Legalitas Tanda Tangan Elektronik di Amerika Serikat

Ringkasan Legalitas Tanda Tangan Elektronik

Panduan ini menjelaskan kerangka tanda tangan elektronik di Amerika Serikat, termasuk hukum yang berlaku, akibat hukum, metode tanda tangan yang diterima, persyaratan keabsahan, pengecualian, dan penggunaan bisnis praktis.

Hukum yang Berlaku

Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Nasional (ESIGN) dan Undang-Undang Transaksi Elektronik Seragam (UETA), sebagaimana diadopsi oleh negara bagian yang berlaku

Status Hukum

Catatan dan tanda tangan elektronik memperoleh pengakuan hukum di Amerika Serikat berdasarkan Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Nasional (ESIGN) dan Undang-Undang Transaksi Elektronik Seragam (UETA), sebagaimana diadopsi oleh negara bagian yang berlaku. Proses penandatanganan juga harus memenuhi setiap aturan khusus dokumen mengenai identitas, bukti, penyampaian, penyimpanan, penyaksian, notarisasi, pendaftaran, atau pengajuan.

Otoritas Regulator

Regulasi Tanda Tangan Elektronik diatur oleh gabungan persyaratan hukum federal, hukum negara bagian, dan peraturan khusus sektor.

Pengakuan Hukum (Akibat)

Tanda tangan elektronik diakui berdasarkan Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Nasional (ESIGN Act) dan Undang-Undang Transaksi Elektronik Seragam (UETA). Kedua undang-undang ini selaras dengan standar internasional seperti Undang-Undang Model UNCITRAL tentang Perdagangan Elektronik.

ESIGN Act menetapkan bahwa tanda tangan, kontrak, atau catatan lain tidak boleh ditolak akibat hukum, keabsahan, atau keberlakuannya semata-mata karena berbentuk elektronik.

Diadopsi oleh negara bagian sejak 1999

UETA adalah undang-undang model yang diadopsi oleh 49 negara bagian Amerika Serikat, District of Columbia, Puerto Riko, dan Kepulauan Virgin AS. UETA memberikan kerangka hukum untuk transaksi elektronik, memastikan catatan dan tanda tangan elektronik diperlakukan setara dengan bentuk berbasis kertasnya.

Kerangka hukum ini berperan penting dalam adopsi tanda tangan elektronik yang luas di berbagai sektor di Amerika Serikat, sehingga bisnis dan individu dapat melakukan transaksi secara efisien dan aman secara online.

Catatan: New York tetap menjadi satu-satunya negara bagian yang tidak mengadopsi Undang-Undang Transaksi Elektronik Seragam (UETA). Sebagai gantinya, negara bagian itu menerapkan undang-undangnya sendiri, Undang-Undang Tanda Tangan dan Catatan Elektronik (ESRA), yang membuat tanda tangan elektronik mengikat secara hukum di negara bagian tersebut.

Jenis Tanda Tangan Elektronik yang Diterima

Amerika Serikat mengakui beragam tanda tangan elektronik berdasarkan ESIGN Act dan UETA, dari tanda tangan elektronik sederhana hingga tanda tangan digital dan biometrik yang lebih aman. Setiap jenis tanda tangan memiliki tujuan dan tingkat keamanan yang berbeda, sehingga penting untuk memilih metode yang sesuai berdasarkan persyaratan khusus spesifik transaksi.

Berikut adalah ikhtisar rinci berbagai jenis tanda tangan elektronik yang diterima di AS:

1. Tanda tangan elektronik sederhana

Tanda tangan elektronik sederhana adalah bentuk paling dasar tanda tangan elektronik. Tanda tangan ini mencakup metode elektronik apa pun yang digunakan untuk menunjukkan persetujuan tanpa langkah keamanan khusus.

