18. Dezember 2025
Einführung
Wer einen bereits elektronisch unterschriebenen Vertrag ändern möchte, sollte die signierte Fassung nicht überschreiben. Die ursprüngliche Version bleibt als Nachweis erhalten; die Änderung wird in einer neuen, eindeutig gekennzeichneten Fassung dokumentiert.
Entscheidend ist dabei nicht nur, was geändert wird. Ebenso wichtig ist, wer die Änderung veranlasst, ob die Person zur erneuten Unterzeichnung berechtigt ist und welcher Nachweis später zeigen soll, welche Fassung tatsächlich freigegeben und signiert wurde.
Dieser Leitfaden beschreibt einen belastbaren Ablauf für Compliance- und Vertragsteams: signierte Ausgangsfassung sichern, Änderung versionieren, Identität und Berechtigung prüfen, Nachweise zuordnen und die neue Fassung erst danach zur Signatur freigeben. Ob eine erneute Unterschrift rechtlich erforderlich ist und welches Signaturniveau dafür passt, hängt vom Dokumenttyp, den Vereinbarungen der Parteien und dem anwendbaren Recht ab.
Nota Sign unterstützt für solche Workflows qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES; englisch AES) nach der eIDAS-Verordnung. Nach der Freigabe der neuen Vertragsfassung können Teams die Beteiligten, das vorgesehene Signaturverfahren und die Nachweise als eigenständigen Änderungszyklus zusammenführen.
Warum die signierte Ausgangsfassung erhalten bleiben sollte
Eine bestehende elektronische Signatur bezieht sich auf die Daten, die zum Zeitpunkt der Signatur vorlagen. Wird der Vertragsinhalt danach geändert, sollte die neue Fassung deshalb nicht so behandelt werden, als wäre sie bereits von der ursprünglichen Signatur erfasst.
Für fortgeschrittene elektronische Signaturen verlangt Artikel 26 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, dass die Signatur so mit den signierten Daten verbunden ist, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Für die Praxis bedeutet das: Die signierte Ausgangsfassung bleibt unverändert archiviert, während die Änderung eine eigene Version erhält.
Eine saubere Änderungsprüfung dokumentiert mindestens die betroffene Vertragsfassung, die geänderte Passage, den Anlass der Änderung und die verantwortliche Person. So lässt sich später nachvollziehen, welche Version ursprünglich signiert wurde und wie die neue Fassung daraus entstanden ist.
Identität und Berechtigung vor der erneuten Signatur klären
Vor einer erneuten Signatur sollte das Team prüfen, wer die neue Fassung unterzeichnen soll. Dabei sind zwei Fragen zu trennen: Ist die Identität des Unterzeichners ausreichend festgestellt, und ist diese Person für die konkrete Änderung unterschriftsberechtigt?
Bei derselben Person kann die erneute Identitätsprüfung je nach Signaturverfahren bereits Teil des gewählten Signaturprozesses sein. Wechselt der Unterzeichner, etwa wegen Vertretung, Rollenwechsel oder Zuständigkeitsänderung, sollte zusätzlich nachvollziehbar sein, auf welcher Grundlage die neue Person handelt.
Für die Änderungsakte genügt deshalb nicht nur ein Name. Sinnvoll sind auch die Zuordnung zur Vertragspartei, die Rolle oder Vertretungsbefugnis, der Zeitpunkt der Prüfung und die verantwortliche Stelle. Das ist ein organisatorischer Kontrollschritt und keine pauschale gesetzliche Vorgabe für jeden Vertrag.
Neue Vertragsfassung eindeutig mit der Vorversion verknüpfen
Die neue Fassung braucht eine eindeutige Versionskennung und einen klaren Bezug zur zuletzt freigegebenen Version. Dadurch lässt sich die Änderungskette rekonstruieren, ohne die bereits signierte Datei zu überschreiben.
In der Praxis sollte die Änderungsdokumentation erkennen lassen:
- welche Ausgangsversion betroffen ist;
- welche Passagen geändert wurden;
- wann die neue Version erstellt wurde;
- wer die Änderung veranlasst oder freigegeben hat;
- welche Version anschließend zur Signatur versendet wurde.
Vor der Freigabe lohnt sich außerdem ein Vergleich beider Fassungen. Er verhindert, dass neben der beabsichtigten Änderung unbemerkt weitere Vertragsstellen geändert werden.
Ein typischer Fall: Eine Vertragspartei korrigiert nach der ersten Signatur eine Vergütungsregelung. Statt die signierte Datei zu bearbeiten, bleibt Version 1 im Vertragsordner. Die Änderung wird als Version 2 dokumentiert, mit Version 1 verknüpft und nach der erforderlichen internen Freigabe erneut zur Signatur gestellt.
Welche Nachweise zur geänderten Fassung gehören
Der Nachweis sollte die neue Signatur eindeutig der neuen Vertragsfassung zuordnen. Dazu gehören je nach Workflow insbesondere die Versionskennung, die freigegebene Datei, Informationen zu Unterzeichnern und Rollen, Zeitangaben sowie der Signatur- oder Auditnachweis des verwendeten Verfahrens.
Der Nachweis der ursprünglichen Signatur bleibt davon getrennt erhalten. So kann ein späterer Prüfer unterscheiden, was mit Version 1 bestätigt wurde und welche Erklärung sich auf Version 2 bezieht.
Wichtig ist auch die Reihenfolge: Erst wenn die neue Fassung feststeht, sollte sie in den Signaturprozess gegeben werden. Änderungen nach der Freigabe können die Zuordnung zwischen Dokument, Signatur und Nachweis wieder aufbrechen und sollten deshalb einen neuen Versions- und Freigabeschritt auslösen.
Wann die neue Fassung freigegeben und erneut signiert wird
Die fachliche Freigabe sollte bestätigen, dass Änderung, Version, Unterzeichner und zugehörige Nachweise zusammenpassen. Erst danach wird die neue Vertragsfassung in den vorgesehenen Signaturworkflow gegeben.
Für die rechtliche Einordnung sind zwei eIDAS-Grundsätze relevant. Nach Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erfüllt. Artikel 25 Absatz 2 stellt eine qualifizierte elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift in ihrer Rechtswirkung gleich.
Daraus folgt jedoch nicht, dass jede geänderte Vertragsfassung automatisch wirksam ist oder zwingend mit QES unterzeichnet werden muss. Maßgeblich bleiben unter anderem der konkrete Vertrag, gesetzliche oder vereinbarte Formerfordernisse, die Parteien und der jeweilige Transaktionskontext.
Für Workflows in Nota Sign bedeutet das: Das Team kann die freigegebene neue Fassung mit dem vorgesehenen Signaturverfahren versenden und die zugehörigen Nachweise getrennt von der Vorversion aufbewahren. Die Auswahl zwischen FES/AES, QES oder einem anderen zulässigen Verfahren sollte sich an den Anforderungen des konkreten Vorgangs orientieren.
Nächster Schritt: Testen Sie in Nota Sign einen Änderungszyklus, der Ausgangsfassung, Freigabe, neue Version und erneute Signatur eindeutig miteinander verknüpft.
