2025 ж. 16 мамыр
Қысқаша жауап
Жаңа қызметкердің алғашқы күнінде қол қойылмай қалған бір құжат бүкіл тізімді кідіртеді. HR маманы осы кідірісті бір рет өткеннен кейін әр құжатқа қол қоюшы ретін белгіледі. Рет белгілі болғанда құжат соңына дейін жетеді.
HR құжаты жіберуден, қол қоюдан және сақтаудан өтеді. Әр қадам өз жазбасын қалдырады. Бір тізбекте жүрген құжат қызметкер тарихын тәртіпте ұстайды.
Жұмыс реті былай: HR құжатын дайындау, қол қоюшы ретін анықтау, құжатты жіберу, қол қою аяқталуын тексеру, жазбаны HR қоймасында сақтау.
Бақылау нүктесі — қол қоюшы реті мен аяқталу жазбасы. Рет құжаттың кімнен кейін кімге баратынын, жазба оның біткенін көрсетеді. Екі мән бірге құжатты аяқтайды.
Нәтиже — жазбамен сақталған қызметкер құжаты. HR бөлімі әр құжатты қол қоюшы ретімен аяқтайды.
Nota Sign қолдау көрсетілетін конфигурацияларда құжатты, қол қоюшыларды, маршрутты және аяқталу оқиғаларын бір ағынға байланыстыруға көмектеседі. Нақты құжат үшін қажетті қолтаңба түрі, сәйкестендіру тәсілі және сақтау мерзімі қолданылатын талаптар мен ұйым саясатына қарай бөлек анықталады.
HR құжатын дайындау
Құжаттың бекітілген үлгісін ашыңыз. Үлгі әр қызметкерге бірдей құрылым береді. Біркелкі үлгі тексеруді жылдамдатады.
Құжаттағы қызметкер дерегін тексеріңіз. Аты, лауазымы және күні дұрыс болуға тиіс. Қате дерек қайта толтыруға әкеледі.
Құжаттың толықтығын растаңыз. Барлық өріс толғаннан кейін ғана жіберіледі. Толық емес құжат ретке кірмейді.
Қол қоюшы ретін анықтау
Құжатқа кімнің қол қоятынын тізіңіз. Әр қол қоюшының рөлі мен орны бөлек жазылады. Тізім реттің негізі болады.
Ретті құжаттың жолына қарай белгілеңіз. Алдымен қызметкер, сосын басшы қол қояды. Рет белгілі болғанда құжат шатаспайды.
Ретті жібермес бұрын бір рет тексеріңіз. Кімнен кейін кім келетіні тізімде тұрады. Қате рет құжатты кідіртеді.
Құжатты жіберу
Құжатты бекітілген ретпен жіберіңіз. Әр қол қоюшы өз кезегінде хабарлама алады. Кезек бойынша жіберу ретті сақтайды.
Жіберу күнін жазып алыңыз. Күн құжаттың қашан жолға шыққанын көрсетеді. Күн жазбасы кейінгі мерзімді есептеуге негіз болады.
Жіберуден кейін күйді қадағалаңыз. Әр қол қоюшының өткенін көрсететін белгі жаңарады. Кідіріс болса, себебі сұралады.
Қол қою аяқталуын тексеру
Барлық қол қоюшының аяқтағанын тексеріңіз. Әр адамның белгісі жазбада тұрады. Толық белгі құжаттың біткенін көрсетеді.
Қол қою ретінің сақталғанын растаңыз. Әр қолтаңба өз кезегінде қойылуға тиіс. Рет бұзылса, құжат қайта тексеріледі.
Аяқталу жазбасын құжатқа қосыңыз. Жазбада кімдердің қол қойғаны және күні тұрады. Жазба құжаттың дәлелі болады.
Жазбаны HR қоймасында сақтау
Аяқталған құжатты HR қоймасына көшіріңіз. Қоймада құжат өзгертілмей сақталады. Қойма құжатты сыртқы араласудан қорғайды.
Құжатты қызметкер атымен қалталаңыз. Әр қызметкердің өз қалтасы бар. Қалталау іздеуді жылдамдатады.
Сақтау қанша уақыт жүретінін ішкі тәртіп құжаты анықтайды. Мерзімі өткен жазба архивке жылжып, тізімнен шығады. Шексіз сақтау қоймадағы іздеуді баяулатады.