Contoh:

• Tanda tangan yang diketik: Mengetik nama di akhir surel atau di formulir online
• Klik-untuk-menandatangani: Mengklik tombol "Saya Setuju" atau "Terima" di situs web untuk menunjukkan persetujuan atas syarat dan ketentuan
• Tanda tangan hasil pindaian: Menempelkan gambar pindaian tanda tangan tulisan tangan ke dalam dokumen digital
• Tanda tangan surel: Mengirim surel yang menunjukkan persetujuan atas dokumen terlampir

Skenario penggunaan:

• Perjanjian berisiko rendah seperti memo internal, kontrak sederhana, atau pengakuan
• Transaksi bisnis rutin ketika keamanan tingkat tinggi bukan perhatian utama

2. Tanda tangan digital

Tanda tangan digital menggunakan teknik kriptografi untuk mengamankan tanda tangan dan memverifikasi identitas penanda tangan. Tanda tangan digital dibuat menggunakan sertifikat digital yang diterbitkan oleh otoritas sertifikat (CA) tepercaya.

Contoh:

• Infrastruktur kunci publik (PKI): Menggunakan PKI untuk membuat tanda tangan digital yang unik. Penanda tangan menggunakan kunci privat untuk membuat tanda tangan, dan penerima menggunakan kunci publik terkait untuk memverifikasinya.
• Platform tanda tangan digital: Platform tanda tangan elektronik yang menyediakan layanan penandatanganan digital yang aman. Platform ini menggunakan sertifikat digital untuk mengautentikasi penanda tangan dan memastikan integritas dokumen yang ditandatangani.

Skenario penggunaan:

• Kontrak bernilai tinggi, perjanjian hukum, dan transaksi keuangan ketika keamanan dan keaslian bersifat kritis
• Pengajuan regulasi dan dokumen kepatuhan yang mensyaratkan identitas penanda tangan serta integritas dokumen yang dapat diverifikasi

3. Tanda tangan biometrik

Tanda tangan biometrik melibatkan penggunaan karakteristik biologis unik penanda tangan untuk autentikasi. Metode ini memastikan tanda tangan terkait secara unik dengan individu, memberikan tingkat keamanan yang tinggi.

Contoh:

• Pemindaian sidik jari: Menggunakan pemindai sidik jari untuk menangkap dan memverifikasi sidik jari penanda tangan sebagai bagian dari proses penandatanganan
• Pengenalan wajah: Memanfaatkan teknologi pengenalan wajah untuk memverifikasi identitas penanda tangan sebelum mengizinkannya menandatangani dokumen
• Pemindaian iris: Menggunakan pemindai iris untuk mengautentikasi penanda tangan berdasarkan pola irisnya yang unik

Skenario penggunaan:

• Transaksi dan perjanjian berkeamanan tinggi yang mensyaratkan autentikasi tingkat tinggi
• Keadaan ketika verifikasi identitas yang kuat diperlukan, seperti pada layanan kesehatan, perbankan, dan pemerintah

4. Tanda tangan klik-setuju

Tanda tangan klik-setuju melibatkan pengguna yang menunjukkan persetujuan atas syarat dan ketentuan dengan mengklik kotak centang atau tombol. Jenis tanda tangan ini umum digunakan untuk perjanjian online.

Contoh:

• Syarat layanan situs web: Pengguna mengklik "Saya Setuju" untuk menerima syarat layanan saat mendaftar ke situs web atau layanan online.
• Lisensi perangkat lunak: Mengklik tombol untuk menerima perjanjian lisensi sebelum memasang perangkat lunak

Skenario penggunaan:

• Layanan online dan perangkat lunak apabila pengguna perlu menerima syarat dan ketentuan
• Transaksi e-dagang ketika pembeli menyetujui ketentuan sebelum menyelesaikan pembelian; persetujuan ini harus dipenuhi

Persyaratan Hukum untuk Tanda Tangan Elektronik

Untuk memastikan tanda tangan elektronik sah secara hukum dan dapat diberlakukan, kriteria dasar berikut harus dipenuhi:

1. Persetujuan semua pihak

Baik pengirim maupun penerima harus menyetujui penggunaan tanda tangan elektronik untuk transaksinya. Persetujuan ini biasanya didokumentasikan selama proses penandatanganan, baik melalui mekanisme keikutsertaan yang tegas maupun dengan menggunakan perangkat lunak yang mencatat persetujuan untuk menandatangani secara elektronik. Tanpa persetujuan yang jelas, keabsahan tanda tangan elektronik dapat digugat.

