29 Nisan 2026
E-fatura imza ve saklamasına giriş
Bir e-fatura kaydının denetlenebilir kalması için imza veya mühür bilgisi, doğrulama sonucu ve saklama kaydı aynı fatura kimliği altında yönetilmelidir. Belgenin hukuki ve vergisel sonucu ise ilgili düzenleme ve somut işlem kapsamında değerlendirilir.
Belge imzası kimliği kurar, doğrulama bütünlüğü gösterir, saklama ise kanıtı korur. Kapılardan birinin açık kalması fatura kaydının kapanmasını durdurur.
E-faturanın resmî iletimi ve durum yanıtı, Gelir İdaresi Başkanlığı altyapısı ile yetkilendirilmiş entegratör kanalı üzerinden yürür. Nota Sign, çevreleyen belge hazırlama, imza, onay, yönlendirme, kanıt ve entegrasyon akışını destekler.
Belge akışını okumak
E-fatura akışı belgenin üretimi, imzası, iletimi ve saklanması adımlarından oluşur. Mali işler sorumlusu her adımı ayrı satıra yazar. Bu okuma denetim planının iskeletidir.
Belge üretimi, fatura içeriğinin oluşturulmasıdır. İmza, belgenin kimliğini bağlar. İletim, belgeyi alıcıya taşır. Saklama, belgeyi denetlenebilir biçimde korur.
İmza denetimini kurmak
İmza denetimi belgenin kimliğini doğrular. E-fatura, güvenli elektronik imzayla imzalanır. İmza, belgeyi imza sahibine ve üretim anına bağlar.
Mali işler sorumlusu imza denetimini üç soruyla kurar. Sertifika geçerli mi? İmza sahibi kimliği belgeyle uyumlu mu? İmza sonrası değişiklik var mı?
Doğrulama adımını bağlamak
Doğrulama, imzalı belgenin bütünlüğünü ve sertifika zincirini denetler. Dosya özeti belge değişikliğini gösterir. Sertifika zinciri imza sahibini doğrular.
Mali işler sorumlusu doğrulama sonucunu kaydeder. Sonuç, denetlenen belgeyi, özeti, zinciri ve zamanı taşır. Doğrulama başarılı ise belge iletime hazırdır. Başarısız ise yeni imza gerekir.
Saklama denetimini kurmak
Saklama, e-faturayı denetlenebilir biçimde korur. Belge, imza bilgisi, doğrulama sonucu ve zaman bilgisi birlikte saklanır. Her nesne fatura kimliğine bağlanır.
Mali işler sorumlusu saklama süresini ve erişimini belirler. Saklama süresi belge kuralına göre yazılır. Erişim yalnızca yetkili kişilere açılır.
Akışı onaylamak
Onay sonrası ilk fatura deneme akışında üretilir. Deneme akışının üç denetim sonucu kaydedilir. Üç sonuç geçerse akış tüm faturalara açılır.
Akış onayı, imza, doğrulama ve saklama denetimlerinin tamamının geçmesine bağlıdır. Mali işler sorumlusu son kontrolü yapar.
Nota Sign ile süreci iş akışına dönüştürmek
Nota Sign, e-fatura denetim planı sürecinde yönlendirme, imzalayan yönetimi ve kanıt kaydını tek akışta birleştirir. Nota Sign, “e-fatura imza ve saklama denetim tablosu” yaklaşımını ayrı dosyalardan çıkarıp iş akışına bağlar. Böylece şu sonuç ekipler arasında izlenebilir: imza ve saklaması denetlenmiş e-fatura akışı.
Sonraki adım: E-fatura akışını Nota Sign'a bağla.
