28 Eylül 2025
KVKK ve imza sürecine giriş
KVKK imza süreci kişisel veri Türkiye'de veri sorumlusunun amaç, sebep ve saklamayı birlikte yazmasıyla yürür. Denetim planı bu üç sütundan kurulur.
Her veri kaynağıyla, her işleme dayanağıyla ve her saklama süresiyle birlikte listelenir. Sütunlardan biri boş kaldığında sorumluluk ataması bekletilir.
Nota Sign, imza süreci KVKK denetim planı için nitelikli elektronik sertifikaya dayalı güvenli elektronik imzayı destekler. Belge sürümü, imzalayan, sertifika bilgisi ve denetim izi aynı akışta ilişkilendirildiği için ekipler kararı yalnızca sonuçla değil, dayandığı kanıtla birlikte yönetebilir.
Kişisel veriyi tanımlamak
Veri listesi işleme adımıyla eşleştirilir. Eşleşme, verinin hangi adımda kullanıldığını gösterir. Eşleşmesiz veri listeye girmez.
Veri tanımı değişiklikte güncellenir. Yeni veri alanı listeye eklenir. Güncellenmeyen liste denetimi eksik bırakır.
Amaç ve sebebi kurmak
Amaç kaydı belge türüyle birlikte yazılır. Belge türü, amacın hangi işlemde geçerli olduğunu gösterir. Türsüz amaç karışır.
Sebep kaydı işlem adımına bağlanır. Adım, sebebin hangi süreçte kullanıldığını gösterir. Adımsız sebep denetlenemez.
Saklama denetimini kurmak
Saklama raporu veri sınıfıyla birlikte yazılır. Sınıf, hangi verinin hangi süreyle saklandığını gösterir. Sınıfsız rapor karışır.
Saklama denetimi erişim günlüğüyle kapanır. Günlük, veriye kimin eriştiğini gösterir. Günlüksüz denetim eksik kalır.
Sorumluluğu atamak
Atama kaydı sorumlu listesiyle birlikte saklanır. Liste, hangi kişinin hangi adımı taşıdığını gösterir. Listesiz atama belirsizleşir.
Sorumluluk ataması, veri işleme adımlarını kişilere bağlar. Veri toplama, saklama ve denetim adımları ayrı sorumlulara verilir. Tek kişi tüm adımları taşımaz.
Planı onaylamak
Onay, veri tanımı, amaç, saklama ve sorumluluk kontrolünün tamamının geçmesine bağlıdır. Veri sorumlusu son kontrolü yapar.
Onay kaydı onaylayanı, zamanı ve plan sürümünü taşır. Onay, imza sürecini üretime açar. Sonraki her belge aynı plandan geçer.
Nota Sign ile süreci iş akışına dönüştürmek
Nota Sign, imza süreci KVKK denetim planı sürecinde yönlendirme, imzalayan yönetimi ve kanıt kaydını tek akışta birleştirir. Nota Sign, “amaç, sebep ve saklama denetim tablosu” yaklaşımını ayrı dosyalardan çıkarıp iş akışına bağlar. Böylece şu sonuç ekipler arasında izlenebilir: sorumluluğu atanmış KVKK denetim planı.
Sonraki adım: KVKK denetimini Nota Sign'da kur.
