2026 ж. 21 наурыз
Қысқаша жауап
PDF құжатына қол қоюды тек соңғы әрекет деп есептеу дұрыс емес. Маман PDF-ті бекітуден, қол қоюдан және жазбамен сақтаудан өткізеді. Үш қадам бір тізбекте жүргенде құжат кейінгі тексеруге дайын болады.
Бекіту файлдың соңғы нұсқасын, қол қою оны жіберген адамды, жазба оның уақытын растайды. Бір қадамның өтпеуі құжатты күдікке қалдырады. Үш қадам бірге аяқталғанда ғана жіберіледі.
Жұмыс реті былай: PDF-ті бекіту, қол қою қадамын бөлу, қол қойылған PDF-ті тексеру, жазбаны қосып сақтау, кейінгі тексеру ретін жазу.
PDF жолының түйіні — бекітілген файл мен оның қол қою жазбасы. Бекіту файлдың дұрыс екенін, жазба оның толық жүргенін көрсетеді. Екі дерек қатар тұрғанда PDF аяқталған болып есептеледі.
Нәтиже — жазбамен сақталған PDF. Маман әр құжатты тексеруге дайын күйде жібереді.
Nota Sign қолдау көрсетілетін конфигурацияларда құжатты, қол қоюшыларды, маршрутты және аяқталу оқиғаларын бір ағынға байланыстыруға көмектеседі. Нақты құжат үшін қажетті қолтаңба түрі, сәйкестендіру тәсілі және сақтау мерзімі қолданылатын талаптар мен ұйым саясатына қарай бөлек анықталады.
PDF-ті бекіту
PDF-ті жібермес бұрын соңғы нұсқасын бекітіңіз. Бекіту файлдың мазмұнын растайды. Бекітілмеген файл қол қоюға жетпейді.
Бекіту алдында бет саны мен өрістерді тексеріңіз. Толық емес файл бекітілмейді. Тексеру файлдың дайындығын растайды.
Бекітуді жазбамен растаңыз. Бекітуші мен күн файлдың үстінде тұрады. Жазбалы бекіту кейінгі дауды болдырмайды.
Қол қою қадамын бөлек қарастыру
Бекітілген PDF-ке ұйымның өкілеттік матрицасында көрсетілген адам қол қояды. Өкілеттік күмәнді болса, ағын тоқтатылып, қол қоюшының рөлі мен өкілдігі бөлек тексеріледі.
PDF-ке қол қоймас бұрын файлдың бақылау мәні есептеледі. Бұл мән қол қойылған байттар тізбесін дәл көрсетеді. Есептелген мән жазбаға қосылып сақталады.
Қол қою терезесінде көрсетілген мәліметті оқыңыз. Терезе қай файлға қол қойылатынын көрсетеді. Мәлімет сәйкес келсе, қол қоюды растаңыз.
Қол қойылған PDF-ті тексеру
Қол қойған соң файлды тексеру құралымен ашыңыз. Файл тұтастығы мен сертификат күйі бөлек қаралады. Әр нәтиже жазбаға түседі.
Сертификаттағы иені күтілетін тараппен салыстырыңыз. Аты мен мекемесі бірдей болуға тиіс. Айырма шықса, қолтаңба күдікке ілінеді.
Тексеру нәтижесін жазбаға қосыңыз. Әр мәннің күйі бөлек белгіленеді. Жазба файлдың толықтығын көрсетеді.
Тексеру қорытындысын «өтті» немесе «өтпеді» деп жеке жолға жазыңыз. Жолды ашқан адам нәтижені сол сәтте көреді. Осы жол келесі әрекетті бірден анықтайды.
Жазбаны қосып сақтау
Қол қойылған файлды жазбамен бірге сақтаңыз. Жазба мен файл бір қалтада тұрады. Бірге сақтау кейінгі тексеруді жеңілдетеді.
Файлды құжат түрі бойынша қалталаңыз. Әр құжаттың өз қалтасы бар. Қалталау іздеуді жылдамдатады.
Әр PDF түрінің сақтау мерзімі ішкі тәртіпте жазылады. Мерзімі өткен файл архив қалтасына жылжиды. Белгілі мерзім қойманы тәртіпте ұстайды.
Кейінгі тексеру ретін құжаттау
PDF тексеруін белгілі кезеңде қайталап жүргізіңіз. Әр қайталау алдыңғы қорытындыны соңғысымен қатар қояды. Көрсеткіш өзгерсе, оның себебі жазба арқылы сұралады.
PDF қайта тексеруін жүргізетін адамдарды бөлек тізіммен тағайындаңыз. Тізім әр адамға күн мен тексерілетін бөлікті бөліп береді. Тағайындалған адам кездейсоқ тексерудің орнын алады.
PDF қайта тексеруінің нәтижесі әр жолы жаңа бетке шығарылады. Әр беттің өз күні тұрады. Жаңа бетті алдыңғысымен салыстыру өзгерісті ашады.
