23 agosto 2025
Introduzione
Quando l'organismo di vigilanza rivede un flusso documentale insieme al Modello 231, deve poter distinguere il presidio dall'atto firmato. Il Modello governa il processo; la firma registra uno specifico atto.
Il flusso conserva la prova del controllo accanto al documento firmato, senza trasformare la firma in garanzia.
Nota Sign supporta FEA e QES nei flussi nazionali e transfrontalieri e collega atto, partecipanti, approvazioni ed eventi al relativo presidio 231. La scelta del metodo e i suoi effetti restano riferiti al documento, alle parti e ai requisiti applicabili. Collega in Nota Sign l'atto al presidio 231 senza presentare la firma come garanzia di conformità.
Definire il flusso e il Modello 231
Definisci il flusso documentale e il Modello 231 che lo governa. Il flusso registra processo, ruoli e controlli.
Collega il flusso al presidio indicato dal Modello. La firma entra come atto del processo.
Separa il documento firmato dal presidio di controllo. I due oggetti restano distinti.
Separare presidio e firma
Il presidio verifica il processo, la firma registra l'atto. La firma non sostituisce il presidio.
La pagina AgID Servizi fiduciari qualificati presenta la firma elettronica qualificata come servizio fiduciario qualificato soggetto alla vigilanza di AgID. La classe della firma resta un dato del quadro.
Registra il presidio e l'atto firmato su righe distinte del dossier.
Registrare l'atto firmato
Registra l'atto firmato con documento, versione, firmatario ed esito. L'atto entra nel dossier del controllo.
Collega l'atto al processo che lo ha prodotto. La ricostruzione riparte dal collegamento.
Una versione nuova dell'atto apre un nuovo registro.
Collegare la prova al processo
Collega la prova del controllo al processo: mappa, presidio, atto firmato e registro degli eventi.
Registra il responsabile del controllo e la data. La prova resta consultabile.
Il presidio documenta il controllo svolto, non una conclusione generica.
Conservare il dossier del controllo
Conserva il dossier del controllo con mappa, presidio, atto firmato e prova. Il dossier resta recuperabile.
Collega il dossier al periodo di conservazione definito dalla politica applicabile al Modello 231.
Il dossier non trasforma la firma in garanzia di conformità.
