Rechtslage elektronischer Signaturen in den Vereinigten Staaten

Zusammenfassung der Rechtslage elektronischer Signaturen

Dieser Leitfaden erläutert den anwendbaren Rechtsrahmen für elektronische Signaturen in den Vereinigten Staaten, einschließlich der maßgeblichen Gesetze, Rechtswirkung, anerkannten Signaturverfahren, Wirksamkeitsanforderungen, Ausnahmen und praktischen Geschäftsanwendungen.

Anwendbare Gesetze

das Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und das Einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA), wie von den anwendbaren Bundesstaaten übernommen

Rechtsstatus

Elektronische Aufzeichnungen und Signaturen sind in den Vereinigten Staaten nach das Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und das Einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA), wie von den anwendbaren Bundesstaaten übernommen rechtlich anerkannt. Der Signaturprozess muss zugleich jede anwendbare dokumentenspezifische Vorgabe zu Identität, Nachweisen, Zustellung, Aufbewahrung, Zeugenschaft, Beurkundung, Registrierung oder Einreichung erfüllen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Die Regulierung elektronischer Signaturen richtet sich nach den kombinierten Anforderungen des Bundes- und Landesrechts sowie sektorspezifischer Vorschriften.

Rechtliche Anerkennung (Wirkung)

Elektronische Signaturen sind nach dem Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN Act) und dem Einheitlichen Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA) anerkannt. Diese Gesetze stehen im Einklang mit internationalen Standards wie dem UNCITRAL-Modellgesetz über den elektronischen Geschäftsverkehr.

Der ESIGN Act bestimmt, dass einer Signatur, einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung die Rechtswirkung, Gültigkeit oder Durchsetzbarkeit nicht allein deshalb versagt werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt.

Übernahme durch die Bundesstaaten: ab 1999

Das UETA ist ein Modellgesetz, das von 49 Bundesstaaten der Vereinigten Staaten, dem District of Columbia, Puerto Rico und den Amerikanischen Jungferninseln übernommen wurde. Es bildet den Rechtsrahmen für elektronische Transaktionen und stellt sicher, dass elektronische Aufzeichnungen und Signaturen ihren papierbasierten Entsprechungen gleichgestellt werden.

Diese Rechtsrahmen waren maßgeblich für die weite Verbreitung von E-Signaturen in verschiedenen Sektoren der Vereinigten Staaten und ermöglichen es Unternehmen und Privatpersonen, Transaktionen effizient und sicher online abzuwickeln.

Hinweis: New York bleibt der einzige Bundesstaat, der das Einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA) nicht übernommen hat. Stattdessen hat er mit dem Electronic Signatures and Records Act (ESRA) ein eigenes Gesetz umgesetzt, das elektronische Signaturen in diesem Bundesstaat rechtsverbindlich macht.

Anerkannte Arten elektronischer Signaturen

Die Vereinigten Staaten erkennen nach dem ESIGN Act und dem UETA eine breite Palette von E-Signaturen an, von einfachen E-Signaturen bis zu sichereren digitalen und biometrischen Signaturen. Jede Signaturart dient unterschiedlichen Zwecken und Sicherheitsstufen; daher ist es unerlässlich, das geeignete Verfahren nach den spezifischen Anforderungen der Transaktion zu wählen. Die jeweils einschlägigen Anforderungen sind zu prüfen.

Im Folgenden ein detaillierter Überblick über die in den USA anerkannten Arten von E-Signaturen:

1. Einfache elektronische Signaturen

Einfache elektronische Signaturen sind die grundlegendste Form der E-Signatur. Sie umfassen jedes elektronische Verfahren zur Anzeige von Vereinbarung oder Zustimmung ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen; die einschlägigen Voraussetzungen bleiben anwendbar.

Beispiele:

• Getippte Signaturen: Tippen Ihres Namens am Ende einer E-Mail oder in einem Online-Formular
• Klick-zum-Unterzeichnen: Klicken auf eine Schaltfläche „Ich stimme zu“ oder „Akzeptieren“ auf einer Website, um die Zustimmung zu Bedingungen anzuzeigen
• Eingescannte Signaturen: Einfügen eines eingescannten Bildes einer handschriftlichen Unterschrift in ein digitales Dokument
• E-Mail-Signaturen: Senden einer E-Mail, die die Zustimmung zu oder Genehmigung des beigefügten Dokuments anzeigt

Anwendungsfälle:

• Vereinbarungen mit geringem Risiko wie interne Vermerke, einfache Verträge oder Bestätigungen
• Geschäftliche Routinetransaktionen, bei denen ein hohes Sicherheitsniveau nicht im Vordergrund steht

2. Digitale Signaturen

Digitale Signaturen verwenden kryptografische Verfahren, um die Signatur zu sichern und die Identität der unterzeichnenden Person zu prüfen. Digitale Signaturen werden mit einem digitalen Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) erstellt.

