2026 ж. 3 сәуір
Қысқаша жауап
Құжат жүйесінің иесі төрт пішімді бір кестеге жинады: терілген, салынған, суретті және ЭЦҚ. Әр пішім басқа файл түріне, басқа растау деңгейіне сай келеді. Бір пішімді әр құжатқа бірдей қолдану — жиі кездесетін қате.
Төрт пішімнің атауындағы айырма бір сөзбен бітпейді. Терілген атау ниетті көрсетеді, салынған сызба визуалды белгі береді, сурет басқа құжаттан алынады, ЭЦҚ криптографиялық механизммен растайды.
Жұмыс реті былай: төрт пішімді бір-бірінен бөлу, файл түрін пішіммен салыстыру, сәйкестік растау деңгейін анықтау, аяқталу дәлелін пішімге байлау, құжатқа сай пішімді бекіту.
Бақылау нүктесі — файл түрі мен растау деңгейінің кестесі. Кесте қай пішімнің қай құжатқа жарайтынын бір қарағанда көрсетеді.
Нәтиже — әр құжат түріне сай бекітілген қолтаңба пішімі. Команда кестеге қарап таңдайды, таңдау себебі кестеде қалады.
Nota Sign қолдау көрсетілетін конфигурацияларда құжатты, қол қоюшыларды, маршрутты және аяқталу оқиғаларын бір ағынға байланыстыруға көмектеседі. Нақты құжат үшін қажетті қолтаңба түрі, сәйкестендіру тәсілі және сақтау мерзімі қолданылатын талаптар мен ұйым саясатына қарай бөлек анықталады.
Төрт пішімді бір-бірінен бөлек қарастыру
Терілген пішім — құжатта жазылған атау немесе қол қою ниеті. Салынған пішім — қолмен немесе құралмен сызылған белгі. Суретті пішім — басқа құжаттан алынған көрнекі белгі.
ЭЦҚ — криптографиялық механизммен жасалған цифрлық жазба. Ол құжаттың анықтығын, тиесілілігін және өзгермейтіндігін растайды. Төрт пішім бір қатарда тұрмайды.
Әр пішімді кестеге бөлек қатарға жазыңыз. Қатарға пішімнің қалай жасалатынын қосыңыз. Кесте төрт пішімнің шекарасын айқындайды.
Файл түрін пішіммен салыстыру
PDF, Excel және Word әр пішімді бірдей қабылдамайды. PDF тұрақты нұсқа үшін жарайды, Excel есепке, Word жобаға. Файл түрі пішім таңдауын тарылтады.
Әр файл түрінің қандай пішімді қолдайтынын тексеріңіз. Бір пішім бір файлда жұмыс істеп, екіншісінде бұзылады. Салыстыруды нақты құжатта жүргізіңіз.
Файл түрін пішіммен кестеге жұптаңыз. Әр жұптың жанына қолдану мысалын жазыңыз. Мысал жұптың дұрыстығын тексеруге көмектеседі.
Сәйкестік растау деңгейін анықтау
Әр пішімнің растау деңгейі бөлек: терілген атау төмен, ЭЦҚ жоғары. Құжаттың тәуекелі қай деңгейді талап ететінін анықтаңыз.
Төмен тәуекелді жазбаға терілген пішім жетеді. Жоғары тәуекелді келісімге ЭЦҚ таңдалады. Деңгейді құжаттың маңызына қарай бекітіңіз.
Деңгейді ішкі ережемен жазыңыз. Ережеде қай құжат қай деңгейді алатыны көрсетіледі. Жазбаша деңгей команданы бір бағытта ұстайды.
Аяқталу дәлелін пішімге байлау
Әр пішім өз дәлелін қалдырады: терілген атау уақытты, ЭЦҚ сертификатты. Дәлел пішімнің растау деңгейіне сай болуға тиіс.
Жоғары деңгейлі пішімге сертификат пен уақыт белгісі қосылады. Төмен деңгейлі пішімге жеткілікті жазба қалады. Дәлел мен деңгей сәйкес келуге тиіс.
Дәлелдің қайда сақталатынын кестеге жазыңыз. Әр пішімнің дәлелі бір қоймада тұрады. Дәлелсіз пішім толық болмайды.
Құжатқа сай пішімді бекіту
Кестені аяқтаған соң әр құжат түріне бір пішімді бекітіңіз. Бекітуді жауапты маман растайды. Бекітілген пішім кейін өзгермей қалады.
Кестені командаға таратыңыз. Әр бөлім бір кестені оқиды. Тарату пішім таңдауын біркелкі жүргізеді.
Кестені жаңа файл түрі немесе жаңа талап келгенде жаңартыңыз. Жаңарту күні мен себебін жазыңыз. Кесте өзекті күйін сақтайды.
