14. Februar 2025
Einführung
Ein Vertrag kann vollständig digital erstellt und versendet werden – und trotzdem die falsche Form erfüllen. In Deutschland sind Schriftform, Textform und elektronische Form rechtlich unterschiedliche Anforderungen. Entscheidend ist deshalb nicht, ob ein Dokument „digital“ ist, sondern welche Form die konkrete Vorschrift oder Vereinbarung verlangt.
Für die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform gilt § 126 BGB. Sie kann nach § 126 Absatz 3 grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Die elektronische Form nach § 126a BGB verlangt dafür den Namen des Ausstellers und eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die Textform nach § 126b BGB folgt anderen Kriterien und setzt keine elektronische Signatur voraus.
Für die Rechtsabteilung ergibt sich daraus eine klare Reihenfolge: Formquelle bestimmen, gesetzliche und vereinbarte Form unterscheiden, die Zulässigkeit der elektronischen Ersatzform prüfen und erst danach den Versand- oder Signaturworkflow festlegen. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) ist dabei nicht automatisch ausreichend, um die elektronische Form nach § 126a BGB zu erfüllen.
Nota Sign unterstützt AES und QES nach der eIDAS-Verordnung in elektronischen Signaturworkflows. Nach der rechtlichen Einordnung können Teams die freigegebene Formanforderung, das passende Signaturniveau und die Abschlussnachweise in einem wiederholbaren Vertragsprozess umsetzen.
Welche Formvorschrift gilt für das konkrete Dokument?
Die Prüfung beginnt beim konkreten Dokument, nicht bei der allgemeinen Vertragskategorie. Maßgeblich kann eine gesetzliche Vorschrift, eine vertragliche Formklausel oder eine andere rechtsgeschäftliche Vereinbarung sein. Deshalb sollte die Rechtsabteilung zuerst die Formquelle und die betroffene Vertragsfassung eindeutig zuordnen.
Gesetzlich vorgeschriebene und rechtsgeschäftlich vereinbarte Form sind getrennt zu behandeln. Für vereinbarte Formen enthält § 127 BGB eigene Auslegungsregeln, die unter bestimmten Voraussetzungen weniger streng sein können als die gesetzlichen Formvorschriften der §§ 126 bis 126b BGB. Eine interne Richtlinie sollte diese Fälle daher nicht pauschal gleichsetzen.
Für eine belastbare Prüfliste genügen wenige, aber eindeutige Angaben:
- Vertragsdokument und maßgebliche Fassung;
- Parteien und Rolle der Erklärenden;
- Formquelle mit Fundstelle;
- erforderliche Form: Textform, Schriftform oder elektronische Form;
- Zulässigkeit einer elektronischen Ersetzung;
- vorgesehene Signaturstufe und zugehöriger Nachweis.
Ändert sich die Vertragsfassung oder die zugrunde gelegte Formvorschrift, sollte die Zuordnung erneut geprüft werden. So bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage der gewählte digitale Prozess freigegeben wurde.
Schriftform und Textform sind nicht dasselbe
Die drei Begriffe beschreiben unterschiedliche Anforderungen. Für die Praxis hilft eine klare Trennung:
Damit ist eine stärkere Signatur nicht automatisch die richtige Antwort auf jede Formfrage. Verlangt eine Vorschrift lediglich Textform, entsteht aus § 126b BGB keine Pflicht zur QES. Soll dagegen eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform elektronisch ersetzt werden, reicht eine AES für § 126a BGB nicht aus. Schließt eine Spezialvorschrift die elektronische Form aus, kann auch eine QES diese gesetzliche Sperre nicht überwinden.
Wann ersetzt die elektronische Form die Schriftform?
§ 126 Absatz 3 BGB erlaubt grundsätzlich, die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen, sofern sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Die erste Frage lautet deshalb nicht „Welche Signatur nutzen wir?“, sondern „Ist die elektronische Ersetzung für dieses Dokument überhaupt zulässig?“.
Ist sie zulässig, gibt § 126a BGB die Anforderungen der elektronischen Form vor. Der Aussteller fügt der Erklärung seinen Namen hinzu und versieht das elektronische Dokument mit einer QES. Bei einem Vertrag müssen die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument in dieser Weise elektronisch signieren.
Für rechtsgeschäftlich vereinbarte Formvorgaben ist § 127 BGB gesondert zu prüfen. Dort können, soweit kein anderer Parteiwille anzunehmen ist, erleichterte Regeln gelten. Das ist auch der Grund, warum eine AES in bestimmten digitalen Vertragsworkflows angemessen sein kann, ohne die QES-Anforderung des § 126a BGB zu ersetzen.
Die Signaturklasse sollte deshalb immer das Ergebnis der Formprüfung sein – nicht deren Ausgangspunkt.
Welche Nachweise sollten Sie zur Formprüfung aufbewahren?
Die gesetzlichen Formvorschriften geben nicht für jeden Vertrag ein einheitliches „Nachweispaket“ vor. Für die interne Prüfbarkeit empfiehlt es sich jedoch, die rechtliche Einordnung mit der tatsächlich versendeten oder signierten Vertragsfassung zu verbinden.
Zur Dokumentation gehören typischerweise die geprüfte Vertragsversion, die herangezogene Formvorschrift, das Ergebnis der Prüfung und die Freigabe. Wird elektronisch signiert, können zusätzlich Signatur- und Zertifikatsinformationen, Zeitangaben sowie vorhandene Auditdaten dem Vorgang zugeordnet werden. Bei Textform steht dagegen die lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger im Mittelpunkt; eine Signatur sollte nicht als zwingende Voraussetzung dokumentiert werden, wenn die einschlägige Regel sie nicht verlangt.
Wichtig ist vor allem die Versionsbindung. Ein Nachweis für Fassung A beantwortet nicht automatisch die Formfrage für eine später geänderte Fassung B. Wird der Vertragsinhalt nach der Prüfung noch geändert, sollte die Rechtsabteilung prüfen, ob die Freigabe weiterhin trägt.
Formprüfung vor dem Versand freigeben
Vor dem Versand sollte eine verantwortliche Stelle bestätigen, dass Dokument, Formquelle, gewählte Form und technischer Workflow zusammenpassen. Diese Freigabe ist ein interner Kontrollschritt; sie ersetzt weder die anwendbare Rechtsnorm noch eine erforderliche juristische Bewertung des Einzelfalls.
Erst danach wird der digitale Prozess konfiguriert. Verlangt die elektronische Ersatzform nach § 126a BGB eine QES, muss der Workflow diese Signaturstufe abbilden. Ist eine andere elektronische Signatur ausreichend, kann eine AES eingesetzt werden, sofern sie zur konkreten Formvorgabe und zum gewünschten Nachweisniveau passt. Bei reiner Textform kann ein Signaturprozess aus Formgründen sogar entbehrlich sein.
So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar: Die Rechtsabteilung bestimmt die Formanforderung, der technische Workflow setzt die freigegebene Entscheidung um, und die zugehörigen Nachweise werden mit der richtigen Vertragsfassung abgelegt.
Nächster Schritt: Klassifizieren Sie einen repräsentativen Vertrag nach Schrift-, elektronischer oder Textform und bilden Sie die freigegebene Route anschließend in Nota Sign ab.
