30. Juni 2025
Einführung
Eine digitale Arbeitszeiterfassung ist erst dann belastbar, wenn der Monatsstand eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet werden kann. Für den Monatsabschluss sollten deshalb drei Ebenen auseinandergehalten werden: die erfassten Zeiten, die Prüfung oder Bestätigung dieses Stands und die Ablage des freigegebenen Nachweises.
Die monatliche Bestätigung ist dabei ein möglicher interner Kontrollschritt, aber nicht automatisch für jede Form der Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben. Unternehmen sollten vorab festlegen, wer Zeiten prüft, wie Korrekturen behandelt werden und ab welchem Zeitpunkt ein Monatsstand als abgeschlossen gilt.
Der folgende Ablauf zeigt, wie Personal- und Operations-Teams einen solchen Prozess strukturieren können. Wo zusätzlich eine elektronische Signatur vorgesehen ist, unterstützt Nota Sign entsprechende Abläufe mit fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen (AES/QES). Welche Form der Bestätigung für den konkreten Prozess erforderlich oder angemessen ist, hängt von den anwendbaren Vorgaben und der internen Organisation ab.
Mitarbeitende, Zeitraum und Verantwortlichkeiten eindeutig zuordnen
Zu Beginn sollte für jede beschäftigte Person feststehen, welcher Monatszeitraum geprüft wird und wer für Erfassung, Korrektur und Freigabe zuständig ist. Eine interne Kennung für den Monatsabschluss kann helfen, Zeiten, Änderungen und den späteren Nachweis demselben Vorgang zuzuordnen.
Der Zeitraum sollte vollständig abgegrenzt sein. Gerade bei Schichtarbeit, Monatswechseln oder nachträglichen Korrekturen muss erkennbar bleiben, welchem Kalendertag und welchem Abrechnungsmonat ein Eintrag zugeordnet wurde.
Zusätzlich sollte der Zweck der Monatsprüfung klar sein. Wird der Stand beispielsweise für Abrechnung, interne Kontrolle oder einen anderen Personalprozess verwendet, können sich daraus unterschiedliche Freigabe- und Nachweisanforderungen ergeben.
Arbeitszeiten vollständig erfassen und Korrekturen sichtbar halten
Im beschriebenen Monatsprozess werden die relevanten Zeitangaben je Mitarbeitendem erfasst und einem konkreten Datum zugeordnet. Dazu können Beginn, Ende und Pausen gehören, soweit diese Angaben für das eingesetzte Zeiterfassungsmodell erforderlich sind.
Wichtiger als eine starre Eingabemaske ist die Nachvollziehbarkeit der Datenquelle. Das Team sollte erkennen können, ob ein Wert beispielsweise aus einer Zeiterfassung, einem Schichtplan oder einer nachträglichen Korrektur stammt.
Abweichungen sollten nicht dadurch verschwinden, dass der Monatsstand einfach überschrieben wird. Wenn erfasste Zeiten korrigiert werden, sollte der aktuelle Stand eindeutig bleiben und der Prozess erkennen lassen, dass vor der Freigabe eine Änderung vorgenommen wurde. So lässt sich die spätere Bestätigung auf genau die Fassung beziehen, die tatsächlich geprüft wurde.
Monatsstand prüfen, bevor eine Bestätigung eingeholt wird
Eine Bestätigung ist nur sinnvoll, wenn der zugrunde liegende Zeitraum zuvor vollständig erfasst und auf offensichtliche Abweichungen geprüft wurde. Andernfalls bestätigt die Person möglicherweise einen Zwischenstand, der anschließend noch verändert wird.
Vor dem Bestätigungsschritt sollte deshalb feststehen, welche Zeitdaten zum Monatsstand gehören und ob offene Korrekturen bestehen. Der freigegebene Stand sollte eindeutig identifizierbar sein, damit eine spätere Änderung nicht mit der bereits bestätigten Fassung verwechselt wird.
Wenn das Unternehmen eine Bestätigung der Mitarbeitenden vorsieht, sollte außerdem klar formuliert sein, was bestätigt wird. Eine Bestätigung des erfassten Monatsstands ist nicht dasselbe wie eine pauschale Erklärung zu allen arbeitsrechtlichen oder abrechnungsbezogenen Fragen.
Bestätigung eindeutig mit dem geprüften Monatsstand verknüpfen
Beim Bestätigungsschritt sollte nachvollziehbar bleiben, welche Person welchen Monatsstand zu welchem Zeitpunkt bestätigt hat. Dazu gehört vor allem die eindeutige Verbindung zwischen der bestätigenden Person, dem Zeitraum und der freigegebenen Fassung der Zeiterfassung.
Je nach Prozess kann diese Bestätigung über einen dokumentierten Freigabeschritt oder über eine elektronische Signatur erfolgen. Eine höhere Signaturstufe ist dabei nicht automatisch für jede Arbeitszeiterfassung erforderlich. Wenn für einen konkreten Unternehmensprozess AES oder QES vorgesehen ist, kann Nota Sign den entsprechenden Signaturablauf unterstützen.
Wird der Monatsstand nach der Bestätigung geändert, sollte die frühere Bestätigung nicht stillschweigend auf die neue Fassung übertragen werden. Stattdessen braucht der Prozess eine klare Regel, ob und wann eine erneute Prüfung oder Bestätigung erforderlich ist.
Nachweis und Monatsstand gemeinsam ablegen
Nach der Freigabe sollten der maßgebliche Monatsstand und der dazugehörige Bestätigungs- oder Freigabenachweis gemeinsam auffindbar bleiben. Entscheidend ist, dass später festgestellt werden kann, welche Zeitdaten abgeschlossen wurden und auf welchen Stand sich die Bestätigung bezog.
Bearbeitbare Vorlagen oder laufende Arbeitsstände sollten von der freigegebenen Fassung getrennt werden. Das verhindert, dass ein später veränderter Datensatz versehentlich als ursprünglich bestätigter Monatsstand behandelt wird.
Auch der Ablageprozess sollte die Zuordnung zur Person und zum Monat erhalten. Welche Daten gespeichert werden und wie lange sie aufzubewahren sind, richtet sich nach dem jeweiligen Einsatz, den anwendbaren Vorgaben und den internen Aufbewahrungsregeln des Unternehmens.
Monatsabschluss als wiederholbaren Prozess gestalten
Ein belastbarer Monatsabschluss hängt nicht von der Erinnerung einzelner Personen ab. Personalteams sollten deshalb definieren, wann ein Monat zur Prüfung bereitsteht, wer offene Abweichungen klärt, wer gegebenenfalls bestätigt und wann der Vorgang endgültig freigegeben wird.
Vor dem Abschluss sollten vier Punkte zusammenpassen: der richtige Zeitraum, der vollständige aktuelle Zeitstand, die vorgesehene Bestätigung beziehungsweise Freigabe und der zugehörige Nachweis. Erst dann sollte der Vorgang als abgeschlossen behandelt werden.
Weitere Informationen zu digitalen Personalprozessen bietet die Nota Sign Lösungsseite Personalwesen. Für wiederkehrende Dokumentenprozesse steht außerdem die Vorlagenübersicht zur Verfügung.