Beispiele:

• Public-Key-Infrastruktur (PKI): Verwendung einer PKI zur Erstellung einer eindeutigen digitalen Signatur. Die unterzeichnende Person verwendet einen privaten Schlüssel zur Erstellung der Signatur, und die empfangende Person verwendet den entsprechenden öffentlichen Schlüssel zur Prüfung.
• Plattformen für digitale Signaturen: Plattformen für elektronische Signaturen, die sichere Dienste für digitale Unterzeichnung bereitstellen. Diese Plattformen verwenden digitale Zertifikate, um unterzeichnende Personen zu authentifizieren und die Integrität des unterzeichneten Dokuments sicherzustellen.

Anwendungsfälle:

• Hochwertige Verträge, rechtliche Vereinbarungen und Finanztransaktionen, bei denen Sicherheit und Echtheit entscheidend sind
• Behördliche Einreichungen und Compliance-Dokumente, die eine überprüfbare Identität der unterzeichnenden Person und Dokumentintegrität erfordern

3. Biometrische Signaturen

Biometrische Signaturen nutzen einzigartige biologische Merkmale der unterzeichnenden Person zur Authentifizierung. Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Signatur eindeutig an die Person gebunden ist, und bietet ein hohes Sicherheitsniveau.

Beispiele:

• Fingerabdruckscans: Verwendung eines Fingerabdruckscanners zur Erfassung und Prüfung des Fingerabdrucks der unterzeichnenden Person als Teil des Signaturprozesses
• Gesichtserkennung: Einsatz von Gesichtserkennungstechnik zur Prüfung der Identität der unterzeichnenden Person, bevor diese ein Dokument unterzeichnen darf
• Irisscans: Verwendung eines Irisscanners zur Authentifizierung der unterzeichnenden Person anhand ihrer einzigartigen Irismuster

Anwendungsfälle:

• Transaktionen und Vereinbarungen mit hohem Sicherheitsbedarf, die eine hochwertige Authentifizierung erfordern
• Situationen, in denen eine starke Identitätsprüfung erforderlich ist, etwa im Gesundheitswesen, Bankwesen und bei staatlichen Diensten

4. Clickwrap-Signaturen

Clickwrap-Signaturen entstehen, wenn Nutzerinnen und Nutzer ihre Zustimmung zu Bedingungen durch Anklicken eines Kästchens oder einer Schaltfläche anzeigen. Diese Signaturart wird häufig für Online-Vereinbarungen verwendet.

Beispiele:

• Nutzungsbedingungen von Websites: Nutzerinnen und Nutzer klicken auf „Ich stimme zu“, um die Nutzungsbedingungen bei der Anmeldung für eine Website oder einen Online-Dienst zu akzeptieren.
• Softwarelizenzen: Klicken auf eine Schaltfläche zur Annahme der Lizenzvereinbarung vor der Installation von Software

Anwendungsfälle:

• Online-Dienste und Software, bei denen Nutzerinnen und Nutzer Bedingungen akzeptieren müssen
• E-Commerce-Transaktionen, bei denen Käuferinnen und Käufer Bedingungen vor Abschluss eines Kaufs zustimmen

Rechtliche Anforderungen an elektronische Signaturen

Damit eine E-Signatur rechtlich gültig und durchsetzbar ist, müssen folgende Grundkriterien erfüllt sein:

1. Zustimmung aller Parteien

Sowohl die Absenderin bzw. der Absender als auch die Empfängerin bzw. der Empfänger müssen der Verwendung von E-Signaturen für ihre Transaktion zustimmen. Diese Zustimmung wird in der Regel während des Signaturprozesses dokumentiert, entweder durch einen ausdrücklichen Opt-in-Mechanismus oder durch Software, die die Vereinbarung zur elektronischen Unterzeichnung protokolliert. Ohne klare Zustimmung könnte die Gültigkeit der E-Signatur angefochten werden.

