14. Januar 2025
Einführung
Ein Aufhebungsvertrag zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses kann in Deutschland digital vorbereitet, abgestimmt und dokumentiert werden. Der eigentliche Vertragsabschluss lässt sich jedoch nicht vollständig auf eine elektronische Signatur verlagern: Nach § 623 BGB bedarf ein Auflösungsvertrag zu seiner Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Damit genügt weder eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) noch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), um die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform für diesen Vertragstyp zu ersetzen. § 126 BGB verlangt bei gesetzlicher Schriftform grundsätzlich eine eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde. Für Verträge können beide Parteien dieselbe Urkunde unterzeichnen oder jeweils eine für die andere Partei bestimmte, gleichlautende Urkunde.
Für HR-Teams liegt der sinnvolle Digitalisierungsansatz deshalb nicht in einem „papierlosen“ Formabschluss, sondern in einem kontrollierten Hybridprozess: Vertragsfassung und Parteien digital festlegen, die formwirksamen Unterschriften auf Papier organisieren und anschließend die unterzeichneten Originale sowie digitale Nachweise eindeutig dem Vorgang zuordnen.
Die folgenden Schritte zeigen, wie sich dieser Ablauf sauber strukturieren lässt, ohne elektronische Signaturen mit der gesetzlich erforderlichen Schriftform zu verwechseln.
Warum ein Aufhebungsvertrag nicht vollständig digital abgeschlossen werden kann
§ 623 BGB erfasst die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Auflösungsvertrag und verlangt hierfür die Schriftform. Gleichzeitig schließt die Vorschrift die elektronische Form aus. Ein Aufhebungsvertrag, der ein Arbeitsverhältnis beendet, kann daher nicht allein durch elektronische Signaturen formwirksam abgeschlossen werden.
Das ist gerade bei QES wichtig: § 126a BGB beschreibt zwar, wie die elektronische Form durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden kann. Diese Möglichkeit greift aber nur, wenn das jeweilige Gesetz den Ersatz der Schriftform durch die elektronische Form zulässt. Für den Aufhebungsvertrag verhindert § 623 BGB genau diesen Ersatz.
Fehlt die gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Rechtsgeschäft nach § 125 BGB grundsätzlich nichtig. Deshalb sollte der HR-Workflow die elektronische Vorbereitung und Dokumentation klar vom formwirksamen Abschluss trennen.
Offizielle Grundlagen:
- § 623 BGB – Schriftform der Kündigung
- § 126 BGB – Schriftform
- § 126a BGB – Elektronische Form
- § 125 BGB – Nichtigkeit wegen Formmangels
Vertragsfassung und Parteien vor der Unterschrift festlegen
Vor dem Ausdruck sollte eindeutig feststehen, welche Vertragsfassung unterzeichnet werden soll. Version, Datum, beteiligte Parteien und Vertretungsrollen gehören deshalb bereits im digitalen Vorbereitungsprozess zusammen.
Besonders wichtig ist die Versionskontrolle. Wird nach der internen Freigabe noch eine Klausel geändert, muss klar erkennbar sein, dass eine neue Fassung entstanden ist. Andernfalls besteht das Risiko, dass unterschiedliche Versionen zur Unterschrift gelangen oder eine digitale Arbeitskopie später mit dem tatsächlich unterzeichneten Vertrag verwechselt wird.
Auch die Unterzeichnenden sollten vorab festgelegt werden. Auf Arbeitgeberseite ist zu prüfen, wer den Vertrag wirksam für das Unternehmen unterzeichnen soll; auf Arbeitnehmerseite muss die richtige Vertragspartei eindeutig zugeordnet sein. Diese organisatorische Prüfung ersetzt keine rechtliche Vertretungsprüfung, verhindert aber typische Zuordnungsfehler im Ablauf.
Schriftform für beide Parteien korrekt organisieren
Für die gesetzliche Schriftform ist die Unterschrift auf der Urkunde entscheidend. Nach § 126 Abs. 2 BGB können beide Parteien dieselbe Vertragsurkunde unterzeichnen. Alternativ können mehrere gleichlautende Urkunden verwendet werden, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.
Der Workflow sollte deshalb vor dem Versand festlegen, welche Variante verwendet wird und welche Originale nach der Unterzeichnung bei welcher Partei verbleiben. Entscheidend ist, dass nicht nur eine eingescannte oder elektronisch signierte PDF-Datei als formwirksamer Aufhebungsvertrag behandelt wird.
Eine digitale Kopie kann für interne Bearbeitung, Suche oder Dokumentation nützlich sein. Sie ersetzt jedoch nicht die für § 623 BGB erforderliche schriftliche Vertragsurkunde. Dasselbe gilt für AES und QES: Beide können für andere Dokumente und Prozesse rechtlich oder operativ relevant sein, erfüllen hier aber nicht die gesetzlich vorgeschriebene Abschlussform.
Digitale Schritte vom formwirksamen Abschluss trennen
Ein guter Hybridprozess macht sichtbar, welche Schritte digital erfolgen dürfen und welcher Schritt die gesetzliche Schriftform erfüllen muss. Digitale Freigaben, interne Abstimmungen, Versionierung oder Statusmeldungen sollten daher nicht so bezeichnet werden, als hätten sie den Aufhebungsvertrag bereits wirksam geschlossen.
Praktisch kann der Vorgang beispielsweise zunächst digital den Status „zur Unterschrift freigegeben“ erhalten. Erst nachdem die erforderlichen schriftlichen Unterschriften vorliegen, wechselt der Prozess in einen Abschlussstatus. So bleibt für HR, Legal und spätere Prüfer erkennbar, dass eine interne Freigabe nicht mit dem rechtlichen Vertragsabschluss gleichgesetzt wurde.
Nota Sign unterstützt den digitalen Vor- und Nachlauf des Aufhebungsvertrags: Vertragsfassung, Freigaben, Parteien, Übergabe zur schriftlichen Unterzeichnung, Status und digitale Nachweiskopie lassen sich in einem kontrollierten HR-Prozess verbinden. Der formwirksame Abschluss erfolgt weiterhin nach der in § 623 BGB vorgeschriebenen Schriftform.
Abschlussnachweis und Originale nachvollziehbar aufbewahren
Nach der Unterzeichnung sollte der Vorgang eindeutig mit der tatsächlich unterschriebenen Vertragsfassung verknüpft werden. Sinnvoll ist eine Dokumentation, aus der hervorgeht, welche Fassung unterzeichnet wurde, wer die Parteien waren, wann der Abschluss bearbeitet wurde und wo sich die maßgeblichen Originale befinden.
Ein Scan der unterschriebenen Urkunde kann als digitale Nachweiskopie in den Vorgang aufgenommen werden. Dabei sollte klar gekennzeichnet bleiben, dass die digitale Datei eine Kopie und nicht der formersetzende elektronische Vertrag ist. Die Aufbewahrung der Originale richtet sich nach den für das Unternehmen und den konkreten Vorgang geltenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen.
Für wiederkehrende HR-Prozesse können die Nota Sign Vorlagenübersicht und die Lösungsseite Personal als Ausgangspunkt für standardisierte digitale Abläufe dienen.
Nächster Schritt: Standardisieren Sie mit Nota Sign Vorbereitung, Freigabe, Papierübergabe und Nachweisarchiv für den nächsten Aufhebungsvertrag.
