7. August 2025
Introduction
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Einführung
Ein Aufhebungsvertrag lässt sich im Mittelstand digital vorbereiten und steuern – der eigentliche Vertragsabschluss unterliegt in Deutschland jedoch einer wichtigen Formvorgabe. Nach § 623 BGB bedarf die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Auflösungsvertrag der Schriftform; die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Für den praktischen Ablauf bedeutet das: Vertragsfassung, Parteien, Beendigungstermin, interne Freigaben und Nachweise können digital organisiert werden. Die formwirksame Unterzeichnung des Aufhebungsvertrags selbst darf bei einem deutschen Arbeitsverhältnis aber nicht durch eine elektronische Signatur ersetzt werden – auch nicht durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Der folgende Ablauf zeigt deshalb, wie Personalabteilung und Geschäftsführung den Prozess digital vorbereiten, die richtige Vertragsfassung für die Unterzeichnung festlegen und den Abschluss anschließend sauber dokumentieren können. Nota Sign kann den vorgelagerten Dokument- und Freigabeprozess unterstützen; für den formwirksamen Abschluss des Aufhebungsvertrags ist die gesetzlich erforderliche Schriftform gesondert einzuhalten.
Weitere Anwendungsfälle für Personalprozesse finden Sie auf der Nota Sign Lösungsseite Personalwesen. Wiederverwendbare Dokumentstrukturen zeigt die Vorlagenübersicht.
Vertrag, Parteien und finale Fassung festlegen
Bevor der Aufhebungsvertrag zur Unterzeichnung vorbereitet wird, sollte eindeutig feststehen, welches Arbeitsverhältnis betroffen ist und welche Vertragsfassung verwendet werden soll. Dazu gehören die Vertragsparteien, die vertretungsberechtigte Person auf Arbeitgeberseite sowie eine eindeutige interne Vorgangs- oder Dokumentkennung.
Ebenso wichtig ist die Versionskontrolle. Änderungen an Beendigungstermin, Zahlungen, Freistellung oder anderen Vertragsbestandteilen sollten nicht dazu führen, dass parallel mehrere Fassungen im Umlauf sind. Der für die Unterzeichnung vorgesehene Stand sollte deshalb eindeutig gekennzeichnet und von bearbeitbaren Entwürfen getrennt werden.
Interne Angaben zum Trennungsfall können in einem geschützten HR-Prozess dokumentiert werden. Dabei sollte nur gespeichert werden, was für Bearbeitung, Freigabe und Nachweis tatsächlich erforderlich ist.
Beendigungstermin und interne Freigaben dokumentieren
Bei einem Aufhebungsvertrag wird der Beendigungstermin vertraglich festgelegt. Er sollte daher klar von dem Zeitpunkt unterschieden werden, an dem die Parteien den Vertrag unterzeichnen. Diese Trennung verhindert später Missverständnisse darüber, wann der Vertrag geschlossen wurde und zu welchem Datum das Arbeitsverhältnis enden soll.
Vor der Unterzeichnung können interne Freigaben erforderlich sein, etwa durch Personalabteilung, Geschäftsführung oder andere zuständige Stellen. Solche Freigaben sollten sich auf die konkrete Vertragsfassung beziehen und erkennen lassen, wer welchen Stand wann genehmigt hat.
Die interne Freigabe ist jedoch nicht mit der Unterschrift der Vertragsparteien gleichzusetzen. Sie dokumentiert die betriebliche Entscheidung, den vorgesehenen Vertrag abzuschließen; die gesetzlich erforderliche Unterzeichnung erfolgt anschließend separat.
Vor der Unterzeichnung die Formvorgabe prüfen
Für deutsche Arbeitsverhältnisse ist die Formfrage beim Aufhebungsvertrag zentral. § 623 BGB verlangt Schriftform und schließt die elektronische Form aus. Nach § 126 BGB bedeutet gesetzliche Schriftform grundsätzlich eine eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde.
Damit können elektronische Signaturen den formwirksamen Abschluss eines solchen Aufhebungsvertrags nicht ersetzen. Das gilt auch für QES: Zwar kann eine qualifizierte elektronische Signatur in anderen Fällen die gesetzliche Schriftform ersetzen, wenn das Gesetz dies zulässt; bei § 623 BGB ist diese Möglichkeit ausdrücklich ausgeschlossen.
Ein digitaler HR-Workflow sollte deshalb einen klaren Übergabepunkt enthalten: Bis zur finalen Fassung können Vorbereitung, Abstimmung und Freigabe digital erfolgen. Für den Vertragsabschluss wird anschließend der schriftformgerechte Unterzeichnungsprozess verwendet.
Die erforderlichen Unterschriften der Parteien einholen
Die für den Abschluss vorgesehene Fassung sollte erst dann in den Unterzeichnungsprozess gehen, wenn Inhalt, Beendigungstermin und interne Freigaben abschließend geklärt sind. Auf Arbeitgeberseite ist zusätzlich sicherzustellen, dass die unterzeichnende Person für den Abschluss des Vertrags zuständig beziehungsweise vertretungsberechtigt ist.
Die Unterschriften der Parteien müssen sich auf die finale Vertragsfassung beziehen. Entwürfe, Freigabekopien und die tatsächlich unterzeichnete Fassung sollten deshalb eindeutig voneinander getrennt bleiben.
Nach der Unterzeichnung sollte dokumentiert werden, welche Fassung abgeschlossen wurde und wann der Abschluss erfolgt ist. Der digitale Prozess kann diese Zuordnung unterstützen, darf aber nicht den Eindruck erwecken, eine zuvor elektronisch erteilte Freigabe habe die gesetzlich erforderliche Unterschrift ersetzt.
Abschlussnachweis und digitale Personalakte sauber trennen
Nach dem Abschluss sollten die unterzeichnete Vertragsfassung und die dazugehörigen internen Prozessnachweise eindeutig demselben Trennungsfall zugeordnet werden. Dazu können etwa die finale Versionskennung, interne Freigaben und Angaben zum Abschlusszeitpunkt gehören.
Bearbeitbare Vorlagen und frühere Entwürfe sollten nicht mit der abgeschlossenen Fassung verwechselt werden können. Für die Ablage empfiehlt sich daher eine klare Kennzeichnung des finalen Dokuments sowie eine Zugriffskontrolle entsprechend den internen HR- und Datenschutzvorgaben.
Welche Originale oder Kopien aufzubewahren sind und wie lange Unterlagen gespeichert werden, richtet sich nach den für das Unternehmen geltenden rechtlichen und internen Anforderungen. Eine pauschale Aufbewahrungsfrist lässt sich aus dem hier beschriebenen Workflow nicht ableiten.
So entsteht ein nachvollziehbarer Prozess: Die digitale Steuerung unterstützt Vorbereitung, Versionierung und Freigabe, während der eigentliche Aufhebungsvertrag in der gesetzlich vorgeschriebenen Form abgeschlossen und anschließend eindeutig dokumentiert wird.
