Marco jurídico de la firma electrónica en Colombia

Resumen de la legalidad de la firma electrónica

Esta guía presenta el régimen de la firma electrónica en Colombia, y aborda la normativa aplicable, sus efectos jurídicos, los métodos admitidos, las condiciones de validez, las exclusiones y los principales usos empresariales.

Leyes aplicables

Ley 527 de 1999; Decreto 1074 de 2015; Decreto 526 de 2021

Situación jurídica

Los registros y firmas electrónicas reciben reconocimiento jurídico en Colombia de acuerdo con la Ley 527 de 1999 y los Decretos 1074 de 2015 y 526 de 2021. El proceso debe respetar todas las reglas aplicables al documento.

Autoridad reguladora

La Superintendencia de Industria y Comercio autoriza y supervisa entidades de certificación, audita sus operaciones, suspende o revoca autorizaciones, solicita información, impone sanciones, revoca certificados emitidos indebidamente, designa repositorios y entidades cuando la ley lo prevé, emite certificados relativos a firmas digitales de dichas entidades, hace cumplir reglas de competencia, prácticas desleales y protección al consumidor, e imparte instrucciones. El método exigible depende del documento, de la operación y de las formalidades aplicables.

Reconocimiento jurídico (efecto)

El efecto jurídico se evalúa de acuerdo con la Ley 527 de 1999 y los Decretos 1074 de 2015 y 526 de 2021, considerando intención, atribución fiable, integridad y cada forma prescrita. En cada caso deben comprobarse las formalidades aplicables al documento y a la operación.

Tipos aceptados de firmas electrónicas

Firma digital, con correspondencia respecto de los tres tipos de firma de la UE.

Firma digital: valor numérico adjunto a un mensaje de datos que, por medio de un procedimiento matemático conocido vinculado con la clave del originador y el texto, hace posible determinar que se obtuvo exclusivamente con esa clave y que el mensaje inicial no fue modificado.

Una firma digital es un valor numérico adjunto a un mensaje y generado por medio de un procedimiento matemático que vincula la clave del originador con el texto, permitiendo confirmar uso exclusivo de esa clave e integridad del mensaje.

Requisitos jurídicos de las firmas electrónicas

Para que el proceso produzca efectos jurídicos, deben conservarse pruebas de:

• intención y consentimiento;
• identificación y atribución fiables;
• integridad y detección de cambios;
• entrega, acceso y reproducción;
• marcas de tiempo, autenticación y pista de auditoría; y
• todo certificado, testigo, notarización, registro, presentación o conservación requerido.

Limitaciones y excepciones

Artículo 27. Documentos de transporte. Sin perjuicio del párrafo 3, cuando la ley exija que un acto del artículo 26 conste por escrito o en papel, el requisito se cumple si el acto se realiza por medio de uno o más mensajes de datos.

Documentos que la ley exige otorgar en forma notarial, como testamentos, capitulaciones matrimoniales y escrituras de compraventa de inmuebles.

Asuntos de derecho de familia, como acuerdos de divorcio o documentos de adopción. Debe cumplirse este requisito.

Aplicaciones sectoriales y casos de uso habituales

Artículo 26. Actos relacionados con contratos de transporte de mercancías. Sin perjuicio de la Parte Uno, este capítulo resulta aplicable, sin carácter exhaustivo, a los siguientes actos:

(a) I. Aportar marcas, número, cantidad o peso de las mercancías.

II. Declarar naturaleza o valor.

III. Emitir recibo de mercancías.

IV. Confirmar que terminó la carga;

(b) I. Notificar a una persona los términos y condiciones del contrato.

II. Dar instrucciones al transportista;

(c) I. Reclamar la entrega.

II. Autorizar la liberación de mercancías.

III. Notificar pérdida o daño;

(d) Cualquier otro aviso o declaración vinculada con la ejecución del contrato;

(e) Compromiso de entregar a una persona designada o autorizada para reclamar;

(f) Otorgar, adquirir, renunciar, entregar, transferir o negociar derechos sobre mercancías;

(g) Adquirir o transferir derechos y obligaciones contractuales.

Los tribunales colombianos aplican el principio de «equivalencia funcional» de la CNUDMI: revisan no la forma de la firma, sino si cumple las funciones centrales de una manuscrita:

Autenticación: confirmar la identidad del firmante.

Manifestación de intención: demostrar consentimiento al contenido.

Integridad documental: asegurar que el documento firmado no fue alterado.

Si la firma electrónica cumple estas funciones, los tribunales deben reconocer su validez.