3. Juni 2025
Einführung
Wer Arbeitsverträge digital abschließt, muss zwei Fragen getrennt beantworten: Wie wird der Arbeitsvertrag wirksam unterzeichnet, und wie werden die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (NachwG) nachgewiesen? Beides kann im selben HR-Prozess zusammenlaufen, folgt aber nicht denselben Formregeln.
Seit dem 1. Januar 2025 eröffnet § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG für viele Arbeitsverhältnisse einen digitalen Nachweisweg: Die Niederschrift kann in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, wenn sie für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber mit der Übermittlung zu einem Empfangsnachweis auffordert. Für bestimmte Wirtschaftsbereiche und Wirtschaftszweige nach § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt diese Erleichterung nicht.
Daneben bleibt die Form des Arbeitsvertrags selbst zu prüfen. Eine elektronische Signatur kann für den Vertrag geeignet sein; ob eine bestimmte Signaturstufe erforderlich ist, hängt jedoch von den für den konkreten Vertrag geltenden Formvorschriften ab. Der Nachweis nach dem NachwG darf deshalb nicht allein mit der Signatur des Arbeitsvertrags gleichgesetzt werden.
Dieser Leitfaden zeigt, wie HR-Teams Vertragsunterzeichnung, Nachweisweg und Empfangsdokumentation so aufeinander abstimmen, dass später nachvollziehbar bleibt, welche Vertragsfassung vereinbart und wie die gesetzlichen Angaben bereitgestellt wurden.
Was das Nachweisgesetz für digitale Nachweise erlaubt
§ 2 Absatz 1 NachwG unterscheidet zwischen der grundsätzlich vorgesehenen schriftlichen Niederschrift und einer seit 2025 zulässigen Textform-Alternative. Für die elektronische Übermittlung in Textform müssen die gesetzlichen Voraussetzungen gemeinsam erfüllt sein: Das Dokument muss zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein, und der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer auffordern, den Empfang zu bestätigen.
Wichtig ist die juristische Begriffstrennung. „Textform“ nach § 126b BGB und „elektronische Form“ nach § 126a BGB sind unterschiedliche Formkategorien. § 2 Absatz 1 Satz 8 NachwG schließt den Nachweis in elektronischer Form weiterhin aus. Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt deshalb nicht automatisch den besonderen Nachweisweg des NachwG.
Verlangt der Arbeitnehmer nach einer elektronischen Übermittlung die Niederschrift in der gesetzlich vorgesehenen schriftlichen Form, muss der Arbeitgeber diesem Verlangen nach § 2 Absatz 1 Satz 3 NachwG unverzüglich nachkommen. Für Beschäftigte in den von § 2 Absatz 1 Satz 6 NachwG erfassten Branchen steht die Textform-Erleichterung nicht zur Verfügung.
Arbeitsvertrag und Nachweis sauber voneinander trennen
Der Arbeitsvertrag regelt die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber dagegen dazu, die gesetzlich bestimmten wesentlichen Vertragsbedingungen in der vorgeschriebenen Weise nachzuweisen. Ein Dokument kann beide Funktionen erfüllen, die rechtliche Prüfung bleibt dennoch zweigeteilt.
Für die Vertragsunterzeichnung gilt: Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat nach Artikel 25 Absatz 2 der eIDAS-Verordnung die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Soll eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden und lässt das jeweilige Gesetz dies zu, verlangt § 126a BGB eine QES. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) kann in anderen digitalen Vertragsprozessen sinnvoll sein, erfüllt aber nicht allein deshalb ein gesetzliches Schriftformerfordernis.
Daraus folgt für HR-Prozesse: Zuerst ist zu klären, welche Form für den konkreten Arbeitsvertrag oder einzelne Vertragsbestandteile gilt. Davon getrennt wird festgelegt, ob der NachwG-Nachweis schriftlich oder – soweit zulässig – in Textform elektronisch bereitgestellt wird.
