E-Signaturen für schnellere HR-Prozesse

Elektronische Signaturen können für viele HR-Dokumente verwendet werden. Ihre Rechtswirkung hängt jedoch vom anwendbaren Recht und der Rechtsordnung, vom Dokument und Beschäftigungsprozess, von vorgeschriebenen Form-, Hinweis-, Einwilligungs-, Aufbewahrungs- oder Ausschlussregeln, von der Unterzeichnungsabsicht, der Authentifizierung und den aufbewahrten Nachweisen ab. Nota Sign bietet HR-Teams eine sichere digitale Möglichkeit, Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Onboarding-Formulare, Richtlinienbestätigungen und Austrittsunterlagen mit einem klaren Signaturnachweis zu senden und zu unterzeichnen. Prüfen Sie die Anforderungen jedes HR-Prozesses vor der Einführung.

HR-Teams können E-Signaturen für Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Onboarding-Pakete, Handbücher und Richtlinienbestätigungen, Leistungsdokumentation, Urlaubs- oder Ausgabenfreigaben, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Offboarding-Formulare verwenden. Ordnen Sie jeden Prozess vor der Einführung den passenden Freigabe-, Signatur- und Aufbewahrungsanforderungen zu.

Nein. Mit Nota Sign können Empfänger Dokumente prüfen und unterzeichnen, ohne ein Konto anzulegen, sich anzumelden oder Software herunterzuladen. So können Bewerber und Beschäftigte das Dokument leichter in einem Browser oder auf einem Mobilgerät abschließen, während HR den Signaturprozess auf die jeweilige Aufgabe konzentriert hält.

Ja. HR kann Empfängerrollen und Signaturreihenfolge festlegen, damit ein Dokument den richtigen Ablauf durchläuft, etwa Führungskraftprüfung, Mitarbeitersignatur und HR-Ablage. Verwenden Sie einen standardmäßigen Umschlagprozess, wenn mehrere Personen am selben Dokument handeln müssen, und bewahren Sie einen klaren Datensatz jedes Schrittes.

Ja. Der Massenversand ist für wiederkehrende HR-Programme ausgelegt, bei denen jeder Beschäftigte eine separate Kopie derselben Richtlinie, Mitteilung, Schulungsbestätigung oder desselben Compliance-Formulars benötigt. Beginnen Sie mit einem Dokument oder einer Vorlage, importieren Sie Empfängerdaten, prüfen Sie den Stapel und überwachen Sie den Abschluss zentral.

Ja. Mit Vorlagen kann HR Dokument, Empfängerrollen, Signaturreihenfolge, Felder, Erinnerungen und Versandeinstellungen häufiger Prozesse wiederverwenden. Teams können bei Angebotsschreiben oder Onboarding-Formularen mit einer freigegebenen Struktur beginnen und die Angaben vor dem Versand für den jeweiligen Empfänger prüfen oder anpassen.

Ja. Nota Sign unterstützt mehrere Authentifizierungsoptionen für Unterzeichnende, darunter E-Mail-Verifizierung, Zugangscodes, SMS-Verifizierung und stärkere Identitätsprüfungen. HR kann die zum Dokument, Risiko der unterzeichnenden Person und zur Unternehmensrichtlinie passende Kontrolle wählen, ohne jede Anfrage unnötig zu erschweren.

Ja. Mit Nota Sign Branding können Teams Logo und visuelle Identität ihrer Organisation auf Signatur-E-Mails und für Empfänger sichtbare Signaturseiten anwenden. Ein einheitliches Erlebnis kann Bewerbern und Beschäftigten helfen, HR-Kommunikation zu erkennen, während der zugrunde liegende Dokumentprozess klar und sicher bleibt.

Jedes abgeschlossene Dokument besitzt einen manipulationserkennbaren Prüfpfad, der wichtige Dokument- und Signaturereignisse aufzeichnet. HR kann die abgeschlossene Datei und die zugehörigen Nachweise für Aktenprüfungen, Compliance-Prozesse und spätere Fragen dazu aufbewahren, wann das Dokument geöffnet, unterzeichnet oder abgeschlossen wurde.