1 de julio de 2025
Introducción
Crear una firma digital y validar una firma ya existente son operaciones distintas. La primera genera una firma sobre un documento; la segunda comprueba una firma que ya forma parte de un archivo. Confundir ambas puede llevar a errores operativos, como considerar validado un documento solo porque fue firmado o volver a firmar un archivo cuando lo que correspondía era verificarlo.
En una plataforma estatal de firma digital, cada operación debe partir del documento correcto y conservar su propio resultado. Para una entidad pública o un equipo que gestione documentos firmados digitalmente, esto permite responder después a preguntas básicas: qué archivo se firmó, quién intervino, qué se validó y cuál fue el resultado de la comprobación.
Esta guía explica cómo separar creación y validación, qué revisar en cada etapa y qué evidencia conviene conservar. Los requisitos jurídicos y técnicos concretos dependen de la normativa peruana, del documento y de las reglas de la plataforma o entidad correspondiente.
Crear una firma y validar una firma cumplen funciones diferentes
La creación de una firma digital tiene como objeto suscribir un documento electrónico. El proceso relaciona el archivo que se firma con el firmante y con los elementos técnicos utilizados para generar la firma.
La validación comienza después. Su finalidad es comprobar una firma digital que ya existe en un documento y determinar el resultado que ofrece la herramienta de verificación para ese archivo.
Esta diferencia tiene una consecuencia operativa importante: crear una firma no equivale a validar el documento, y validar una firma no genera una nueva firma. Si una organización necesita ambas acciones, debe tratarlas como etapas separadas y conservar el resultado correspondiente a cada una.
También conviene mantener separado el propósito de cada operación. Un documento emitido por la entidad puede pasar por un proceso de firma antes de enviarse, mientras que un archivo recibido de un tercero puede requerir validación antes de aceptarse o incorporarse a un expediente.
Preparar correctamente el documento antes de crear la firma
Antes de firmar, el equipo debe confirmar que está trabajando con la versión definitiva del archivo. Si existe más de un borrador, una identificación clara de la versión reduce el riesgo de firmar un documento distinto del que fue revisado o aprobado.
Cuando el proceso utiliza un certificado digital, también debe comprobarse que el certificado seleccionado corresponde al firmante previsto y que puede utilizarse para la operación de acuerdo con los requisitos aplicables.
En un flujo institucional, resulta útil asociar la operación con datos que permitan identificarla posteriormente, por ejemplo:
- el documento o expediente al que pertenece;
- la versión del archivo;
- el firmante previsto;
- la fecha de la operación;
- el certificado utilizado, cuando esa información forme parte del proceso.
Estos datos no sustituyen la firma digital. Su función es aportar contexto suficiente para que el equipo pueda reconstruir posteriormente qué ocurrió.
Si el contenido cambia después de firmarse, la nueva versión debe tratarse como un archivo distinto. La evidencia de la firma anterior continúa vinculada al documento que se suscribió originalmente.
Qué comprobar al validar una firma digital
La validación debe realizarse sobre el documento recibido o conservado como evidencia, no sobre una copia modificada posteriormente. El objetivo es comprobar la firma asociada a ese archivo concreto.
Según la plataforma y el formato utilizado, la validación puede aportar información sobre elementos como la identidad vinculada al certificado, la integridad del documento y el resultado técnico de la comprobación.
El equipo debería conservar el resultado sin convertirlo automáticamente en una conclusión jurídica más amplia. Una validación técnica satisfactoria permite comprobar características de la firma, pero no determina por sí sola que el contenido del documento sea correcto, que el firmante tuviera todas las facultades necesarias o que se hayan cumplido las demás formalidades del acto.
De la misma manera, un resultado de validación inesperado no debería resolverse modificando manualmente el archivo. Primero conviene revisar si se está utilizando el documento correcto, si el archivo fue alterado después de la firma y si la herramienta admite el formato y la configuración empleados.
Mantener separada la evidencia de creación y validación
Cuando un documento pasa por ambas operaciones, el expediente debería permitir distinguirlas sin ambigüedad.
La evidencia de creación se relaciona con el acto de firmar: qué documento se suscribió, quién participó y qué información generó el proceso. La evidencia de validación corresponde a una comprobación posterior y debe conservar el resultado obtenido para el archivo revisado.
Esta separación evita que una organización utilice un único registro genérico para representar dos hechos distintos. También facilita responder a situaciones como estas:
- un documento fue firmado, pero todavía no ha sido validado;
- una firma fue validada después de recibir el archivo de un tercero;
- una segunda validación se realizó en una fecha posterior;
- el resultado de la comprobación cambió porque se utilizó un archivo diferente.
Cuando varias validaciones son relevantes, conviene conservar cada resultado con su fecha y con una referencia inequívoca al documento revisado.
Qué debería contener el expediente final
No existe un único expediente válido para todos los procesos. La organización debe definirlo según el documento, sus obligaciones y su política de conservación.
Como referencia operativa, puede relacionar:
- el documento final firmado o validado;
- la versión o identificador del archivo;
- el tipo de operación realizada;
- la información disponible sobre el firmante y el certificado, cuando corresponda;
- el resultado de la validación;
- las aprobaciones previas requeridas por el proceso;
- las fechas relevantes de firma y comprobación.
El objetivo es mantener una cadena comprensible entre documento, operación y evidencia. Un registro que indica que “se validó una firma” pero no permite identificar qué archivo se comprobó tiene un valor operativo limitado.
Los plazos de conservación y los elementos que deban archivarse como obligación legal deben determinarse según la normativa y las políticas aplicables, no a partir de una lista genérica.
Cómo encaja Nota Sign en este tipo de proceso
Una plataforma estatal de firma digital y una plataforma empresarial de firma electrónica pueden cumplir funciones distintas dentro de una organización. No debe asumirse que una sustituye a la otra ni que existe una integración entre ambas para un caso concreto sin confirmación técnica previa.
Nota Sign permite gestionar flujos de firma electrónica, destinatarios y registros del proceso. Cuando una organización necesita utilizar certificados, firmas digitales u otros métodos específicos, la arquitectura adecuada debe definirse según el documento, la jurisdicción y los requisitos técnicos del flujo.
Para equipos que trabajan con varios métodos de firma, una política clara ayuda a decidir qué sistema utilizar en cada caso y qué evidencia debe conservarse independientemente de la herramienta elegida.
