26 Temmuz 2026
Mali mühür ve e-imza ayrımına giriş
Mali mühür ile e-imza farkı Türkiye'de belgeye ve işleme göre seçilir. Kurum kimliği ile gerçek kişi kimliği ayrı kimliklerdir; belge bunlardan birini ya da ikisini birden ister.
Kurum beyanı mali mühürle, kişisel irade e-imzayla taşınır. Araç ataması belge sınıflandırmasından önce yapılmaz; önce sınıflandırma, sonra seçim gelir.
Mali mühür ve e-belgeye ilişkin resmî işlemler yetkili kamu altyapısı veya yetkilendirilmiş hizmet üzerinden yürür. Nota Sign, bu resmî işlemin çevresindeki belge hazırlama, imza, onay, yönlendirme, kanıt ve entegrasyon akışını destekler.
Kurum kimliğini tanımlamak
Kurum kimliği, tüzel kişinin kendisini temsil eden bilgidir. Mali mühür, e-belge sürecinde kurumun kimliğini taşıyan mühürdür. Mühür, kurumun belge üzerindeki bağını gösterir.
Muhasebe yöneticisi kurumun unvanını, vergi bilgisini ve mühür sahibini yazar. Bu bilgi mali mührün hangi kuruma ait olduğunu netleştirir.
Gerçek kişi imzasını tanımlamak
E-imza, gerçek kişinin imzasıdır. 5070 sayılı Kanunun 3 üncü maddesi imza sahibini gerçek kişi olarak tanımlar. E-imza, bu kişinin kimliğini sertifika aracılığıyla doğrular.
Muhasebe yöneticisi e-imza sahibinin adını ve görevini yazar. İmza sahibinin kurumu temsil yetkisi ayrıca kontrol edilir. Temsil yetkisi e-imzanın kendisiyle değil, belgeyle ilgilidir.
Kullanım alanlarını ayırmak
Kullanım alanı belge türüyle belirlenir. Kurumsal e-belgelerde mali mühür aranır. Gerçek kişi onayı gerektiren belgelerde e-imza aranır. Bazı belgeler ikisini birden gerektirir.
Muhasebe yöneticisi her belgeyi sınıflandırır. Belge kurumun beyanını taşıyorsa mühür kullanılır. Belge kişinin iradesini taşıyorsa imza kullanılır. İkisi birlikte isteniyorsa iki araç aynı akışta bulunur.
Belge için doğru aracı seçmek
Seçim üç adımda yapılır. Belge türü belirlenir. Gereken kimlik düzeyi işaretlenir. Araç gerekçeyle atanır.
Muhasebe yöneticisi belgeyi açıklar. Belge kurum beyanı ise mali mühür atanır. Belge gerçek kişi onayı ise e-imza atanır. Belge ikisini gerektiriyorsa iki araç birlikte atanır.
Seçimi kaydetmek
Seçim kaydı, belgeyi, kimliği, aracı ve gerekçeyi aynı satırda taşır. Kayıt denetimde yeniden kurulabilir olmalıdır.
Muhasebe yöneticisi kaydı kapatmadan önce karşılaştırır. Belge türü, kimlik düzeyi ve araç ataması tutarlı olmalıdır. Tutarsızlık kaydı durdurur.
Nota Sign ile süreci iş akışına dönüştürmek
Nota Sign, e-belge araç seçim kaydı sürecinde yönlendirme, imzalayan yönetimi ve kanıt kaydını tek akışta birleştirir. Nota Sign, “mali mühür ve e-imza ayrım tablosu” yaklaşımını ayrı dosyalardan çıkarıp iş akışına bağlar. Böylece şu sonuç ekipler arasında izlenebilir: belge için seçilen araç gerekçeyle kayıt altında.
Sonraki adım: E-belge aracını Nota Sign'da kur.
