24 novembre 2025
Introduzione
Prima di configurare un flusso, l'organizzazione deve distinguere la firma elettronica semplice, la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FEQ). I nomi non sono intercambiabili e non indicano, da soli, quale metodo sia adatto a ogni documento.
Una matrice di classificazione collega ciascun tipo documentale alla prova richiesta, alla fonte consultata e al responsabile della scelta. La decisione parte quindi dall'atto e dal suo contesto, non dalla firma disponibile sulla piattaforma.
Nota Sign supporta FEA e QES nei flussi nazionali e transfrontalieri e applica al documento la classe approvata, mantenendo il registro degli eventi. La funzione legale e i responsabili aziendali conservano la classificazione e l'approvazione, senza trasformare il risultato tecnico in una garanzia. Omologa la matrice delle classi in Nota Sign e collauda una riga per ciascuna categoria documentale.
Elencare le classi eIDAS
La pagina AgID Servizi fiduciari qualificati elenca la firma elettronica qualificata (firma digitale) tra i servizi fiduciari qualificati e dichiara che questi servizi sono definiti e regolati dal Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014.
Elenca le classi che la tua matrice usa: firma elettronica semplice, avanzata e qualificata. Registra la fonte ufficiale e la data di consultazione accanto alla matrice.
Per ogni classe annota l'articolo della fonte consultata e l'ambito di applicazione. La matrice resta legata alla fonte viva consultata oggi, con la sua impronta.
Separare semplice, avanzata e qualificata
Per la firma elettronica semplice, la matrice descrive i controlli effettivamente previsti senza attribuirle i requisiti propri della FEA o della FEQ. La classe avanzata entra quando il processo deve soddisfare i requisiti eIDAS applicabili, tra cui il collegamento al firmatario e la rilevabilità delle modifiche successive.
La classe qualificata entra quando l'atto richiede il certificato qualificato e il dispositivo qualificato. Inserisci nella matrice tre righe distinte, una per classe.
Registra per ogni riga documento, atto, prova richiesta e fonte consultata. La separazione delle righe evita di applicare la classe di un documento a un altro tipo.
Vincolare ogni classe al documento
Assegna una riga della matrice a ogni documento: contratto, autorizzazione, modulo, atto interno. Per ogni riga scegli la classe e registra chi l'ha scelta.
Collega la scelta alla prova richiesta dal destinatario. Un documento che esige la firma qualificata resta nella riga della classe qualificata.
La matrice cresce per tipo di documento sulla base di fonti e atti verificati, non per supposizione. Ogni nuova riga entra solo dopo tale controllo.
Registrare la prova per classe
Per ogni classe registra quale prova accompagna il documento firmato: registro del flusso, certificato, verifica, marca temporale. La prova segue la classe scelta.
Registra fonte, data di consultazione e impronta della pagina ufficiale usata. La matrice resta riproducibile a distanza di tempo.
Conserva la matrice insieme al registro di approvazione. Una riga modificata riceve una nuova versione con la causa annotata.
Approvare la classificazione
L'approvazione chiude la matrice con l'approvazione del responsabile designato. Registra nome, funzione, data e versione della matrice approvata.
Il flusso parte solo dalla matrice approvata. Una riga nuova entra dopo l'approvazione, non prima del primo invio.
L'approvazione registrata rende la matrice utilizzabile; il flusso la richiama all'invio e rifiuta righe non approvate.
