15 agosto 2026
Introduzione
Quando le risorse umane preparano un contratto di lavoro con informazioni sul trattamento dei dati, firma e consenso non vanno fusi. Sono atti distinti, con presupposti, tempi e registri propri.
Il flusso conserva documento, identità e base del trattamento nel fascicolo del dipendente.
Nota Sign supporta FEA e QES nei flussi nazionali e transfrontalieri e registra separatamente firma del contratto, partecipanti ed eventuale passaggio di consenso. La funzione legale e privacy definisce la base e il perimetro di ciascun atto. Configura e firma il contratto di lavoro in Nota Sign mantenendo distinti contratto, informativa ed eventuale consenso.
Definire contratto e dipendente
Definisci il contratto di lavoro e il dipendente destinatario. Il documento riporta mansione, data e parti.
Registra la versione del contratto e l'identità del dipendente. Il fascicolo parte da questi dati.
Separa il contratto di lavoro dalle informative sul trattamento. I due documenti restano distinti.
Separare firma e consenso
La firma chiude il contratto; il consenso riguarda il trattamento dei dati. I due atti restano separati.
La pagina AgID Servizi fiduciari qualificati include la firma elettronica qualificata (firma digitale) tra i servizi fiduciari qualificati italiani. La firma del contratto resta una classe del quadro.
Raccogli il consenso in un passaggio distinto dalla firma. Un consenso dentro la firma confonde i due atti.
Registrare identità e ruolo
Registra identità e ruolo del dipendente nel flusso. La firma si collega alla persona e alla funzione.
Conferma che il firmatario corrisponda al dipendente destinatario. Una divergenza ferma la conclusione.
Registra il metodo di conferma dell'identità con l'esito. Il ruolo entra nel fascicolo.
Consegnare la copia al dipendente
Consegna la copia firmata al dipendente con la data di consegna registrata. La consegna chiude il ciclo contrattuale.
Registra il canale di consegna e la conferma del ricevimento. La copia resta recuperabile.
La copia consegnata corrisponde alla versione firmata del contratto.
Conservare il fascicolo personale
Conserva il fascicolo personale con contratto, consenso, identità, firma e registro degli eventi.
Collega il fascicolo al periodo di conservazione della classe documentale del lavoro.
Il fascicolo resta consultabile per la ricostruzione del rapporto.
