2026 ж. 16 шілде
Қысқаша жауап
Бекіту құжаттың мазмұнын, ЭЦҚ оны жіберген адамды, жазба оның уақытын растайды. Үш мән бір тізбекте тұрғанда құжат тексеруге дайын болады. Бір мәннің жетіспеуі құжатты кейін күдікке қалдырады.
Жұмыс реті былай: қаржы құжатын бекіту, ЭЦҚ қою қадамын бөлу, қол қою жазбасын тексеру, құжатты қаржы қоймасында сақтау, тексеру ретін қайталау.
Бақылау нүктесі — бекіту мен қол қою жазбасы. Бекіту құжаттың дұрыстығын, жазба оның толықтығын көрсетеді. Екі мән бірге құжатты аяқтайды.
Қаржы құжатының күші — оның әр қадамын бөлек жазбамен дәлелдеуінде. Бекіту мен қолтаңба құжаттың негізін, сақтау жазбасы оның барысын ұстайды. Үш жазба бір файлда тұрғанда тексеруші тарихты басынан аяғына дейін оқи алады.
Нәтиже — жазбамен сақталған қаржы құжаты. Қаржы бөлімі әр құжатты тексеруге дайын күйде ұстайды.
Nota Sign қолдау көрсетілетін конфигурацияларда құжатты, қол қоюшыларды, маршрутты және аяқталу оқиғаларын бір ағынға байланыстыруға көмектеседі. Нақты құжат үшін қажетті қолтаңба түрі, сәйкестендіру тәсілі және сақтау мерзімі қолданылатын талаптар мен ұйым саясатына қарай бөлек анықталады.
Қаржы құжатын бекіту
Қаржы құжатын жібермес бұрын жауапты басшы бекітуі керек. Бекіту құжаттың сандары мен мазмұнын растайды. Бекітілмеген құжат қол қоюға жетпейді.
Бекіту алдында сандарды екінші маманға тексертіңіз. Екі көз бір соманы екі рет көреді. Қос тексеру қатені ерте табады.
Бекітуді жазбамен растаңыз. Бекітуші мен күн құжаттың үстінде тұрады. Жазбалы бекіту кейінгі дауды болдырмайды.
ЭЦҚ қою қадамын бөлек қарастыру
Бекітілген құжатқа ұйымның өкілеттік матрицасында көрсетілген адам ЭЦҚ қояды. Қол қоюшының өкілеттігі күмән тудырса, құжатты қабылдау тоқтатылып, рөл мен өкілдік бөлек тексеріледі.
Қол қоймас бұрын файлдың бақылау мәні есептеліп, жазбаға тіркеледі. Бұл мән дәл қол қойылған байттар тізбесін көрсетеді. Есептелген мән кейінгі салыстыруға негіз болады.
ЭЦҚ сертификатының жарамды екенін растаңыз. Мерзімі біткен сертификатпен қол қою өтпейді. Жарамдылық қадамнан бұрын тексеріледі.
Қол қою жазбасын тексеру
Қол қойған соң жүйе берген жазбаны тексеріңіз. Жазбада кім, қашан және қай нұсқаға қол қойғаны тұрады. Толық жазба құжатты растайды.
Жазбадағы атауды бекітушімен салыстырыңыз. Екі атау бір адамға сілтеуі керек. Айырма шықса, қолтаңба күдікке ілінеді.
Жазбаны құжат қалтасына қосыңыз. Жазба мен құжат бір жерде тұрады. Бірге сақтау кейінгі тексеруді жеңілдетеді.
Тексеру қорытындысын «өтті» немесе «өтпеді» деп бөлек бағанға түсіріңіз. Бағанды ашқан адам нәтижені сол сәтте көреді. Осы баған келесі әрекетті бірден анықтайды.
Құжатты қаржы қоймасында сақтау
Қол қойылған құжатты қаржы қоймасына көшіріңіз. Қоймада құжат өзгертілмей сақталады. Қойма құжатты сыртқы араласудан қорғайды.
Құжатты есеп түрі бойынша қалталаңыз. Әр есептің өз қалтасы бар. Қалталау іздеуді жылдамдатады.
Әр есеп түріне ішкі саясат жеке сақтау мерзімін белгілейді. Мерзім біткен құжат архив қалтасына көшеді. Нақты мерзім қойманы қажетсіз жүктемеден босатады.
Тексеру ретін қайталау
Тексеру ретін белгілі кезеңде қайта жүргізіңіз. Әр қайталау бұрынғы нәтижені жаңасымен салыстырады. Айырма болса, себебі сұралады.
Қаржы құжатын қайта тексеру тәртібін жауаптылар тізімімен бекітіңіз. Тізім әр тексерушінің күні мен жауапкершілік ауқымын белгілейді. Бекітілген тәртіп кездейсоқ әрекетті қалдырмайды.
Әр қайта тексеру қорытындысын алдыңғы жазбаға қоспай, бөлек бетке шығарыңыз. Әр тексерудің өз күні жазылады. Екі бетті қатар қою өзгерісті көрсетеді.
