o comunicaciones previas;
- las aprobaciones internas;
- la versión final de la carta;
- la evidencia de firma;
- el registro de notificación;
- y cualquier documento posterior asociado al cierre laboral.
No es necesario mezclar todos estos elementos en un único archivo. Es más útil mantenerlos relacionados mediante una referencia común y controles de acceso adecuados, distinguiendo claramente evidencia de la causa, evidencia del procedimiento y evidencia de la comunicación.
La retención de estos documentos, así como el tratamiento de datos personales o sensibles, debe seguir la normativa y las políticas aplicables en la organización.
Cómo puede apoyar Nota Sign
Una vez que la organización ha definido la decisión, el contenido de la carta y las personas autorizadas para intervenir, Nota Sign puede utilizarse para estructurar el flujo de firma, asignar participantes y campos y conservar la evidencia generada durante el proceso de firma.
El valor operativo está en mantener una versión controlada del documento y un registro trazable de las acciones realizadas en la plataforma. Nota Sign no determina si los hechos constituyen justa causa, qué procedimiento laboral debe seguirse ni qué efecto jurídico tiene una determinada forma de notificación.
