27 luglio 2025
Introduzione
Quando un processo prevede un testimone, la sua partecipazione non va confusa con quella del firmatario. Il primo attesta la propria presenza o un fatto definito dal documento; il secondo esprime l'atto di firma che gli è assegnato.
Prima dell'invio occorre chiarire se il testimone è richiesto dalla normativa applicabile, dalla controparte o soltanto dalla procedura interna. Ruolo, identità, versione del documento ed evento registrato devono poi rimanere distinti nel fascicolo.
Nota Sign supporta FEA e QES nei flussi nazionali e transfrontalieri e consente di assegnare a firmatario e testimone passaggi distinti nel registro. Requisiti formali, poteri delle parti e valore dell'atto restano verifiche separate. Registra la presenza del testimone in Nota Sign solo dopo aver definito il suo ruolo per quel documento.
Definire l'atto e i ruoli
La pagina AgID Servizi fiduciari qualificati descrive la firma elettronica qualificata (firma digitale) come servizio fiduciario qualificato che collega il titolare al documento firmato, categoria separata dal ruolo di chi attesta la presenza sull'atto.
Individua l'atto, il firmatario e il testimone. Registra per ogni ruolo la funzione che svolge nell'atto.
Il firmatario manifesta la volontà con la firma. Il testimone attesta il fatto previsto dall'atto o dalla procedura applicabile. I due ruoli restano distinti.
Separare testimone e firmatario
Assegna al testimone un passaggio distinto da quello del firmatario. Il testimone conferma la propria presenza senza sostituire la volontà del firmatario.
Registra l'ordine dei passaggi e chi partecipa a ciascuno. Il registro mostra le due presenze come eventi separati.
Il testimone che firma al posto del firmatario esce dai ruoli definiti. La configurazione rifiuta il passaggio quando il ruolo non corrisponde.
Registrare identità e presenza
Registra per il testimone nome, funzione e metodo di conferma dell'identità. Il metodo segue la regola dell'atto e la configurazione del flusso.
Registra l'orario della presenza e il passaggio in cui è avvenuta. L'orario resta collegato all'atto e alla versione del documento.
Una presenza registrata senza identità confermata resta incompleta. Il flusso richiede entrambi i dati prima di chiudere.
Collegare la testimonianza al documento
Collega la testimonianza alla versione esatta del documento. Registra l'impronta del file nel passaggio del testimone.
Il testimone conferma di aver assistito all'atto su quella versione. Una versione successiva apre un nuovo passaggio.
Conserva il collegamento tra testimonianza, documento e registri nel fascicolo dell'atto.
Conservare il registro dell'atto
Conserva il registro con firma, testimonianza, identità, orari e versione del documento. Il registro segue il periodo di conservazione della classe documentale.
Il registro resta consultabile per ricostruire chi ha firmato e chi ha attestato. Una modifica successiva apre una nuova versione.
Il fascicolo dell'atto resta unico; le copie di lavoro del registro escono dal dispositivo dopo la chiusura.