Contoh: Formulir online ketika pengguna mencentang kotak untuk menyetujui penggunaan tanda tangan elektronik pada perjanjian.

2. Verifikasi identitas

Identitas penanda tangan harus dapat diverifikasi untuk menetapkan bahwa tanda tangan elektronik itu autentik dan secara hukum dapat diatribusikan kepadanya. Metode umum verifikasi identitas meliputi autentikasi surel, autentikasi multifaktor (MFA), kredensial masuk yang aman, atau penggunaan sertifikat digital yang diterbitkan oleh otoritas sertifikat (CA) tepercaya. Untuk transaksi bernilai tinggi atau sensitif, langkah verifikasi tambahan dapat diterapkan.

Contoh: Platform tanda tangan digital yang mensyaratkan pengguna memasukkan kata sandi sekali pakai (OTP) yang dikirim ke ponsel terdaftar mereka.

3. Integritas dokumen (perubahan dapat diketahui)

Setelah tanda tangan elektronik dibubuhkan, dokumen sebaiknya dikunci atau dienkripsi untuk mencegah perubahan yang tidak sah; penguncian ini harus dilakukan. Platform tanda tangan elektronik yang andal menggunakan algoritme hash dan teknik enkripsi untuk menjaga integritas dokumen, menciptakan catatan transaksi yang aman dan tidak dapat diubah.

Contoh: Kontrak yang ditandatangani menggunakan tanda tangan digital yang menampilkan peringatan apabila terjadi perubahan setelah tanda tangan dibubuhkan.

4. Penyimpanan catatan dan jejak audit

Catatan proses tanda tangan elektronik yang lengkap dan dapat diakses harus dipelihara. Catatan ini mencakup log semua tindakan selama proses penandatanganan, seperti cap waktu, alamat IP, dan data autentikasi pengguna. Jejak audit ini berfungsi sebagai bukti apabila terjadi sengketa dan membantu organisasi mematuhi persyaratan regulasi untuk penyimpanan catatan.

Contoh: Platform tanda tangan elektronik yang menyimpan jejak audit ber-cap waktu yang aman untuk setiap langkah proses penandatanganan, dari pembuatan dokumen hingga tanda tangan akhir.

Batasan dan Pengecualian

Bagian 103 ESIGN mengecualikan catatan dan pemberitahuan tertentu dari aturan umum catatan elektronik dan tanda tangan elektronik dalam undang-undang federal itu. Pengecualian itu tidak dengan sendirinya membuat pelaksanaan elektronik tidak sah berdasarkan hukum federal atau negara bagian lain yang berlaku; hukum khusus yang mengatur beserta formalitasnya harus diperiksa untuk setiap dokumen. Kategori yang dikecualikan atau diperlakukan khusus meliputi:

• wasiat, kodicil, dan perwalian wasiat;
• adopsi, perceraian, dan hal hukum keluarga lainnya;
• perintah pengadilan, pemberitahuan, dan dokumen pengadilan resmi;
• pemberitahuan tentang penghentian layanan utilitas, wanprestasi, penarikan barang, penyitaan, penggusuran, atau penghentian manfaat asuransi kesehatan atau jiwa;
• pemberitahuan penarikan produk atau kegagalan material yang menyangkut kesehatan atau keselamatan;
• dokumen yang menyertai pengangkutan atau penanganan bahan berbahaya; serta
• transaksi Kitab Hukum Dagang Seragam tertentu di luar ketentuan yang dipertahankan oleh ESIGN. Undang-undang negara bagian, termasuk statuta berbasis UETA dan Undang-Undang Tanda Tangan dan Catatan Elektronik New York, harus ditinjau bersama aturan khusus sektor dan dokumen.

Penerapan Industri dan Contoh Penggunaan Umum

Tanda tangan elektronik telah menjadi bagian integral dari proses bisnis di berbagai industri di Amerika Serikat, didorong oleh kebutuhan akan efisiensi, keamanan, dan kenyamanan. Beberapa sektor utama telah mengadopsi tanda tangan elektronik untuk merampingkan operasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan; kebutuhan ini mengharuskan penerapan yang sesuai.