2025 ж. 24 шілде
Қысқаша жауап
Қағаз құжат бір бөлімнен екінші бөлімге көшкен сайын жоғалып кету тәуекелі өседі. Басшы осы жоғалтуды өлшегеннен кейін айналымды электронды түрге көшіруді шешті. Көшіру тек файлдарды сканерлеу емес, құжаттың бүкіл жолын қайта құру.
Электрондық айналым құжат түрінен басталады, бекітумен жалғасады, қол қоюмен бекітіледі. Әр қадам өз жазбасын қалдырады. Бір тізбекте жүрген құжат қағазсыз әрі дәлелмен өтеді.
Жұмыс реті былай: айналымға енетін құжат түрлерін анықтау, бекіту қадамын қосу, қол қою қадамын байлау, сақтау орнын белгілеу, айналымды сынап іске қосу.
Бақылау нүктесі — құжат түрі мен бекіту тізбегі. Құжат түрі айналымның кіреберісін, бекіту тізбегі оның жүру жолын көрсетеді. Екі мән бірге айналымды анықтайды.
Нәтиже — қол қоюмен бірге жүретін құжат айналымы. Команда құжатты қағазсыз, ретпен және дәлелмен өткізеді.
Nota Sign қолдау көрсетілетін конфигурацияларда құжатты, қол қоюшыларды, маршрутты және аяқталу оқиғаларын бір ағынға байланыстыруға көмектеседі. Нақты құжат үшін қажетті қолтаңба түрі, сәйкестендіру тәсілі және сақтау мерзімі қолданылатын талаптар мен ұйым саясатына қарай бөлек анықталады.
Айналымға енетін құжат түрлерін анықтау
Айналымға енетін құжат түрін бірден шектеңіз. Ішкі бұйрықтан бастасаңыз, әр бөлімнің талабын жинау жеңіл болады. Түр кеңейген сайын айналымға жеке нұсқа қосасыз.
Әр құжат түрінің мақсатын жазыңыз. Мақсат құжаттың неге жүретінін көрсетеді. Мақсаты анық құжат келесі қадамға түсінікті өтеді.
Құжат түрлерін жиілігіне қарай тізіңіз. Күнделікті жүретін құжат бірінші кезекте айналымға кіреді. Сирек құжат кейін қосылады.
Бекіту қадамын қосу
Әр құжатқа бекітуші рөлін тағайындаңыз. Бекітуші құжаттың мазмұнын тексеріп, жіберуге рұқсат береді. Рөлсіз бекіту қадамы кімге баратыны анықталмайды.
Бекіту ретін құжаттың жолына қарай тізіңіз. Дайындау, тексеру, бекіту қадамдары бір-бірінен кейін жүреді. Әр қадамның аяқталу шарты жазылады.
Бекітуден қайтару жолын бөлек құрыңыз. Тексеруші қате тапса, құжат себебімен дайындаушыға қайтады. Қайтару себебі жазбада қалады.
Қол қою қадамын байлау
Бекітілген құжатқа ЭЦҚ қол қою қадамын байлаңыз. Қол қою айналымның соңғы растауы болады. Қол қойылған нұсқа бекітілген нұсқадан бөлек тұрады.
Қол қою алдында файл хэшін есептеп жазыңыз. Хэш қол қойылған файлдың дәл сол байттар жиыны екенін көрсетеді. Мән айналым жазбасына түседі.
Қол қойылған нұсқаны өзгертуге жол бермеңіз. Өзгеріс қажет болса, жаңа нұсқа ашылады. Бұрынғы нұсқа тарихта сақталады.
Сақтау орнын белгілеу
Аяқталған құжаттың сақталу орнын алдын ала белгілеңіз. Әр құжат түрі өз қалтасында тұрады. Белгіленген орын іздеуді жылдамдатады.
Сақтау мерзімін құжат түріне қарай қойыңыз. Мерзім ішкі саясатпен бекітіледі. Мерзім біткен құжат архивке көшеді.
Сақтауға оқу рұқсатын рөл бойынша беріңіз. Әр рөл өзіне қажетті қалтаны ғана ашады. Рұқсат шегі құжатты қорғайды.
Айналымды сынап іске қосу
Нақты құжатқа дейін сынақ құжатын айналымнан өткізіңіз. Сынақта рөл, бекіту және қол қою бірге тексеріледі. Қате сынақта табылса, нақты құжатқа жетпейді.
Сынақта бір рет қайтаруды да өткізіңіз. Қайтару жолы жұмыс істемесе, нақты айналымда тоқтау болады. Қайтару сынағы айналымның толықтығын дәлелдейді.
Сынақ нәтижесін журналға жазыңыз: күні, қатысушылар, табылған қате және түзету. Журнал айналымның бірінші дәлелі болады.
