8 สิงหาคม 2569
สิ่งที่ต้องรู้
ความปลอดภัยของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้วัดจากชื่อเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากการออกแบบกระบวนการให้เหมาะกับความเสี่ยงของเอกสาร องค์กรต้องพิจารณาว่าใครลงนาม แสดงเจตนาอย่างไร เอกสารถูกควบคุมเวอร์ชันแบบใด และมีหลักฐานเพียงพอให้ตรวจย้อนหลังหรือไม่
แนวทางที่ใช้ได้จริงคือจัดระดับความเสี่ยงแล้วกำหนดเกณฑ์ด้านตัวตน เจตนา ความครบถ้วน เวลา การเข้าถึง และการเก็บรักษาสำหรับแต่ละระดับ Nota Sign รองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ตามมาตรา 26 พร้อมการกำหนดเส้นทางและบันทึกหลักฐานตามนโยบายขององค์กร ส่วนผลทางกฎหมายยังพิจารณาตามเอกสารและข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี
เกณฑ์ความปลอดภัยขององค์กรไทย
มาตรา 9 แห่งพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์วางเงื่อนไขเกี่ยวกับวิธีที่ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อ แสดงเจตนาเกี่ยวกับข้อความ และมีความเชื่อถือได้เหมาะกับวัตถุประสงค์และพฤติการณ์ รวมถึงข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง องค์กรควรให้ฝ่ายกฎหมายตีความการใช้บทบัญญัตินี้กับเอกสารและสถานการณ์ของตน
เมื่อนำมาทำเป็นการควบคุมภายใน ให้เขียนเกณฑ์เป็นข้อที่ตรวจได้ เช่น แหล่งยืนยันตัวตน ข้อความยืนยันเจตนา วิธีล็อกเวอร์ชัน และข้อมูลเวลาที่ต้องเก็บ แต่ละข้อควรมีเจ้าของ หลักฐาน และผลที่ยอมรับได้ เพื่อไม่ให้แต่ละทีมตีความคำว่า “ปลอดภัย” ต่างกัน
จัดระดับความเสี่ยงของเอกสาร
จัดกลุ่มเอกสารตามผลกระทบหากลงนามผิดคน ใช้ฉบับผิด หรือหลักฐานสูญหาย ปัจจัยอาจรวมมูลค่า สิทธิของคู่กรณี ข้อมูลส่วนบุคคล ความสามารถในการแก้ไข และข้อกำหนดเฉพาะของธุรกิจ ไม่ควรใช้ชื่อเอกสารเพียงอย่างเดียวเป็นตัวตัดสิน
แต่ละระดับควรมีชุดควบคุมที่สอดคล้องกัน เอกสารความเสี่ยงสูงอาจต้องใช้การยืนยันตัวตนที่เข้มขึ้น การแบ่งแยกหน้าที่ และหลักฐานครบกว่า ส่วนเอกสารภายในความเสี่ยงต่ำอาจใช้ขั้นตอนที่เบากว่า บันทึกเหตุผลและผู้อนุมัติระดับของเอกสารไว้เสมอ
ยืนยันผู้ลงนามและเจตนา
วิธียืนยันตัวตนควรตรงกับระดับความเสี่ยงและแหล่งข้อมูลที่องค์กรเชื่อถือ จากนั้นจับคู่บุคคลที่ยืนยันแล้วกับบทบาทและเอกสารฉบับจริง ตรวจให้ชื่อ บัญชี อีเมล หรือใบรับรองสอดคล้องกับรายชื่อที่ได้รับอนุมัติ
การเข้าสู่ระบบไม่ได้แปลว่าผู้ใช้แสดงเจตนาต่อข้อความแล้ว กระบวนการควรแสดงเอกสารหรือข้อมูลสำคัญก่อนยืนยัน และบันทึกการกระทำที่แสดงเจตนาพร้อมเวลาและตัวระบุเอกสาร หลักฐานสองส่วนนี้ควรแยกกันแต่เชื่อมถึงกันได้
ตรวจความครบถ้วนและเวลา
ก่อนส่งลงนาม ให้บันทึกเวอร์ชันและค่าแฮชของฉบับที่อนุมัติ หลังลงนามจึงตรวจว่าผลลัพธ์ยังสัมพันธ์กับเนื้อหานั้น หากพบการเปลี่ยนแปลง ให้พักการใช้งานและเปิดเวอร์ชันใหม่แทนการแก้ไฟล์เดิม
บันทึกเวลาส่ง เปิด ยืนยันตัวตน ลงนาม และตรวจ พร้อมเขตเวลาที่ใช้อ้างอิง แยกผลความครบถ้วนออกจากคุณภาพของข้อมูลเวลา เพราะปัญหาสองประเภทมีผลและแนวทางแก้ไม่เหมือนกัน
กำหนดหลักฐานที่ต้องเก็บ
สร้างรายการหลักฐานขั้นต่ำสำหรับแต่ละระดับความเสี่ยง เช่น ตัวระบุผู้ลงนาม หลักฐานการยืนยันเจตนา เวอร์ชันเอกสาร ผลตรวจความครบถ้วน เวลา และบันทึกผู้ตรวจ ผูกทุกชิ้นกับตัวระบุเอกสารเดียวกันเพื่อป้องกันการสลับแฟ้ม
ระยะเวลาเก็บและการลบต้องอ้างอิงนโยบาย ข้อกำหนดทางกฎหมาย และความจำเป็นทางธุรกิจ ไม่ควรกำหนดตัวเลขเดียวให้ทุกเอกสารโดยไม่มีฐานรองรับ ระบุเจ้าของข้อมูลและผู้อนุมัติการทำลายไว้ด้วย
ควบคุมการเข้าถึงและการเก็บรักษา
ใช้สิทธิ์ตามบทบาทและหลักสิทธิ์เท่าที่จำเป็น แยกพื้นที่ทำงานออกจากคลังฉบับสมบูรณ์ บันทึกเหตุการณ์สำคัญ เช่น การดาวน์โหลด การเปลี่ยนสิทธิ์ หรือการส่งออกหลักฐานตามระดับความเสี่ยง
การสำรองข้อมูลและการกู้คืนควรครอบคลุมทั้งเอกสารและหลักฐานที่เกี่ยวข้อง ทดสอบว่าทีมค้นหาและเปิดหลักฐานได้จริง ไม่ใช่เพียงเชื่อว่าระบบเก็บไว้ การควบคุมที่ตรวจไม่ได้เมื่อจำเป็นย่อมให้คุณค่าเชิงหลักฐานจำกัด
เริ่มจากเอกสารหนึ่งประเภท แล้วประเมินกระบวนการลงนามที่ปลอดภัยด้วย Nota Sign ก่อนขยายเกณฑ์ไปยังงานอื่น
