3. März 2025
Einführung
Bei einem möglichen Fall höherer Gewalt reicht es nicht, nur das Ereignis festzuhalten. Für eine belastbare interne Prüfung müssen Vertragsklausel, konkreter Auslöser, Meldung an die Gegenseite und die dazugehörigen Nachweise eindeutig voneinander getrennt und miteinander verknüpft sein.
Für die Rechtsabteilung ist dabei vor allem wichtig, Tatsachen und rechtliche Bewertung nicht zu vermischen. Die Dokumentation sollte zeigen, was passiert ist, auf welche Vertragsklausel sich die Prüfung bezieht, wann und wie die Gegenseite informiert wurde und welche Nachweise vorliegen. Ob die Voraussetzungen der Klausel tatsächlich erfüllt sind und welche Rechtsfolgen daraus entstehen, bleibt eine gesonderte rechtliche Bewertung anhand des Vertrags und des anwendbaren Rechts.
Der folgende Ablauf führt von der Zuordnung der Klausel bis zur Freigabe vor der Signatur. Für den anschließenden Signaturprozess kann Nota Sign – abhängig vom eingerichteten Workflow – fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) unterstützen. Die Signatur dokumentiert den Abschluss des vorgesehenen Prozesses; sie entscheidet nicht über die rechtliche Wirkung der Force-Majeure-Klausel.
Für weitere Vertragsabläufe finden Sie auf der Nota Sign Lösungsseite Recht passende Anwendungsfälle. Wiederverwendbare Dokumentstrukturen zeigt die Vorlagenübersicht.
Klausel, Ereignis und Prüfgegenstand eindeutig zuordnen
Am Anfang steht die eindeutige Zuordnung zum Vertrag. Erfassen Sie die relevante Force-Majeure-Klausel einschließlich ihrer Position im Dokument und verknüpfen Sie sie mit dem konkreten Ereignis und dessen Zeitpunkt. So bleibt später nachvollziehbar, welche Vertragsfassung und welche Klausel geprüft wurden.
Danach sollte feststehen, welche Angaben die Klausel für die weitere Prüfung verlangt. Nennt sie beispielsweise einen bestimmten Auslöser oder eine Meldefrist, gehören diese Punkte in den Prüfdatensatz. Die Dokumentation bildet damit die Anforderungen der konkreten Klausel ab, ohne bereits vorwegzunehmen, ob sie im Einzelfall erfüllt sind.
Eine eindeutige Prüfkennung, das Anlagedatum und die verantwortliche Stelle helfen, den Vorgang über die weitere Bearbeitung hinweg konsistent zu halten. Diese Zuordnung ist besonders wichtig, wenn mehrere Verträge, Vertragsversionen oder Ereignisse parallel geprüft werden.
Den Auslöser dokumentieren und die Bewertung getrennt halten
Der Auslöser beschreibt das tatsächliche Ereignis, auf das sich die Prüfung stützt. Dokumentieren Sie seine Bezeichnung, den Zeitpunkt und die Quelle oder den Nachweis, aus dem sich das Ereignis ergibt. Entscheidend ist, dass der Sachverhalt später ohne erneute Rekonstruktion nachvollzogen werden kann.
Die Tatsachenbeschreibung sollte von der rechtlichen Bewertung getrennt bleiben. Ob das dokumentierte Ereignis unter die konkrete Force-Majeure-Klausel fällt, ist eine eigene Prüffrage. Diese Trennung verhindert, dass eine interne Einschätzung später wie ein bereits feststehender Vertragsbefund erscheint.
Halten Sie außerdem fest, wer den Auslöser erfasst oder geprüft hat und wann dies geschehen ist. Damit bleibt sichtbar, auf welcher Informationsgrundlage die nachfolgenden Schritte – insbesondere die Meldung an die Gegenseite – erfolgt sind.
Die Meldung an die Gegenseite nachvollziehbar festhalten
Für die Meldung sollten Empfänger, Zeitpunkt, Inhalt und Übermittlungsweg dokumentiert werden. Diese Angaben beantworten zwei unterschiedliche Fragen: Was wurde mitgeteilt und wie lässt sich die Übermittlung später nachvollziehen?
Falls die Klausel eine Meldefrist vorsieht, kann der dokumentierte Zeitpunkt mit dieser Frist abgeglichen werden. Der Abgleich sollte als eigener Prüfschritt festgehalten werden, statt die Meldung pauschal als „rechtzeitig“ zu kennzeichnen. So bleibt erkennbar, welche Tatsachen vorlagen und welche Bewertung daraus abgeleitet wurde.
Eine Empfangsbestätigung kann zusätzlich dokumentiert werden, wenn sie vorliegt. Sie gehört jedoch nicht zum Auslöser selbst und ersetzt auch nicht die Erfassung des Übermittlungszeitpunkts. Gerade diese Trennung reduziert Unklarheiten, wenn der Vorgang später intern oder mit der Gegenseite nachvollzogen werden muss.
Nachweise mit der richtigen Vertragsfassung verknüpfen
Der Nachweis sollte die dokumentierten Elemente des Vorgangs zusammenführen: den Auslöser, die Meldung und – soweit relevant – den Fristabgleich. Zusätzlich sollte er eindeutig auf die geprüfte Vertragsklausel und Vertragsfassung verweisen.
Speicherort, Ablagedatum und das verwendete Prüfmittel gehören ebenfalls in die Dokumentation. Damit kann eine spätere Prüfung feststellen, welche Unterlagen herangezogen wurden und wie der damalige Prüfschritt zustande kam.
Bearbeitbare Vorlagen und die für den Abschluss vorgesehene Vertragsfassung sollten getrennt bleiben. Vor der Freigabe ist deshalb zu prüfen, ob die abgelegten Nachweise vollständig sind und tatsächlich zu der Klausel und Vertragsversion gehören, die anschließend signiert werden sollen.
Klauselprüfung vor der Signatur freigeben
Die Freigabe ist der Abschluss der internen Dokumentationsprüfung. Zu diesem Zeitpunkt sollten Auslöser, Meldung und Nachweise vollständig erfasst, der Bezug zur richtigen Vertragsfassung hergestellt und offene Bewertungen kenntlich gemacht sein.
Dokumentieren Sie, wer die Prüfung freigegeben hat und wann die Freigabe erfolgt ist. Anschließend sollte kontrolliert werden, dass die freigegebene Klausel beziehungsweise Vertragsfassung bis zur Signatur nicht unbemerkt verändert wurde.
Erst danach folgt der eigentliche Signaturprozess. Je nach konfiguriertem Prozess kann Nota Sign AES oder QES unterstützen und den Signaturvorgang mit der freigegebenen Vertragsfassung verbinden. Welche Signaturmethode für den konkreten Vertrag geeignet oder erforderlich ist, richtet sich nach dem jeweiligen Anwendungsfall und den maßgeblichen Anforderungen.
Wenn Sie einen solchen Ablauf standardisieren möchten, können Sie die Prüfung mit einem wiederverwendbaren Vertragsworkflow in Nota Sign abbilden und die freigegebene Fassung anschließend zur Signatur weitergeben.