Beispiel: Ein Online-Formular, bei dem Nutzerinnen und Nutzer ein Kästchen ankreuzen, um der Verwendung von E-Signaturen für die Vereinbarung zuzustimmen.

2. Identitätsprüfung

Die Identität der unterzeichnenden Person muss überprüfbar sein, damit feststeht, dass die E-Signatur echt und dieser Person rechtlich zuzuordnen ist. Übliche Verfahren der Identitätsprüfung sind E-Mail-Authentifizierung, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), sichere Anmeldedaten oder ein digitales Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA). Bei hochwertigen oder sensiblen Transaktionen können zusätzliche Prüfmaßnahmen umgesetzt werden.

Beispiel: Eine Plattform für digitale Signaturen, die von Nutzerinnen und Nutzern die Eingabe eines einmaligen Passworts (OTP) verlangt, das an ihr registriertes Mobiltelefon gesendet wird.

3. Dokumentintegrität (Manipulationsschutz)

Nach dem Anbringen einer E-Signatur sollte das Dokument gesperrt oder verschlüsselt werden, um unbefugte Änderungen zu verhindern. Zuverlässige Plattformen für E-Signaturen verwenden Hash-Algorithmen und Verschlüsselungstechniken, um die Integrität des Dokuments zu wahren und eine sichere, unveränderliche Aufzeichnung der Transaktion zu schaffen.

Beispiel: Ein Vertrag, der mit einer digitalen Signatur unterzeichnet wird und eine Warnung anzeigt, wenn nach dem Anbringen der Signatur Änderungen vorgenommen werden.

4. Aufbewahrung von Unterlagen/Prüfpfade

Es muss eine vollständige und zugängliche Aufzeichnung des E-Signaturprozesses geführt werden. Dazu gehört ein Protokoll aller während des Signaturprozesses ausgeführten Handlungen wie Zeitstempel, IP-Adressen und Daten zur Benutzerauthentifizierung. Diese Prüfpfade dienen im Streitfall als Beweismittel und unterstützen Organisationen bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen an die Aufbewahrung.

Beispiel: Eine Plattform für E-Signaturen, die einen sicheren, mit Zeitstempeln versehenen Prüfpfad für jeden Schritt des Signaturprozesses führt, von der Dokumenterstellung bis zur endgültigen Signatur.

Beschränkungen und Ausnahmen

Abschnitt 103 des ESIGN nimmt bestimmte Aufzeichnungen und Mitteilungen von den allgemeinen Regeln des Bundesgesetzes über elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen aus. Die Ausnahme macht die elektronische Ausführung für sich genommen nicht nach einem anderen anwendbaren Bundes- oder Landesrecht unwirksam; das maßgebliche Spezialgesetz und seine Formvorschriften sind für jedes Dokument zu prüfen. Zu den ausgenommenen oder besonders behandelten Kategorien gehören:

• Testamente, Nachträge und testamentarische Trusts;
• Adoption, Scheidung und andere familienrechtliche Angelegenheiten;
• gerichtliche Verfügungen, Mitteilungen und amtliche Gerichtsdokumente;
• Mitteilungen über die Einstellung von Versorgungsleistungen, Zahlungsverzug, Inbesitznahme, Zwangsvollstreckung, Räumung oder die Beendigung von Kranken- oder Lebensversicherungsleistungen;
• Produktrückrufe oder Mitteilungen über wesentliche Mängel mit Gesundheits- oder Sicherheitsbezug;
• Dokumente im Zusammenhang mit der Beförderung oder Handhabung gefährlicher Stoffe; und
• bestimmte Transaktionen nach dem Einheitlichen Handelsgesetzbuch außerhalb der von ESIGN beibehaltenen Bestimmungen. Landesrechtliche Regelungen, einschließlich der auf dem UETA beruhenden Gesetze und des Electronic Signatures and Records Act des Bundesstaats New York, sind zusammen mit sektor- und dokumentspezifischen Regeln zu prüfen; die einschlägigen Formvorschriften müssen erfüllt werden.

Branchenanwendungen und typische Anwendungsfälle

E-Signaturen sind in den Vereinigten Staaten zu einem festen Bestandteil der Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen geworden, getrieben durch das Bedürfnis nach Effizienz, Sicherheit und Komfort. Mehrere Schlüsselsektoren haben E-Signaturen zur Rationalisierung von Abläufen und zur Verbesserung des Kundenerlebnisses übernommen. Dabei müssen die einschlägigen rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.