8 April 2025
Pendahuluan
Manipulasi tanda tangan digital tidak hanya berarti gambar tanda tangan dipindahkan. Risiko dapat muncul sebelum penandatanganan melalui identitas palsu, saat proses melalui persetujuan yang disalahgunakan, atau setelahnya melalui perubahan dokumen.
Karena itu, deteksi harus menggunakan kontrol sebelum, saat, dan setelah tanda tangan, bukan mengandalkan pemeriksaan visual.
Sebelum penandatanganan
Konfirmasikan identitas, kewenangan, alamat penerima, dan versi dokumen. Gunakan sumber kontak yang telah disetujui dan lapisan autentikasi sesuai risiko. Perubahan penerima atau metode harus tercatat serta disetujui.
Waspadai tautan palsu, akun bersama, dokumen dari sumber tidak resmi, dan permintaan untuk membagikan OTP. Bukti verifikasi disimpan dengan minimisasi data serta akses terbatas.
Saat persetujuan diberikan
Penanda tangan harus melihat versi dokumen yang benar dan melakukan tindakan afirmatif. Rekam waktu, metode autentikasi, tindakan persetujuan, dan urutan peserta.
Gambar tanda tangan tidak cukup untuk membuktikan proses. Bila menggunakan sertifikat, catat identitas, penerbit, status, dan hubungan tanda tangan dengan dokumen.
Setelah penandatanganan
Simpan file asli dan validasi integritasnya. Bandingkan nomor versi, peserta, dan hasil akhir dengan alur yang disetujui. Jangan mengedit atau memindai ulang dokumen.
Perubahan yang dilaporkan validator perlu diperiksa: bagian apa yang berubah, kapan, dan apakah berada dalam cakupan tanda tangan. Jangan langsung memberi kesimpulan hukum dari satu pesan teknis.
Nota Sign dapat membantu merekam peserta, autentikasi yang tersedia, tindakan, dan audit trail. Pengaturan kontrol harus mengikuti risiko serta kebijakan organisasi.
Tanggapi temuan
Jika ada indikasi manipulasi, pertahankan bukti, batasi akses, dokumentasikan temuan, dan eskalasikan. Jangan meminta penandatangan mengulangi proses pada file yang sama sebelum penyebabnya dipahami.