Wann ein separater Nachweis entfallen kann
Eine zusätzliche Nachweisliste ist nicht in jedem Fall erforderlich. Nach § 2 Absatz 5 NachwG entfällt die gesonderte Nachweispflicht insoweit, wie ein ausgehändigter schriftlicher Arbeitsvertrag bereits die gesetzlich geforderten Angaben enthält. Entsprechendes gilt grundsätzlich für einen in Textform nach § 2 Absatz 1 Satz 2 NachwG übermittelten Arbeitsvertrag, soweit dessen Inhalt die erforderlichen Angaben abdeckt und keine gesetzliche Ausnahme greift.
Für die Praxis ist deshalb eine Inhaltsprüfung wichtiger als ein zusätzliches Dokument um seiner selbst willen. Fehlen Pflichtangaben im Vertrag, müssen sie anderweitig nachgewiesen werden. Sind alle Angaben enthalten, sollte die Personalabteilung dennoch dokumentieren, welche Vertragsfassung übermittelt wurde, wann die Übermittlung erfolgte und wie der Empfangsnachweis eingeholt wurde.
Auch bei einem vollständig digitalen Ablauf bleibt der Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Niederschrift nach § 2 Absatz 1 Satz 3 NachwG zu beachten. Ein sauberer Prozess hält daher nicht nur die digitale Übermittlung fest, sondern auch, wie mit einem späteren Verlangen nach der schriftlichen Fassung umgegangen wird.
So gestalten HR-Teams den digitalen Prozess nachvollziehbar
Am Anfang steht die finale Vertragsfassung. HR sollte prüfen, ob sie alle für das konkrete Arbeitsverhältnis erforderlichen Angaben enthält und ob für den Vertrag oder einzelne Regelungen besondere Formvorschriften gelten. Erst danach wird entschieden, ob zusätzlich eine Nachweisliste benötigt wird.
Für den NachwG-Nachweis wird anschließend der zulässige Bereitstellungsweg festgelegt. Wird die Textform-Alternative genutzt, gehören Zugänglichkeit, Speicher- und Druckmöglichkeit sowie die Aufforderung zum Empfangsnachweis in denselben Prozess. Der tatsächliche Eingang der Bestätigung sollte zusammen mit der übermittelten Fassung dokumentiert werden.
Die Signaturstufe des Arbeitsvertrags wird davon unabhängig gewählt. Wo eine QES rechtlich oder durch interne Richtlinien erforderlich ist, muss der Signaturprozess diese Anforderung erfüllen. Wo kein entsprechendes Formerfordernis besteht, kann eine andere elektronische Signaturstufe in Betracht kommen. Die Entscheidung sollte nicht aus dem NachwG abgeleitet werden, sondern aus den für den Vertrag geltenden Anforderungen.
Zum Abschluss werden die maßgebliche Vertragsversion, der gewählte Nachweisweg und der Empfangsnachweis miteinander verknüpft. So kann eine spätere Prüfung nachvollziehen, was vereinbart, was nachgewiesen und welche Fassung dem Arbeitnehmer tatsächlich bereitgestellt wurde.
Nota Sign im Arbeitsvertragsprozess
Nota Sign unterstützt digitale Signaturprozesse mit fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen nach der eIDAS-Verordnung. Damit lässt sich die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags an das für den jeweiligen Prozess gewählte Signaturniveau anpassen.
Teams können die freigegebene Vertragsfassung, das Signaturniveau und den getrennt geprüften NachwG-Nachweisweg in einem HR-Workflow verbinden. So bleiben Unterzeichnung, elektronische Bereitstellung und Empfangsdokumentation klar zugeordnet, ohne die unterschiedlichen Formanforderungen zu vermischen.
Nächster Schritt: Testen Sie mit Nota Sign einen Arbeitsvertragsworkflow, der Vertragsunterzeichnung und NachwG-Nachweis als getrennte, aber verbundene Prozessschritte dokumentiert.
